Begrippenlijst

Geschiktheidseisen

Deze eisen hebben betrekking op financiële en economische draagkracht en bekwaamheid van de deelnemende partijen.

Lost-bid meeting

Bijeenkomst waarbij afgewezen deelnemers geinformeerd worden over de reden van hun afwijzing.

Contractenregister

Register met de belangrijkste gegevens van overeenkomsten.

Knock out criteria

Eisen waaraan een inschrijver absoluut moet voldoen, zo niet dan valt hij af.

Kwalitatieve selectiecriteria

Criteria die men gebruikt om het aantal gegadigden op basis van een inhoudelijke beoordeling van de ingediende gegevens en een weging tot een beperkt aantal terug te brengen.

Aanbesteding

Een selectieprocedure, om keuze te maken uit meerdere leveranciers. In engels: 'Tender'.

Aanbesteder

De (Rechts)persoon) die een opdracht aanbesteedt. Dus de vrager van het goed of de dienst.

Aanbestedingsdossier

Het dossier waarin alle relevante stukken en aantekeningen, betreffende de aanbesteding, zijn opgeborgen.

Pre-bid meeting

Inlichtingen bijeenkomst met de bedoeling om ontstane vragen te beantwoorden aangaande de aanbesteding en het bestek.

NEN-EN-ISO 9001

Dit is een norm die eisen bevat ter verbetering van het kwaliteitsmanagement. Gedacht kan hierbij worden aan leveranciersmanagement, verificatie van ingekochte goederen, procedures met betrekking tot naspeurbaarheid van goederen en dergelijke.

Maverick Buying

Inkopen buiten de contracten om bij een variëteit aan verschillende leveranciers zonder overkoepelende (meestal verondersteld betere) inkoopvoorwaarden.

Economische levensduur

De tijdsduur waarin een product met (economisch) voordeel door een onderneming kan worden verkocht.

Enquête bouwnijverheid

De parlementaire enquête waarbij onder meer werd onderzocht op welke manieren overheidsopdrachten in de bouw tot stand komen. Eén van de conclusies was dat dit in sommige gevallen op onaanvaardbare manieren gebeurde.

A-dienst

Zie: "dienst"

ISO-Certificaat

Zie: "NEN-EN-ISO 9001"

Intentieovereenkomst

Een overeenkomst waarin aanbesteder en wederpartij aangeven er naar te streven samen tot een aannemingsovereenkomst te komen. Wanneer dat niet lukt staat het de aanbesteder, onder voorwaarden, vrij om met een derde te gaan onderhandelen op zoek naar betere mogelijkheden.

Inspanningsverplichting

Personele ondersteuning, in opdracht uitgevoerd, vaak op basis van nacalculatie.

Inschrijvingskostenvergoeding

Vergoeding voor inschrijvers voor de gemaakte kosten verbonden aan de inschrijving.

Inschrijvingsbiljet

Vastgesteld formulier waarop de inschrijver de inschrijfsom aangeeft en deze ondertekent en deponeert.

Inschrijver

Een natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een inschrijving aanbiedt een werk uit te voeren.

Innovatief aanbesteden

Bij innovatief aanbesteden daagt de publieke aanbesteder de private partijen uit om nieuwere en betere oplossingen uit te werken waarbij private partijen binnen consortia komen tot een taakverdeling.

Inkoopteam

Een team, samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende disciplines, dat tot taak heeft een bepaald product te verwerven.

Inkoopproces

Proces vanaf het ontstaan van een behoefte tot en met het vervullen hiervan. Het inkoopproces is een gestructureerd proces dat de volgende elkaar opeenvolgende fasen kent: inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, nazorg. - Inventariseren: Vaststellen van de daadwerkelijke behoefte en de te volgen procedure, budgetcontrole, eventueel marktonderzoek. - Specificeren: Het opstellen van de offerteaanvraag, het programma van eisen en het conceptcontract. - Selecteren: Aanvragen van offertes, selecteren van de leveranciers en beoordelen van offertes. - Contracteren: (indien toegestaan) Onderhandelen met leveranciers en afsluiten van het contract. - Bestellen: Binnen de overeengekomen condities afroepen of bestellen van de benodigde producten. - Bewaken: Controleren van de individuele bestelling en factuur en bewaken van het contract. - Nazorg: Completeren inkoopdossier, afhandelen klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren van: inkoopproces, contract en leveranciersprestatie, opstarten contractherziening.

Inkoopplan

Een programma van voorgenomen verbeteringsmaatregelen om door te voeren en verbetering te realiseren binnen een bepaald tijdsbestek en binnen de inkoopvisie.

Inkoopsegment

Groep van samenhangende producten, met vergelijkbare functionele specificaties, die een zelfde inkoopmarkt hebben met vergelijkbare leveranciers.

Inkoopfunctie

Interdisciplinaire verantwoordelijkheid voor het (doen) uitvoeren van alle activiteiten van het inkoopproces. De inkoopfunctie heeft een strategische, tactische en operationele component.

Inkoopdossier

(Digitale) map waarin alle relevante informatie over een inkooptraject wordt geadministeerd.

