H
ANDREIKING
HANDREIKING VOOR
VOOR
EEN COLLEGEBESLUIT
EEN
COLLEGEBESLUIT
INZAKE INKOOP
INZAKE
EN AANBESTEDING
INKOOP
EN
AANBESTEDING
Handreiking voor een collegebesluit
inzake inkoop en aanbesteding
September 2004
1
Colofon
Deze handreiking is opgesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties, het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten
en het Kenniscentrum Europa decentraal.
Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen de auteurs noch de
rechthebbenden enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele (druk-)fouten en/of
onvolledigheden.
Exemplaren van deze handreiking zijn door decentrale overheden en belangstellenden gratis
te bestellen bij:
Kenniscentrum Europa decentraal
Prins Mauritsplein 28b
2582 ND Den Haag
T: (070) 3381090
F: (070) 3381099
E: info@europadecentraal.nl
Deze handreiking wordt ook aangeboden via de volgende websites:
www.minbzk.nl/iflo
www.europadecentraal.nl
2
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
3
Inleiding
5
Aanleiding opstellen handreiking
5
Doelstelling en doelgroep handreiking
5
Achtergrond opstellen handreiking
6
Toenemend bewustzijn relevante Europese wet- en regelgeving
7
Streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit
8
Streven naar een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid
8
Deel 1: proces van inkopen en aanbesteden
9
1
Het inkoopproces
9
1.1
Algemeen
9
1.2
Organisatie van het inkoop- en aanbestedingsproces
10
1.3
Organisatorische inpassing inkoopfunctie
11
2
Opstellen collegebesluit inkoop en aanbesteding
12
2.1
Algemeen
12
2.2
Stap 1: bepaal doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
13
2.3
Stap 2: stel een nota inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid op
14
2.4
Stap 3: richt een gecoördineerde inkoopfunctie in
14
2.5
Stap 4: richt een centrale adviesfunctie aanbesteden in
15
2.6
Stap 5: leg vast dat achteraf en steekproefsgewijs interne controle plaatsvindt
16
2.7
Stap 6: leg de beslissingsbevoegdheden vast
16
2.8
Stap 7: bepaal de te hanteren aanbestedingsprocedures
17
2.9
Stap 8: leg vast dat er een aanbestedingsreglement wordt opgesteld
19
2.10
Stap 9: leg een verbod op het splitsen van opdrachten vast
19
2.11
Stap 10: bepaal wanneer dooronderhandeld mag worden
20
2.12
Stap 11: bepaal wanneer nacalculatie plaats dient te vinden
21
2.13
Stap 12: leg vast wanneer de NMa ingeschakeld moet worden
21
2.14
Stap 13: leg vast wanneer in het kader van de Wet BIBOB advies moet worden gevraagd
21
2.15
Stap 14: leg vast of inschrijvingskosten worden vergoed
21
2.16
Stap 15: bepaal dat er aanbestedingsdossiers moeten worden aangelegd
22
2.17
Stap 16: stel verplicht dat medewerkers een checklist Europees aanbesteden hanteren
22
2.18
Stap 17: stel vast dat geconstateerde fouten en adviezen opvolging vinden
22
2.19
Stap 18: leg vast dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid periodiek moet worden
geëvalueerd
22
Deel 2: wet- en regelgeving inkopen en aanbesteden
23
3
Relevante wet- en regelgeving voor inkopen en aanbesteden
23
3.1
Algemeen
23
3.2
Europese aanbestedingsregels
24
3.2.1
Algemeen
24
3.2.2
Drempelbedragen
25
3.2.3
Wijze van publiceren
26
3.2.4
Aanbestedingsprocedures
26
3.2.5
Selectie- en gunningscriteria
27
3.2.6
Risico's van niet-naleven
29
3
4
Recente ontwikkelingen wet- en regelgeving voor inkoop en aanbesteden
30
4.1
Europese ontwikkelingen
30
4.1.1
Europese Commissie: ook voor opdrachten beneden de Europese drempelwaarden
geldt een passende wijze van openbaarmaking
30
4.1.2
Één geïntegreerde richtlijn voor leveringen, diensten en werken
31
4.1.3
Wijziging CPV codes
32
4.2
Nationale ontwikkelingen
32
4.2.1
Dwingend uniform aanbestedingskader
32
4.2.2
Aanpassing UAR's
33
4.2.3
Beleidsregels integriteit
33
Bijlage 1: Voorbeeld collegebesluit
35
Bijlage 2: Opzet aanbestedingsdossier
41
Bijlage 3: Checklist Europees aanbesteden
43
Bijlage 4: Voor- en nadelen belangrijkste Europese aanbestedingsprocedures
49
Bijlage 5: Relevante referenties en internet-sites
50
Bijlage 6: Samenstelling werkgroep
51
4
Inleiding
Aanleiding opstellen handreiking
In de Wet dualisering gemeentebestuur is opgenomen dat gemeenteraden drie
verordeningen vaststellen die van belang zijn voor de financiële functie van de gemeente.
