Europees aanbesteden: gemak dient de mens
Als je iemand bij een gemeente wel eens vraagt of hij of zij weet wat Europees aanbesteden precies
inhoudt, beginnen negen van de tien mensen over de papierwinkel die een Europese aanbesteding
met zich meebrengt en klagen ze over de (te) lange doorlooptijden. Vreemd genoeg hoor je niemand
praten over de voordelen die het aanbesteden wel degelijk in zich heeft. En dat is jammer, zeker als
je beseft dat de naam richtlijnen ongelukkig gekozen is. Richtlijnen hebben over het algemeen iets
vrijblijvends, maar als er één ding is dat deze Europese voorschriften niet zijn dan is het vrijblijvend.
Het is namelijk gewoon Nederlandse wetgeving waaraan een ieder zich binnen centrale en decentrale
overheid (en dus ook een gemeente) dient te houden.
Ik had het echter over de voordelen van een Europese aanbesteding. Hoe kom ik daar zo op? In prin-
cipe is het doorlopen van een (Europese) aanbestedingsprocedure het doorlopen van een inkooppro-
ces. Een inkoopproces dat noodzaak is als je als gemeente de behoefte aan bepaalde producten (per-
sonal computers) of dienstverlening (ontwerp van een gebouw door een architect) wenst te vervullen.
Iedere organisatie (zowel in de profit als in de non-profit of overheid) heeft die behoeften en iedere
organisatie kent derhalve een inkoopfunctie. Of die nu centraal, decentraal of gecoördineerd wordt
ingevuld maakt niet zoveel uit, in iedere organisatie houden heel veel mensen zich iedere dag bezig
met het inkopen van goederen of diensten. Sommige mensen fulltime zoals op een afdeling inkoop,
andere mensen parttime zoals bijvoorbeeld een projectmanager. Sommige professioneel, sommige
van goede wil maar iets minder professioneel.
Het doorlopen van een aanbestedingsproces en tegelijkertijd dus ook een inkoopproces dwingt je
vooraf goed na te denken over wat je precies nodig hebt voor je organisatie. Je zult zeggen, ja maar
ik weet al wat ik wil hebben. Ik wil dat en dat product en dat ga ik kopen bij die leverancier. Wat zijn
daarvan nu de nadelen? Simpel weg gezegd, beperk je jezelf en je eigen organisatie in je keuze-
mogelijkheden en het realiseren van financiële voordelen. De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn
met name in het leven geroepen om de concurrentie te stimuleren en als organisatie niet alleen maar
zaken te doen met de overbekende huisleveranciers. Een brede marktoriëntatie is het doel en met een
Europese aanbesteding wordt dat als vanzelf gerealiseerd.
Kies je bij een gewone offerteaanvraag meestal zelf de leveranciers uit, bij een offerteaanvraag in het
kader van een Europese aanbesteding plaats je een aankondiging van de aanbesteding via het Bureau
Officiële Publicaties van de EG op het internet (Tender Electronic Daily, ook wel TED genaamd) en de
leveranciers melden zich vanzelf aan. Het grote voordeel hiervan is dat je zo een breder aanbod krijgt
van leveranciers waardoor de concurrentie wordt vergroot en het prijsniveau in veel gevallen lager
komt te liggen. En laat dat nu juist ook een van de andere doelstellingen zijn van Europees aanbeste-
den. Daarnaast is de kans op interessante alternatieven voor de standaard oplossingen die u al in
gedachten had, ook veel groter.
Natuurlijk kent een Europese aanbestedingsprocedure vastgestelde minimum termijnen die op het
eerste gezicht erg lang lijken maar in de praktijk veelal hard nodig zijn voor zowel de gemeenten (be-
oordeling en besluitvorming) als voor de leveranciers (vragen stellen, informatie verzamelen, opstellen
offertes). Zeker omdat de termijnen zoals genoemd in de richtlijnen bruto-termijnen zijn. Wat bedoel
ik daarmee? Laat ik dat illustreren aan de hand van een willekeurig voorbeeld.
Voor een openbare Europese aanbestedingsprocedure staat normaal gesproken een termijn van 52
dagen voor het inleveren van een offerte, rekenend vanaf de datum dat de aankondiging van de aan-
besteding per telefax naar Luxemburg is gestuurd. Over het algemeen doet het Bureau Officiële Publi-
caties er minimaal 5 dagen over om de aanbesteding te publiceren in de TED, maar het kan ook zo
voorkomen dat men er in drukke tijden 12 dagen over doet. Een leverancier meldt zich vervolgens aan
als kandidaat leverancier, per e-mail, per telefax of per brief, en wij sturen dan als gemeente de offer-
teaanvraag naar ze toe. Indien dat per post gebeurt (in geval van omvangrijke documenten) ben je
inclusief ondertekening, verzending per post (intern en extern) en ontvangst bij de leverancier zo
weer 4 à 5 dagen kwijt. In het slechtste geval is een leverancier van de hem gegunde 52 dagen al 17
dagen kwijt en zal hij in de resterende 35 kalenderdagen de offerteaanvraag goed moeten lezen, be-
paalde informatie bij elkaar moeten zoeken, vragen stellen over de offerteaanvraag, onderling af-
stemming plegen, een commercieel verantwoord voorstel uitrekenen, het zorgen voor een juiste op-
maak in de volgorde die aanbestedende dienst wenst, het in een bepaalde oplage kopiëren en in re-
11-7-07 Versie 1.0 1
presentatieve mappen stoppen. Omdat we spreken over kalenderdagen mag je ook nog eens de
weekenddagen aftrekken en houd je als leverancier zijnde netto slecht heel weinig dagen over. Het
feit dat het bovendien gaat om minimum termijnen, pleit er zelfs voor uit eigen beweging de termij-
nen te verlengen.