Inkoopdiagnose

Periodieke vastelling van de inkoopkwaliteit middels de volgende analyses: - Kwalitatieve analyse: Analyse van de wijze waarop het inkoopproces is uitgevoerd, door middel van het bestuderen van inkoopdossiers en intervieuws met medewerkers. - Kwantitatieve analyse: Analyse van de facturen uit de crediteurenadministratie die leidt tot gegevens over, totale inkoopvolume, inkoopvolume per inkoopsegment, aantal leveranciers, etc. - Contract analyse: Analyse van de aanwezige contracten en de wijze waarop deze worden beheerd, door middel van het bestuderen van de contracten, contractdossiers en interviews met medewerkers.

Inkoopbeleidsplan

Beleidsplan dat aangeeft welke doelen er staan met betrekking tot inkoop. Hierbij kan worden gedacht aan kwaliteitsverbetering, verkorting van de doorlooptijden, verbeteren van de leveringsbetrouwbaarheid van leveranciers en dergelijke.

Inkoopactieplan

Plan van de inkoopfunctionaris, vastgesteld voor een bepaalde periode, waarin opgenomen de acties die moeten leiden tot een verdere professionalisering van de inkoopfunctie, als mede de monitoring en planning van de uit te voeren inkoopprocessen.

Inkoopaanvraag

Het (digitale) verzoek van de interne klant aan de inkoopfunctionaris om een inkooptraject te starten voor de aanschaf van goederen en/of diensten.

Inkoop

Totaalbegrip: Inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat . Ook wel: Het, in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten.

Inbesteden

Beslissing om bepaalde leveringen of diensten zelf (binnen de eigen organisatie) te maken, te produceren of uit te voeren. Zie ook: "Quasi-inbesteden" en "In-house opdrachten".

Implementatie

Het omzetten van Europese richtlijnen in de nationale regelgeving.

In-house opdrachten

Wanneer men ervoor kiest een productie of dienst niet zelf uit te voeren maar wel laat uitvoeren door een onderdeel of iemand van dezelfde afdeling. De dichtsbijzijnde versie van uitbesteden dus. Zie ook: "Quasi-inbesteden" en "Inbesteden".

Overeenkomst

Een document waarin de condities voor het uitvoeren van een opdracht zijn vastgelegd.

Outsourcing

Het uitbesteden van activiteiten die men tot dusver al zelf verricht.

Optiebeding

Een voorwaarde in een overeenkomst, die partijen de mogelijkheid geeft om naar keuze (tegen bepaalde voorwaarden) een extra prestatie van de wederpartij te verlangen.

Openbare aanbesteding

Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. Ook wel Openbare Procedure genoemd.

Opdracht

De schriftelijke uiting van een aanbesteder op basis waarvan de aannemingsovereenkomst tot stand komt.

Ongereglementeerde aanbesteding

Aanbesteding die niet conform de regels van het Uniform Aanbestedingsreglement verloopt.

Onderhoudswerken

Betreft het onderhoud van reeds bestaande werken (dus geen nieuwbouw).

Onderhandse aanbesteding

Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal leveranciers tot inschrijving worden uitgenodigd.

Omissies

Als tijdens de evaluatie van offertes blijkt dat er onduidelijkheden zijn of dat er zaken ontbreken wordt gesproken van omissies. Over deze omissies mag extra informatie worden opgevraagd zolang de offerte maar niet wordt aangepast.

Offerte

Opgave van prijs en leveringscondities van een leverancier aangevraagd door een aanbesteder.

Stand still periode

De termijn tussen de gunningsbeslissing en en het sluiten van de overeenkomst.

Staat van verrekenprijzen

Een onderdeel in het inschrijvingsbiljet waarop door de aannemer opgegeven verrekenprijzen staan vermeld.

Soorten aanbestedingen

Zie hoofdstuk Europese aanbestedingen

SIMAP

Oftewel het, Système d'Information pour les Marchés Publics. Het gaat hierbij om een initiatief van de Europese Commissie dat zich richt op elektronisch aanbesteden.

Splitsingsverbod

Het is verboden om een opdracht te splitsen met als doel het ontwijken van de Europese aanbestedings regels. Er zijn twee vormen van splitsing: - Materiële splitsing: Wanneer een opdracht wordt opgedeeld over verschillende opdrachtnemers. - Organisatorische splitsing: Wanneer de opdracht wordt opgedeeld over verschillende afdelingen van het aanbestedende bedrijf. Dit zodat de verschillende afdelingen allemaal een klein onderdeel aanbesteden.

Specificeren

Stap in het inkoopproces waarbij worrdt vastgesteld aan welke eisen de in te kopen goederen of diensten moeten voldoen.

Special Drawing Right (SDR)

Een rekeneenheid van het Internationaal Monetair Fonds.

Shortlisten

Een selectie om te komen tot een beperkt aantal inschrijvers. Dat moet transparant en objectief gebeuren. De aanbestedingsreglementen geven de methoden daarvoor aan.

Selectieleidraad

Het eerste document in een aanbestedingsprocedure met voorselectie. Dit document bevat een toelichting op de aanbesteding en onder meer de in acht te nemen aanbestedingsvoorschriften en – voorwaarden en de selectiecriteria met de daarbij behorende beoordelingsmethodiek.