Één van die verordeningen is de financiële verordening die wordt voorgeschreven in artikel
212 Gemeentewet. Voor provincies wordt deze financiële verordening voorgeschreven in
artikel 216 Provinciewet.
Voor u ligt de door de werkgroep interne procedure steunverlening en aanbestedingen
ontwikkelde handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding.
Een collegebesluit dat dient ter uitvoering van de financiële verordening ex artikel 212
Gemeentewet, respectievelijk artikel 216 Provinciewet, meer in het bijzonder artikel 27
uit de modelverordening in de Handreiking voor de financiële en controleverordeningen1,2.
Artikel 27 luidt:
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de
inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld
in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
In het artikel wordt niet expliciet gesproken over de inkoop en aanbesteding van leveringen;
dit onderwerp valt echter uiteraard ook onder het bereik van artikel 27.
Artikel 27 regelt (in een duale context) de relatie gemeenteraad college van burgemeester en
wethouders. Alhoewel de handreiking zich specifiek richt op gemeenten, is de handreiking
ook bruikbaar voor provincies. Artikel 27 kan dus ook worden gebruikt om (in een duale
context) de relatie provinciale staten college van gedeputeerde staten te regelen. Waar het de
taak van de werkgroep betrof gaat het om de "uitvoering", de zekerstelling dat aan artikel 27
voldaan kan worden. Het betreft hier de relatie college - ambtelijke organisatie.
Doelstelling en doelgroep handreiking
Doelstelling van deze handreiking is handvatten aan te reiken voor het nemen van een
collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding. Het collegebesluit moet ervoor zorgen dat in
de besluitvorming van de provincie dan wel gemeente tijdig op verantwoorde wijze aandacht
is voor naleving van de Europese aanbestedingsregels. Daartoe dient het collegebesluit
duidelijke regels te verschaffen op het gebied van de Administratieve Organisatie/Interne
Controle inzake inkoop en aanbesteding. Tevens dient het collegebesluit de basisregels voor
het Europees aanbesteden van opdrachten te bevatten. Doelstelling van de handreiking is
nadrukkelijk niet om een (uitputtend) overzicht te geven van alle noodzakelijke elementen
van een (professioneel) inkoop- en aanbestedingsbeleid3.
1 Handreiking voor de financiële verordeningen en controleverordeningen artikel 212, 213, 213a Gemeentewet, VNG
uitgeverij, Den Haag, 2003.
2 Voor het onderwerp subsidieverstrekking en steunverlening (artikel 28 modelverordening) is een separate handreiking
ontwikkeld. Deze is te bestellen bij kenniscentrum Europa decentraal (www.europadecentraal.nl).
3 Zie hiervoor de handreiking Verdien aan besteden. Naar een beleid voor efficiënt inkopen en aanbesteden voor lokale
overheden, VNG uitgeverij, Den Haag, 2003.
5
Organisatiebesluit
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft ter uitvoering van artikel 160 van
de Gemeentewet en de artikelen 5, 14 en 26 van de financiële verordening ex artikel 212
Gemeentewet een tweetal voorbeelden ontwikkeld van organisatiebesluiten. Gemeenten
(en ook provincies) kunnen er eventueel voor kiezen om de regels op het gebied van de
Administratieve Organisatie/Interne Controle inzake inkoop en aanbesteding op te nemen
in een bijlage bij het organisatiebesluit. De regels kunnen dan worden vervat in een
uitvoeringsbesluit.