De minimale wettelijke termijnen zijn er derhalve niet om de aanbestedende organisatie te pesten,
maar meer om de leveranciers voldoende tijd te gunnen om een verantwoorde en kwalitatief hoog-
waardige offerte uit te brengen. Iets waar je als aanbestedende organisatie ook baat bij hebt, want er
is niets tijdrovender en nuttelozer als het beoordelen van een slordige en onduidelijke offerte waar je
niets mee kunt.
Naast de minimale doorlooptijden kennen de aanbestedingsrichtlijnen ook een aantal eisen die gesteld
kunnen worden aan de leveranciers (de zogenaamde selectiecriteria) zoals bijvoorbeeld een recent
inschrijvingsbewijs van de Kamer van Koophandel, een verklaring van goed gedrag, een verzekerings-
bewijs en een overzicht van de jaarcijfers. Ook deze eisen zijn niet voor niets opgevoerd; ze zijn be-
doeld om zeker te stellen dat de leveranciers met wie je in zee zou willen gaan financieel gezond zijn
en voldoende vertrouwen bieden om de komende jaren een contract mee af te sluiten. Een kwestie
van een goede voorbereiding is het halve werk, want je bent er niet mee gebaat als je tot de ontdek-
king komt dat je leverancier op het punt staat failliet dreigt te gaan terwijl jij net een vijfjarig contract
met hem hebt afgesloten. Da s toch echt zonde van al het werk dat je net hebt uitgevoerd en het
kost je ook nog eens veel werk om een nieuw contract af te sluiten en de levering van goederen en/of
diensten zeker te stellen.
In bijgaand eerste artikel heb ik getracht aan te geven dat de Europese richtlijnen niet vrijblijvend
zijn, maar onderdeel uitmaken van de Nederlandse wetgeving. Daarnaast heb ik geprobeerd duidelijk
te maken dat een deel van die richtlijnen niet bedoeld is om de aanbestedende dienst te pesten. Inte-
gendeel, het is bedoeld om het werk van de inkoopfunctie te vergemakkelijken en de kwaliteit van de
leveranciers en hun offertes op een kwalitatief hoger niveau te brengen. Iets waar we toch allemaal
mee gebaat zijn binnen de gemeente.
NB met dit artikel heb ik een aanzet willen geven om de misverstanden die er leven rondom Europees
aanbesteden uit de weg te ruimen. In een volgend artikel wil ik ingaan op wat een goede voorberei-
ding van een Europese aanbesteding precies allemaal inhoudt.
11-7-07 Versie 1.0 2
Een voorbeeld van een vlotte Europese aanbestedingsprocedure is de aanbesteding voor personal
computers die de afgelopen zomer werd uitgevoerd door de afdeling AIV in samenwerking met de
afdeling Inkoop. Op 31 mei werd een niet-openbare aanbesteding gestart met het versturen van de
aankondiging naar Luxemburg, waarna op 10 juli de eerste selectie van leveranciers werd afgerond.
Van de zestien leveranciers die zich hadden aangemeld werden er op basis van de selectiecriteria
(eisen aan de leveranciers en hun organisatie, zie ook artikel) een achttal geselecteerd op basis van
een vooraf goedgekeurde beoordelingsprocedure. Deze overgebleven acht leveranciers kregen vervol-
gens de offerteaanvraag toegestuurd waarna ze tot 22 augustus de tijd hadden om een offerte in te
leveren. Binnen een tijdsbestek van een week na ontvangst van de offertes hadden de deelnemers
van de beoordelingscommissie alle acht offertes gelezen en met cijfers beoordeeld, een aanvullende
gespreksronde gehad met de drie hoogst scorende leveranciers, een gunningsadvies uitgebracht aan
het CMT van de FAD, een goedkeuring gekregen voor dit advies, de voorlopige gunning bekend ge-
maakt aan de leveranciers waarna een begin kon worden gemaakt met de contractering die uiteinde-
lijk ook snel (binnen drie dagen) kon worden afgerond op 8 september.
Wat was het resultaat van deze aanbesteding: een correct doorlopen Europese aanbesteding binnen
een termijn van nog geen 4 maanden inclusief voorbereiding en dat tijdens de zomerperiode, een
goede samenwerking tussen de inhoudelijke deskundigen (afdeling AIV) en de aanbestedingsdeskun-
digen (afdeling Inkoop), een goed contract op basis van onze eigen contractvoorwaarden met een
kwalitatief hoogwaardige leverancier, een besparing van 000.000 (xx%) ten opzichte van het vast-
gestelde budget en tenslotte een evaluatie waaruit een aantal leerpunten voor volgende aanbestedin-
gen naar voren kwamen.
11-7-07 Versie 1.0 3