Service Level Agreement (SLA)

Zie: "Dienstverleningsovereenkomst"

Gunningscriterium

De criteria waarop uiteindelijk de keuze voor een bepaalde uitvoerder van de opdracht wordt gebaseerd.

Gunningsbrief

Brief waarmee de opdrachtgever de leverancier duidelijk maakt dat zij is gekozen voor een bepaalde opdracht.

Gunningsadvies

Een document waarin de keuze voor een bepaalde leverancier wordt onderbouwd.

Gunning via onderhandelingen

De nationale prodecure waarbij een aanbestende dienst met de door hem gekozen leveranciers overleg pleegt en middels onderhandelingen met één of meerdere van hen de contractuele voorwaarden vaststelt.

Gunning uit de hand

Rechtstreekse opdrachtverlening, zonder aanbesteding.

Gunning

Het toekennen van een opdracht aan een leverancier, hem wordt de opdracht gegund.

Grijze lijst

Opsomming van bepalingen die in de algemene voorwaarden kunnen staan die geacht worden onredelijk te zijn voor consumenten. Deze is te vinden in art. 6:237 van het Burgelijk Wetboek.

GPA (Government Procurement Act)

Handelsverdrag gesloten in 1994 tussen verschillende landen. Inbeginsel hebben ondernemers uit deze landen volgens het GPA-verdrag vrijelijk toegang tot elkaars markt. Uitgesloten van dit verdrag zijn echter de sectoren spoorwegen, aardolie en aardgas. Bij de aankondiging van een opdracht dient bekend te maken of het onder de GPA valt en daarmee dus ook open staat voor inschrijvers uit de aangesloten landen. De landen van het GPA bedrag zijn: De Europese Unie (namens haar lidstaten), Aruba (NL), Canada, Hong Kong, China, Japan, Ijsland, Israël, Liechtenstein, Nieuw Zeeland, Noorwegen, Singapore, de Verenigde Staten van Amerika, Zuid-Korea en Zwitserland.

Getrapte gunning

Op basis van de offerte-evaluatie worden twee of drie inschrijvers, van wie de offertes aan de minimum eisen voldoen aan het programma van eisen en die een bepaalde waardering hebben gekregen om in aanmerking te komen voor een uitnodiging voor een proef-opstelling,een proeftuin of een presentatie mogen aanbieden.

Gesubsidieerde instellingen

Instellingen die voor meer dan 50% door de overheid worden gesubsidieerd

Gestanddoening

Een termijn waarbinnen een inschrijver zijn inschrijving voor een werk niet meer mag wijzigen.

Geschillenbeslechting

Manier waarop conflicten tussen inschrijver en aanbesteder worden beslecht.

Gereglementeerde aanbesteding

Aanbesteding die conform het Uniform aanbestedingsregelement wordt gehouden.

Gegadigde

Een natuurlijke- of rechtspersoon die zich inschrijft voor een aanbesteding met voorafgaande selectie in de hoop de aanbesteding te 'krijgen' van de aanbesteder.

Gedragscode Inhuur

Op interdepartementaal niveau vastgestelde gedragscode voor het inhuren van externen.

Residuaire diensten

Zie: "Dienst"

Re-tendering

Regelmatig toetsen van een uitbestedingscontract in competitie met concurrenten van de leveranciers.

Rechtspersonen

Net als natuurlijke personen zijn rechtspersonen dragers van rechten en plichten; het betreft publiekrechtelijke rechtspersonen, zoals de gemeente of de Staat der Nederlanden, kerkgenootschappen en privaatrechtelijke rechtspersonen, zoals verenigingen, stichtingen, BV’s, NV’s enzovoort.

RAW-bestekssystematiek

Een raw-bestek omschrijft nauwkeurig de hoeveelheden en soorten bouwstoffen , al of niet met vermelding van het fabrikaat die de aannemer moet gebruiken. Daarnaast geeft deze systematiek een nauwkeurige omschrijving van de wijze van uitvoering.

Raamovereenkomst

Een overeenkomst waarbij door de opdrachtgever met een leverancier voorwaarden zijn afgesproken waaronder binnen een bepaalde tijd van tevoren omschreven werken, leveringen of diensten worden afgenomen. Zie ook: mantelovereenkomst.

Raamcontract

Een contract waarin wordt afgesproken dat de vrager van een goed of dienst een minimumhoeveelheid over een bepaafde periode afneemt of de volledige vraag van het bedrijf bij die ene leverancier afneemt.

Raad van arbitrage

De Raad van Arbitrage voor de bouwbedrijven in Nederland is een raad waaraan partijen een geschil voorleggen. Het UAR 2001 wijst deze Raad aan als geschillenrechter, dat wil zeggen dat de Raad als scheidsrechter bindende uitspraken doet in het geschil.

Publiekrechtelijke instelling

Een instelling die; - is opgericht met het specifieke doel te voorzien in de behoeften van het algemeen belang. Met uitsluiting van de behoeften van industriële en commerciële aard; - rechtspersoonlijkheid heeft; - voor het grootste deel wordt gefinancieerd door de staat of daaraan verbonden instellingen of als meer dan 50% van de directieleden door de staat zijn gekozen of als de staat toezicht houdt op het beheer. Klik hier voor meer info.