Om de hiervoor genoemde doelstelling te bereiken wordt in de handreiking aandacht besteed
aan de volgende aspecten:
1. de procedurele kant: hoe organiseer ik dat er binnen de organisatie tijdig aandacht is voor
de vraag of en hoe er Europees moet worden aanbesteed en hoe organiseer ik dat daarover
een verantwoorde beslissing wordt genomen?; hoe organiseer ik de interne controle?;
wat is de rol van de accountant?
2. de juridische kant: hoe beoordeel ik of Europees aanbesteed moet worden en wat zijn de
gevolgen daarvan?
3. de financiële kant: wat zijn de financiële risico's, hoe breng ik die in kaart, welke
voorzieningen moet ik treffen en hoe begroot en verantwoord ik die?
De procedurele kant komt aan de orde in deel 1 (hoofdstukken 1 en 2) van deze handreiking,
terwijl in deel 2 (hoofdstukken 3 en 4) de juridische en financiële kanten aan de orde komen.
Tot de doelgroep van deze handreiking behoren naast de colleges van gedeputeerde staten en
de colleges van burgemeester en wethouders, de provinciale staten en de gemeenteraden.
Ook de diverse ambtenaren van een provincie of gemeente die op welke manier dan ook
(beleidsmatig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding
behoren tot de doelgroep.
De handreiking kan uiteraard ook worden gebruikt door provincies en gemeenten die niet het
eerdergenoemde artikel 27 in hun verordening hebben opgenomen, maar wel een
collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding willen nemen. Met het nemen van een
dergelijk besluit inzake inkoop en aanbesteding is een provincie of gemeente er natuurlijk
nog niet. Om alle medewerkers op de hoogte te stellen van het besluit, is het van groot belang
dat er goede voorlichting plaatsvindt. Ook kan het noodzakelijk zijn bepaalde medewerkers
relevante opleidingen te laten volgen. Tevens is het wellicht nodig om mensen met een
bepaalde expertise aan te nemen. Ten slotte dient op basis van het besluit een inkoop- en
aanbestedingsbeleid te worden gevormd (vast te leggen in een nota).
Achtergrond opstellen handreiking
Deze handreiking is ook opgesteld in verband met de groeiende aandacht binnen de overheid
voor inkopen en aanbesteden. Deze groeiende aandacht heeft verschillende redenen.
Deze redenen worden hierna gegeven en toegelicht.
6
Toenemend bewustzijn relevante Europese wet- en regelgeving
Overheidsorganisaties zijn zich steeds meer bewust van de relevante Europese wet- en
regelgeving. Dit houdt om te beginnen verband met een verhoogde controle op de naleving.
Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet, respectievelijk artikel 217 van de Provinciewet,
alsmede op basis van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (Staatsblad
2003, nr. 362), moet de accountant namelijk met ingang van de jaarrekening 2004 onder
andere toezien op de rechtmatigheid van de provinciale en gemeentelijke uitgaven. Een toets
op naleving van de Europese aanbestedingsregels zal onderdeel gaan uitmaken van de
accountantscontrole. Niet-rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen bij overschrijding van
de vastgelegde goedkeuringstoleranties leiden tot een niet-goedkeurende
accountantsverklaring bij de jaarrekening. Het soort niet-goedkeurende verklaring hangt af
van de omvang van de fouten in de jaarrekening of van de omvang van de onzekerheden in
de controle. Indien bijvoorbeeld de omvang van de fouten in de jaarrekening, uitgedrukt als
percentage van de totale lasten, meer bedraagt dan 1% en minder dan 3%, zal er een
accountantsverklaring met beperking worden afgegeven. Indien het percentage gelijk is aan
of meer dan 3% bedraagt, zal een afkeurende verklaring volgen.