Proces-verbaal (van aanbesteding)

De officiële, schriftelijke weergave van een gunning (aanbesteding) of een andere gebeurtenis.

Prioritaire diensten

Zie: "Dienst"

Prestatie indicatoren

Punten om een leveranciers op te beoordelen en onderling te vergelijken, zoals geboden kwaliteit (onder meer in verhouding tot de prijs), leveringsbetrouwbaarheid, betalingsvoorwaarden, continuïteit bedrijfsvoering, bereikbaarheid, dienstverlening en support / after sales.

Precontractuele fase

Onderhandelingsfase voorafgaand aan het komen tot een overeenkomst.

Percelenregeling

Zie: "Voorwaarden percelenregeling"

Perceel

Een deel van de opdracht. Let op! In het dagelijks spraakgebruik bedoelt men met ‘perceel’ vaak een ‘perceel grond’. In het kader van aanbesteden betekent ‘perceel’ een ‘deel’ van de opdracht.

Nota van inlichtingen

Een of meer nota’s die van verstrekte inlichtingen zijn opgemaakt.

Non-discriminatiebeginsel

Het principe dat er in het handelsverkeer inzake een leverancier door de opdrachtgever geen onderscheid wordt gemaakt naar vestigingsplaats of andere kenmerken. Dit is een van de uitgangspunten van de Europese Gemeenschap.

NMa (Nederlandse Mededingingsautoriteit)

De NMa houdt toezicht op bedrijven en grijpt in wanneer er onrechtmatige prijsafspraken en kartels ontstaan. De NMa is ook een officeel orgaan en heeft dan ook recht onjuistheden te bestraffen.

Niet-openbare procedure

Nationale procedure waarbij alleen door de aanbestedende partij gezochte leveranciers mogen inschrijven.

NACE

Lijst van beroepswerkzaamheden gebaseerd op de algemene systematische bedrijfsindeling van de Europese Gemeenschappen.

Motiveringsplicht

Wanneer een aanbesteder kiest uit een aantal inschrijvers voor een aanbesteding is hij verplicht deze motivatie te onderbouwen met feiten. Meningen of persoonlijke banden met bedrijven of personen mogen in principe geen invloed hebben op de keuze. Dit om de markt concurerend te houden en nieuwe toetreders tot de markt te beschermen.

Meervoudige offerteprocedure

Procedure waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee en maximaal zes leveranciers wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen.

Mantelovereenkomst

Een overeenkomst tussen de opdrachtgever en een bepaalde leverancier, met een soort algemene uitgangspunten en voorwaarden waaronder toekomstige leveringen zullen geschieden. Voor concrete leveringen worden deelovereenkomsten afgesloten, waarbij wordt verwezen naar de mantelovereenkomst. Zie ook: raamovereenkomst.

Quasi-inbesteden

Wanneer men een onderdeel van of een gehele opdracht uitbesteedt maar wel binnen de eigen organisatie. Bijvoorbeeld aan een dochteronderneming of een ander bedrijf van dezelfde eigenaar. De opdracht blijft dus binnen de organisatie. Zie ook: "Inbesteden" en "In-house opdrachten".

Wet openbaarheid bestuur (WOB)

Onder bepaalde omstandigheden kan een belanghebbende de overheid of een overheidsorgaan dwingen openbaarheid te geven met betrekking tot de gunning van een project. Dit zodat ook de overheid objectief blijft bij het gunnen van aanbestedingsprojecten. Enkele uitzonderingen waarbij de overheid niet verplicht is tot het verschaffen van openheid zijn: - Wanneer het bedrijfs- of fabricage gegevens betreft die door een natuurlijke- of rechtspersoon in vertrouwen zijn medegedeeld. - Wanneer het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de economische of financiële belangen van de staat. - Wanneer het gaat om het verstrekken van informatie die niet relevant was en is voor de selectie van de opdrachtnemer. - Wanneer het beleidsopvattingen betreft die zijn opgesteld voor intern beraad.

Wet BIBOB

Afkorting van Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur, een wet die de overheid in staat stelt om advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die bij aanbestedingen aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten.

Werken

Bouw-, dan wel wegenbouwkundige werkzaamheden met een economische of technische functie. Dit soort werkzaamheden wordt veelal uitgevoerd onder leiding van een aannemer.

Vraagmonopolist

Dit geldt als er maar een vrager is in de markt. Daar is bijvoorbeeld sprake van in veel gevallen van aankopen van de overheid. De enige die in Nederland bruggen, militair materieel en dergelijke aanschaft is immers de overheid.

Voorwaarden percelenregeling

In principe is het niet toegestaan om een werk op te splitsen om ondere het Europese aanbestedingsregime te ontkomen. Hier is echter een uitzondering op, de zogehete percelenregeling. Onder een tweetal voorwaarden biedt de percelenregeling de aanbestedende partij de mogelijkheid om onder het Europese aanbestedingsregime uit te komen. Deze zijn: - De waarde van het uit de opdracht te lichten perceel is minder dan € 1.000.000,- - De totale waarde van de uit de opdracht te lichten percelen is niet meer dan 20% van de totale waarde van de opdracht.

Voorwaarden

Bij een aanbestedingscontract wordt er gewerkt met verschillende voorwaarden. Deze zijn onder te verdelen in twee groepen: - Contractuele voorwaarden: Hierbij gaat het om de 'spelregels' tusen de twee partijen tijdens de uitvoering en in de nazorgfase. - Administratieve voorwaarden: Heeft betrekking op de wijze waarop de opdracht moet worden uitgevoerd, gedacht kan worden aan veiligheidseisen

Voorkeursleverancier

De leverancier die als eerste eindigt in een offerteprocedure en waarmee een contract wordt afgesloten.

Voorafgaande selectie

Hiervan spreekt men als bij een aanbesteding, die algemeen bekend wordt gemaakt, na aanmelding van gegadigden een aantal van die gegadigden wordt uitgenodigd om in te schrijven.

VOGrp

Een Verklaring Omtrent het Gedrag van een Rechtspersoon. Een soort van verklaring van goed gedrag van een onderneming. Deze wordt toegekend door het COVOG. Een aanbesteder kan inschrijvers om een dergelijke verklaring vragen en mag inschrijvers ook uitsluiten van de aanbesteding als deze een dergelijke verklaring niet hebben of kunnen krijgen. Mogelijke redenen om geen VOGrp te krijgen zijn, deelneming aan een criminele organisatie (in het verleden), fraude en dergelijke.

Uniform aanbestedingsregelement (UAR)

Bepalingen over hoe correct te handelen in het kader van een openbare aanbesteding en een onderhandse aanbesteding.

Uitbesteden

De beslissing om een levering of dienst door derden te laten uitvoeren.

Totale kosten

Totale kosten die zijn verbonden aan het verwerken van ingekochte goederen. Onder meer kosten als gevolg van de verpakking of de kwaliteit.

Tender

Engels voor: "Aanbesteding"

Technische specificatie

Een exacte specificatie van een opdracht met maatvoering, te gebruiken materialen en technieken. Zie ook: functionele specificatie.

Zekerheidsinstellingen

Borgstelling, bijvoorbeeld het storten van een waarborgsom of het stellen van een bankgarantie door een aannemer, ter zekerheid van de opdrachtgever.

Homogene (soortgelijke) opdrachten

Opdrachten van dezelfde aard. De Engelse autoriteit op het gebied van Europese aanbestedingen "Sue Arrowsmith" stelt: Aanbestedings-opdrachten zijn van homogene aard wanneer de aanbestedende partijen interesse zouden kunnen hebben in elkaars contract.

Handelsbelemmerende classificaties

Uitgangspunt bij het opstellen van classificaties is dat zij geen belemmering mogen vormen voor handelsverkeer binnen de Europese Unie. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat een Nederlands bedrijf in haar classificaties allerlei verwijzingen doet naar de Nederlandse markt. Dit kan als belemmerend en afschrikwekkend kunnen worden ervaren door buitenlandse bedrijven omdat Nederlandse bedrijven sowieso sneller op de hoogte zijn van alle zaken. Dit probeert de Europese Unie dan ook tegen te gaan.

Ketenaansprakelijkheid

Situatie waarin de aannemer verantwoordelijk is voor de betaling van belastingen en premies die onderaannemers en hun onderaannemers in de keten verschuldigd zijn, maar nog niet hebben betaald. Het doel hiervan is het tegengaan van malafide onderaanneming en het malafide ter beschikking stellen van personeel. Op deze manier wordt dan ook de ontduiking van sociale verzekeringspremies en loon- of omzetbelasting tegen gegaan.

Leverancier

In het kader van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt hieronder verstaan: Elke (markt)partij die onder het inkoop- en aanbestingsbeleid valt.

Leuren

Gedrag van een aanbesteder waarbij de prijsopgave van de ene gegadigde wordt gebruikt om bij een andere gegadigde een lagere prijs af te dwingen.

Letter of Credit

Zie: "Accreditief"

Facultatieve uitsluitingsgronden

Het uitsluiten van bedrijven afhankelijk van hetgeen is opgenomen in het aanbestedingsdocument.

Functionele specificatie

Een specificatie van het beoogde eindresultaat zonder exacte technische eisen zoals in een technische specificatie.

Europese Unie (EU)

De EU is erop gericht de doelstelling van de Europese gemeenschap voort te zetten en te versterken. De Europese gemeenschap is echter slechts één van de drie pijlers van de EU. De andere twee zijn "het gemeenschappelijke buitenland- en veiligheidsbeleid" en "de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken".

Europese Richtlijn Werken

Richtlijn betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor de uitvoering van werken.

Erkenningsregeling

Dit is een variant op de selectiefase van de niet-openbare procedure. Het gaat hierbij dan ook niet om een aanbestedingsprocedure en deze regeling is specifiek voor de Nutssector. Deze regeling biedt in feite de mogelijkheid aan nutsbedrijven om voor dat er een concrete opdracht is aannemers, leveranciers of dienstverleners te selecteren zodat zodra er een daadwerkelijke opdracht is er snel kan worden overgegaan tot het opvragen van een offerte. Deze regeling biedt twee belangrijke voordelen: - Het realiseert een verkorting van de doorlooptijden. - Daarnaast creëert het een beter zicht op de kwaliteit van de onderneming.