Naleving Europese aanbestedingsregels belangrijk probleem volgens
accountants
In `Een boekje `open' over rechtmatigheid'4 geeft accountants- en adviesbureau Deloitte aan
dat het toetsbaar naleven van aanbestedingsbeleid (ook EU) één van de probleemgebieden
zal zijn in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Deloitte geeft aan dat het belangrijk is
dat de gemeente of provincie onder meer op dit gebied een eerste zelfevaluatie uitvoert en
de bevindingen daarvan terugkoppelt met haar accountant. Dan kunnen eventueel nog
correcties met terugwerkende kracht worden doorgevoerd. Deloitte en ook andere
accountantsorganisaties zijn inzake de rechtmatigheid echter somber over het aantal
goedkeurende verklaringen dat afgegeven zal kunnen worden. Niet-naleving van de
Europese aanbestedingsregels kan volgens de accountantsorganisaties hiervan een
belangrijke oorzaak zijn.
Verder staat naleving van de relevante Europese wet- en regelgeving op het moment van het
schrijven van deze handreiking hoog op de (politieke) agenda, omdat uit onderzoek dat het
ministerie van Economische Zaken (EZ) heeft laten uitvoeren blijkt dat over het jaar 2002 de
Europese aanbestedingsrichtlijnen door de onderzochte Nederlandse aanbestedende diensten
in hoge mate niet worden nageleefd5. Gemeenten scoren samen met HBO-instellingen met
9% het slechtst gemeten naar aantallen vereiste aanbestedingen. Voor provincies ligt het
nalevingspercentage aanzienlijk hoger; met 29% scoren de provincies een tweede plaats.
Naar uitgaven delen gemeenten met de politieregio's de vijfde plaats met een
nalevingspercentage van 31%. Provincies bezetten met 44% wederom een tweede plaats.
Ten slotte zijn voor veel overheidsorganisaties de voordelen van het volgen van de Europese
wet- en regelgeving steeds duidelijker geworden: kostenbesparingen, betere kwaliteit van de
opdracht en van het verkregen product en een maximaal transparant, objectief en non-
discriminatoir inkoopproces.
4 Een boekje `open' over rechtmatigheid, Deloitte, Rotterdam, 2004.
5 Nalevingsmeting Aanbesteden 2002, Significant, Barneveld, 2004.
7
Kostenbesparingen door (Europese) aanbesteding
Uit diverse bronnen blijkt dat (Europese) aanbesteding van overheidsopdrachten tot
aanzienlijke kostenbesparingen kan leiden. Domberger en Jensen6 concluderen aan de
hand van 203 empirische studies dat aanbesteding gemiddeld een kostenbesparing
oplevert van 20% tot 30%.
Gemeentewerken Rotterdam heeft voor de periode 1980 1997 jaarlijks besparingen van
gemiddeld 14,4% gerealiseerd door middel van (Europese) aanbesteding van opdrachten.
De gemeente Eindhoven hoopt vanaf 2005 door professionalisering van de
inkooporganisatie en het in dat kader meer (Europees) aanbesteden van opdrachten een
besparing op de inkoop te realiseren van in elk geval 5,8 miljoen op een totaal
inkoopvolume van 157 miljoen.
Streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit
De groeiende aandacht voor inkopen en aanbesteden binnen de overheid is verder een gevolg
van het streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Het handelen van bestuurders en
ambtenaren mag de integriteit van de overheid als inkopende partij niet schaden. Het is
daarom van groot belang dat overheidsinkopen zoveel mogelijk openbaar zijn te controleren.
Een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld op bestuurlijk niveau, draagt daar
sterk aan bij. Iedere lokale en regionale overheid moet zich tot doel stellen een integere en
doelmatige inkoper te zijn. Met integer wordt bedoeld handelend volgens de wet en de
algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en
zorgvuldigheid). Bij doelmatig gaat het om het efficiënt inzetten van publieke middelen.
Wil een overheidsorganisatie deze doelstellingen kunnen bereiken, dan kan zij niet zonder
een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit beleid kan de overheidsorganisatie onder
meer vastleggen welke uitgangspunten en procedures zij hanteert bij inkopen en
aanbesteden, hoe zij de inkoopfunctie organisatorisch vormgeeft en bijvoorbeeld hoe zij
omgaat met leveranciers.
Streven naar een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid
Vanwege de groeiende aandacht voor inkopen en aanbesteden streven steeds meer provincies
en gemeenten een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Dit wordt ingegeven
door redenen als:
·
Overheidsorganisaties hebben een voorbeeldfunctie bij het naleven van de relevante wet-
en regelgeving. Bovendien wordt door het correct naleven van de regels het risico van
claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk teruggedrongen.