Enkelvoudige werken

Werken waarbij de opdracht uit één soort werk bestaat, die niet is onder te verdelen in verschillende deelwerken.

Enkelvoudige offerteprocedure

Procedure waarbij slechts één leverancier wordt uitgenodigd om een offerte uit te brengen.

Europese gemeenschap (EG)

De europese gemeenschap vormt één van de drie pijlers van de Europese Unie. Het doel van de EG, zoals neergelegd in het EG-verdrag, is het bevorderen van een harmonische duurzame en evenwichtige ontwikkeling van Europa. Dit wordt onder meer bewerkstelligd door het instellen van een gemeenschappelijke markt.

Europese aanbesteding

Procedure om te komen tot een overheidsopdracht volgens op Europees niveau vastgestelde richtlijnen.

EMAS (Eco Management and Audit Scheme)

Het EMAS is een onafhankelijke milieu toetsing die beoogt op basis van vrijwilligheid een verbetering van de milieuprestaties van alle Europese organisaties. Aanbestedende organisaties mogen van de inschrijvers verlangen verklaringen te hebben van EMAS die bewijzen dat ze zich bezig houden met verbetering van het milieu.

Eén-op-één-verkeer

Onderhandelingssituatie met één opdrachtgever en één aannemer.

Economisch voordeligste aanbieding

Dit is een gunningscriterium waarbij niet alleen naar de inschrijfprijs wordt gekeken, maar waarbij ook andere aspecten een rol spelen, zzoals kwaliteit, technische waarde, ethische en functionele kenmerken, after sales-service, het tijdstip voor uit uitvoeren van de opdracht en uiteraard de prijs.

Dwingende uitsluitingsgronden

Inschrijvers worden door de aanbestedende dienst uitgesloten als ze zijn veroordeeld voor bepaalde misdrijven.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO)

Deze overeenkomsten regelen onderlinge afspraken binnen de context van een professionele samenwerking. Het zijn geen gewone contracten omdat ze geen, zoals contracten, juridische waarde hebben. Het doel van een dergelijke overeenkomst is om de afspraken tussen leverancier en opdrachtgever duidelijker en transparanter te maken. Een dergelijke overeenkomst wordt ook wel 'Service Level Agreement (SLA)' genoemd.

Dienstverleningsafspraak (DVA)

Zie: "Dienstverleningsovereenkomst"

Duurzaam inkopen

Het opnemen en meewegen van duurzaamheidcriteria ten aanzien van leverancier en product bij het doorlopen van een inkoopproces. Klink hier voor meer info.

Duurzaamheid

De ontwikkeling waarbij tegemoet wordt gekomen aan behoeftes van de huidige generaties, zonder daarbij de mogelijkheden van toekomstige generaties in gevaar te brengen.

Drempelbedrag

De te volgen aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de waarde van de opdracht. Het drempelbedrag geeft een grens aan, voor opdrachten die meer waard zijn dan het drempelbedrag geldt een andere procedure als voor de opdrachten waarvan de waarde onder de drempel ligt.

Directievoerende instantie

Een organisatorische eenheid verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van het werk en op de naleving van de overeenkomst van aanneming op het werk.

Directielevering

Wanneer de uitbestedende partij de te gebruiken goederen voor productie levert. De opdrachtnemer produceert dus enkel maar regelt niet zelf de benodigde materialen.

Diensten derden

Wanneer een derde handelingen of activiteiten verricht voor een onderneming zonder dat daarbij sprake is van eigendomsoverdracht van goederen.

Dienst

Dienstverlenende opdrachten van de overheid zijn opdrachten die noch werk, noch een levering zijn. Met dien verstande dat een levering ook een dienst kan zijn. Terwijl het leveren van computerapparatuur bijvoorbeeld een simpele levering is kan het leveren en installeren van maatwerk een daadwerkelijke dienst zijn. Dienstverlenende opdrachten zijn de onderscheiden in A-diensten en B-diensten: A-diensten: Ook wel prioritaire diensten. deze dienen altijd volledig volgens het Europees aanbestedingsrecht volgens de openbare of niet openbare procedure te worden nagevolgd. In uitzonderingsgevallen volgens de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. B-Diensten: Ook wel residuaire diensten, hierbij dienen er meerdere offertes te worden aangevraagd en dient een zakelijk koopproces te worden doorlopen.

Desk-research

Het verzamelen, analyseren en interpreteren van gegevens voor een onderzoeksopdracht.

Decision Making Unit (DMU)

Degenen die van invloed zijn bij de besluitvorming omtrent de inkoop van goederen dan wel diensten. Tot deze groep horen onderandere de gebruikers, de beïnvloeders van het koopproces, de inkopers, de beslissers en de gatekeeper.

CPV code

Common Procurement Vocabulary : Uniform classificatiesysteem boor overheidsopdrachten. (zie hoofdstuk Europese Aanbesteding)

COVOG

Het Centraal Orgaan Verklaring Omrent het Gedrag. Ondernemingen kunnen bij dit orgaan hun VOGrp aanvragen. Het COVOG kan deze aanvraag honoreren of afwijzen aan de hand van een screening van de onderneming.

Contract Compliancy

Het controleren van de contracten op juistheid en compleetheid.

Contractbeheer

Heeft betrekking op het toezien of het contract wordt nageleefd. Daarnaast wordt er contractmanagementinformatie gegenereerd.

Contract- en leveranciersmanagement

Het op eenduidige wijze managen van leveranciers en de met hen afgesloten contracten op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.

Contract

Schriftelijk vastgelegde overeenkomst met een derde.

Concessie-overeenkomst

Een schriftelijke overeenkomst tussen een aanbesteder en de wederpartij waarbij de aanbesteder eisen opstelt voor het ontwerp, de planning en de uitvoering. Als tegenprestatie krijgt de wederpartij uitsluitend recht tot exploitatie of dit recht gepaard gaande met een vooraf bepaalde prijs.

Chinese wall

Deze bepaling houdt in dat een bedrijf voor haar aanbesteding geen aanspraak mag doen op een bedrijf wanneer deze betrokken is geweest bij het opstellen van de specificatie.

Cherry picking

Hierbij worden nog voor de daadwerkelijke aanbesteding goede ideëen van de ene inschrijver gebruikt en toegevoegd aan de ideëen van een andere inschrijver om de optimale oplossing te bereiken. Uiteraard heeft de inschrijver die uiteindelijk niet wordt geselecteerd hier absoluut geen baat bij en het is dan ook verboden.

Caveat venditor

De leverancier is in van tevoren vastgelegde gevallen verantwoordelijk en aansprakelijk mochten de geleverde goederen niet voldoen aan de condities beschreven in het contract.

Caveat emptor

Inkoopproces gebeurt op risico van de inkoper.

Categoriemanager

Verantwoordelijk voor een speciaal geselecteerde inkoopgroep, zie ook: "Categoriemanagement".

Categoriemanagement

Dit is een organisatiebreed proces dat er in feite op gericht is een overeengekomen raamwerk te verschaffen voor het managen van alle inkoopuitgave op een gedefinieerde en ondersteunde wijze.

Budgethouder

Degene die bevoegd is om te beschikken over een bepaald budget ter uitvoering van een specifieke taak. De budgethouder is meestal hoofd van een bepaalde afdeling.

Bijzonder complexe overheidsopdracht

Hiervan is sprake als het objectief gezien onmogelijk is te bepalen welke middelen en oplossingen noodzakelijk zijn voor de overheidsopdracht.

Bezwarende titel

Er moet sprake zijn van een in geld waardeerbare prestatie van de aanbestedende dienst.

Beroepstermijn

Termijn waarbinnen de afgeschreven inschrijvers bezwaar kunnen maken tegen de voorlopige gunningsbeslissing.

Bestelfunctie

Inkoopfunctie op operationeel niveau, gericht op het bestellen van goederen, het toezien op de juiste levering en het bijsturen in het geval van afwijkingen van de overeengekomen kwaliteit.

Bestelaanvraag

Schriftelijk overzicht van de wensen van interne gebruikers met betrekking tot aan te schaffen goederen door de inkoopafdeling.

Bestek

Een beschrijving van de opdracht, met eventuele specificaties en voorwaarden. In de bouw bestaat het bestek bijvoorbeeld uit tekeningen met maatvoering, een opgave van de gebruikte materialen en dergelijke.

Beschrijvend document

Zie: "Bestek"

Beroepsregister

Een register van een lidstaat van de Europese Gemeenschap waarin erkende aannemingsbedrijven zijn opgenomen. Nederland werkt niet met zo'n lijst.

Beoordelingscriteria

Geheel van criteria ter beoordeling van offertes, bestaande uit criteria aan de hand waarvan de geschiktheid van leveranciers wordt beoordeeld (selectiecriteria) en criteria aan de hand waarvan offertes worden beoordeeld (gunningcriteria).

Benchmark(en)

Een continu en systematisch proces waarbij produkten, diensten, werkprocessen en dergelijke met elkaar worden vergeleken om daarvan te leren.

Behoeftenbepaling

Het vaststellen van de behoefte door middel van een omschrijving van het gewenste resultaat, de hoeveelheden en dergelijke.

Behoefte

Alle producten die men nodig heeft.

Beginselen van het Europees aanbesteden

Het Europees aanbestedingsrecht heeft drie uitgangspunten: - Concurrentie - Transparantie - Gelijkheid

BASS (Besluit aanbesteding speciale sectoren)

Kijk voor een uitgebreide beschrijving op de pagina: "BAO en BASS"

BAO (Besluit aanbestedingsregels overheid)

Kijk voor een uitgebreide beschrijving op de pagina: "BAO en BASS"

Bankgarantie

Schriftelijk stuk van de bank waarin deze aan geeft garant te staan voor een bepaalde betaling.

B-dienst

Zie: "Dienst"

ARW 2005 (Aanbestedingsreglement werken 2005)

Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) is het juridisch kader waaraan moet worden voldaan bij de aanbesteding van werken door de vier zogenoemde bouwdepartementen (ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer; Verkeer & Waterstaat; Defensie en ministerie van Landbouw, Visserij en Voedselkwaliteit). Voor meer informatie, kijk op de ARW 2005 pagina.

ARVODI

Algemene rijksinkoopvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten.