·
Overheidsorganisaties moeten ook verantwoording afleggen over de besteding van
publieke gelden. De doelmatigheid van overheidsinkopen moet aantoonbaar en
controleerbaar zijn.
6 Contracting out by the public sector, S. Domberger en P. Jensen, Oxford review of economic policy, vol. 13:4,
pp. 67-73, 1997.
8
Deel 1: proces van inkopen en aanbesteden
1
Het inkoopproces
1.1
Algemeen
Inkopen is een procesmatige activiteit die in het algemeen in zeven fasen kan worden
onderverdeeld:
Fasen:
Activiteiten
1. inventariseren
bepalen behoefte binnen eigen organisatie en aanbod
in de markt
eventueel inkoopsamenwerking zoeken met andere,
vergelijkbare organisaties
2. specificeren: het wat?
marktonderzoek uitvoeren
programma van eisen opstellen
inkoopstromen analyseren
acties initiëren
keuze aanbestedingsprocedure
3. selecteren: het wie?
leveranciers selecteren
offertes aanvragen
offertes beoordelen
4. contracteren: het hoe?
onderhandelen
(mantel)contracten afsluiten
5. bestellen
order plaatsen
6. bewaken
contract bewaken
individuele bestelling bewaken
facturering verifiëren
7. nazorg
claims afhandelen
meer/minder werk afhandelen
evaluatie uitvoering opdracht
contract herziening opstarten
Inkopen kan kort worden omgeschreven als alle handelingen waar een externe factuur
tegenover staat. De eerste vier hierboven genoemde fasen behoren tot de zogeheten
tactische inkoop. Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop.
Naast de operationele en tactische inkoop onderscheidt men de strategische inkoop.
De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook
strategische vraagstukken rondom uitbesteding.
Aanbesteden houdt in de uitnodiging doen aan twee of meer ondernemers om deel te
nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering
van een opdracht. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces (specificeren van de
opdracht, selecteren en contracteren van de leverancier) worden in een aanbesteding
gestructureerd doorlopen. Doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-
discriminatoir te laten verlopen.
9
De verschillende elementen van het inkoopmodel worden tezamen de inkoopfunctie
genoemd. De doelstellingen van de inkoopfunctie hebben betrekking op
·
rechtmatigheid: inkopen conform de vigerende wet- en regelgeving;
·
doelmatigheid: inkopen op de meest kostenefficiënte manier;
·
professionaliteit: inkopen met veel aandacht voor de kwaliteit van het inkoopproces.
In het hart van de inkoopfunctie bevindt zich het inkoopproces. Dit proces slaat de brug
tussen de vraag bij de interne klanten (onder meer afdelingen en diensten) en het aanbod in
de leveranciersmarkt.
1.2
Organisatie van het inkoop- en aanbestedingsproces
Inzake de relevante beleidsuitgangspunten voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan een
onderscheid worden gemaakt naar:
·
juridische beleidsuitgangspunten;
·
ethische en ideële beleidsuitgangspunten;
·
economische beleidsuitgangspunten;
·
organisatorische beleidsuitgangspunten.
In de VNG-handreiking `Verdien aan besteden. Naar een beleid voor efficiënt inkopen en
aanbesteden voor lokale overheden.' worden voor het opstellen van een beleidsnota inkoop en
aanbesteden de volgende organisatorische uitgangspunten genoemd (niet uitputtend):
·
inkoopsynergie
o
bundeling binnen diensten/afdelingen
o dienstoverschrijdende
bundeling
o bundeling met andere (lokale) overheden
·
hanteren van een standaardwerkwijze
o
methoden voor het beoordelen van offertes
o
gebruik standaardformulieren (inkoopvoorwaarden, offerteaanvraag, enzovoort)
o
eenduidige registratie en rapportage van inkoopstatistieken
·
continu streven naar verbetering door inrichting van een inkoopcontrol functie
·
beleg de eindverantwoordelijkheid voor de inkoopfunctie
·
benoemen eindverantwoordelijke
·
benoemen aanspreekpunt voor vragen en opmerkingen
·
beschrijven van de bevoegdheden
In hoofdstuk twee zal worden aangegeven hoe zo concreet mogelijk met name de hierboven
genoemde organisatorische uitgangspunten kunnen worden uitgewerkt. Voor een
(uitgebreide) uitwerking van de overige relevante uitgangspunten voor het inkoop- en
aanbestedingsbeleid en andere relevante punten voor dit beleid, wordt graag verwezen naar
de VNG-handreiking. Eerst zal echter kort worden ingegaan op de drie basis
organisatievormen voor de inkoopfunctie.