ARIV

Zie: "Algemene rijksinkoopvoorwaarden"

Approved vendors list

Lijst van potentiële leveranciers die al gescreend en goedgekeurd zijn. De inkoper moet kiezen uit deze leveranciers.

Annuleringsclausule

Conditie die in een koopcontract kan worden opgenomen om de betalingsvoorwaarden te omschrijven met betrekking tot aanspraken voor annulering voor het einde van de contractperiode.

Alternatieve inschrijving

Bij een aanbestedingsprocedure kan een leverancier, mits dit door de aanbesteder is toegestaan, een alternatieve inschrijving doen: Dat wil zeggen, een aanbieding die niet direct voldoet aan de door de aanbesteder opgegeven specificaties, maar die naar verwachting voor de opdrachtgever toch het overwegen waard is.

Algemene rijksinkoopvoorwaarden (ARIV)

Inkoopvoorwaarden bij de overheid, toepasbaar bij leveringen. Een of meer schriftelijke bedingen die zijn opgesteld om in een (groot) aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van de bedingen die de kern van de prestatie aangeven.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

* Bij het aanbesteden door de overheid heeft deze te maken met een aantal beginselen van behoorlijk bestuur waaraan ze verplicht is zich te houden. Dit ter bescherming van burgers en ondernemingen. - Gelijkheidsbeginsel: De overheid moet alle inschrijvers op gelijke wijze behandelen. - Vertrouwensbeginsel: Wie op goede gronden, bijvoorbeeld na een duidelijke toezegging erop mag vertrouwen dat de overheid een bepaald besluit neemt heeft daar ook recht op. - Rechtzekerheidsbeginsel: De overheid moet haar besluiten zo formuleren dat de inschrijver precies weet wat er wanneer van hem verwacht wordt. Tevens moet de overheid de geldende rechtsregels juist en consequent toepassen. - Beginsel van Fair-play: De overheid moet zich onpartijdig opstellen bij het kiezen van een kandidaat voor een aanbesteding. Daarnaast moet er de noodzakelijke openheid en eerlijkheid in acht worden genomen. - Motiveringsbeginsel: Bij het beslissen en bekend maken van deze beslissing omtrent het kiezen van een kandidaat voor aanbesteding dient de overheid haar besluiten goed te onderbouwen. Dit wil zeggen dat de motivering door duidelijke feiten moet worden gedragen.

After-sales

Verlenen van (technische) ondersteuning aan de afnemer door de leverancier nadat verkoop heeft plaatsgevonden.

Afroeporder

Opdracht aan leverancier tot levering van een gewenste hoeveelheid goederen volgens eerder overeengekomen condities.

Afnemer

Persoon of organisatie die goederen en/of diensten afneemt van derden.

Accreditief

Opdracht aan een bank om een som te betalen of wissel te accepteren. Ook wel 'Letter of Credit' genoemd.

Abnormaal lage aanbieding

Aanbieding die ver beneden de kostprijs ligt

Aanvullende leveringsopdrachten

Dit zijn aanvullende leveringen die men rechtsreeks bij de oorspronkelijke (de gecontracteerde) leverancier kan plaatsen, indien deze zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik of voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties.

Aanvraag

Verzoek aan een mogelijke leverancier om een overzicht te verschaffen voor het leveren van bepaalde goederen en diensten.

Aanneming

De opdracht tot uitbesteding van werkzaamheden tegen van tevoren bepaalde condities als de prijs en de afgesproken levertijd.

Aannemer

Een persoon of organisatie die de aanbesteding gaat uitvoeren. Oftewel de opdracht van de overheid.

Aanmelding als gegadigde

Het kenbaar maken van interesse voor een bepaalde opdracht door een leverancier of dienstverlenend bedrijf.

Aankoopcentrale

Het komt vaker voor dat gemeenten of overheden zich verenigen als het gaat om aanbestedingen. Ze gaan dan overeenkomsten aan middels een Europese aanbesteding zodat er niet bij iedere nieuwe aanbesteding een nieuwe offerte hoeft te worden uitgeschreven. Er kan dan gewoon gebruik worden gemaakt van de gezamenlijke leverancier.

Aankondiging

Schriftelijk stuk waarin de aanbestedende dienst/aanbesteder de hoofdkenmerken van een opdracht kenbaar maakt. Aan publicatie hiervan zijn eisen verbonden.

Aanbestedingsstrategie

Dit is in feite de nadere invulling van het strategische inkoopkader. Er wordt hierbij gekeken naar de voorbereiding en invulling van de operationele inkoopactiviteit.

Aanbestedingsprocedure

Dit is in feite een set van regels die de stappen van het begin tot eind omvatten van het plaatsen van een overheidsopdracht. Kijk voor meer informatie over de verschillende aanbestedingsprocedures op de pagina: "Aanbestedingsprocedures"

Aanbestedende dienst

De staat, een provincie,een gemeente, een waterschap,een publiekrechtelijke instellingen een samenwerkingsverband van de hiervoor genoemde overheden of publieksrechterlijke instellingen, een overheids,of een bedrijf of instelling waaraan door de staat,een provincie,een gemeente, een waterschap of een publieksrechterlijke instelling een bijzonder recht of uitsluitend recht is verleend.

Begrippenlijst

Kraljic-matrix