10
1.3
Organisatorische inpassing inkoopfunctie
In de volgende tabel zijn de drie te onderscheiden basis organisatievormen voor de
inkoopfunctie inclusief voor- en nadelen opgenomen.
Inkoopmodel
Kenmerken
Voordelen
Nadelen
Centraal
· Inkoopexpertise
· Inkoopvolumes
· Gebrek aan draagvlak
georganiseerde
gebundeld
dienstoverschrijdend
(lage effectiviteit)
inkoopfunctie
· Inkopen lopen
bundelen
· Star en vertragend
verplicht via centrale
(hoge efficiëntie)
bureau inkoop
· Hoge mate van
eenduidigheid en
goed inzicht
· Betere naleving
Europese regels
mogelijk
Decentraal
· Verantwoordelijkheid
· Groot draagvlak
· Versnippering van
georganiseerde
inkoop decentraal
(hoge effectiviteit)
de inkopen
inkoopfunctie
· Geen centrale
· Flexibel en snel
(lage efficiëntie)
sturing/coördinatie
· Lage mate van
· Budgethouder koopt
eenduidigheid en
zelfstandig in
slecht inzicht
· Kans op slechtere
naleving Europese
regels
Gecoördineerde
· Nadruk op
· Combineert
· Kans op minder
ìnkoopfunctie
gecoördineerd
voordelen centraal en
efficiënte inkoop
inkopen
decentraal model
· Kleine overheids-
· Beperkte centrale
organisaties moeten
afdeling inkoop
speciale capaciteit
· Centrale afdeling
inzetten/aantrekken
wordt decentraal in
inkoopteams ingezet
· Centrale afdeling
zorgt voor
synergievoordelen en
beheert contracten
De keuze van de organisatievorm is afhankelijk van de beleidsuitgangspunten van het
inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Vormt volumebundeling alleen binnen de diensten of afdelingen het beleidsuitgangspunt,
dan is het decentrale inkoopmodel een logische keuze. Met dit model is de kans echter groot
dat geen aggregatie van gelijksoortige opdrachten op het niveau van de gehele provincie of
gemeente plaatsvindt (aggregatieplicht), waarmee weer de kans op overtreding van de
Europese aanbestedingsregels aanzienlijk wordt vergroot.
11
Is volumebundeling op centraal niveau het beleidsuitgangspunt, dan is de keuze voor het
centrale inkoopmodel voor de hand liggend.
Is ten slotte dienstoverschrijdende volumebundeling het beleidsuitgangspunt, dan is het
gecoördineerde inkoopmodel het juiste model. Bij dit model worden dienstspecifieke
producten (producten die men binnen één dienst of afdeling inkoopt (zoals infrastructurele
werken en maatwerk ICT-applicaties)) decentraal ingekocht en dienstoverschrijdende
producten (producten die meerdere diensten of afdelingen inkopen (zoals kantoorartikelen,
schoonmaak, uitzendkrachten, software, onderzoeks- en adviesdiensten)) centraal ingekocht.
Een analyse van een aantal recent verschenen nota's inkoop en aanbesteden van zowel
provincies als gemeenten, maakt duidelijk dat er tegenwoordig vrijwel zonder uitzondering
voor de variant van het gecoördineerde inkoopmodel wordt gekozen. Dit model, net als het
gecentraliseerde inkoopmodel, biedt goede garanties dat de Europese aanbestedingsregels
daadwerkelijk (kunnen) worden nageleefd. De variant van het gecoördineerde inkoopmodel is
dan ook het uitgangspunt geweest voor het volgende hoofdstuk waarin de elementen van een
collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding aan de orde komen. Met enige aanpassingen
kunnen de suggesties in deze handreiking echter ook worden gebruikt door provincies en
gemeenten die kiezen voor een gedecentraliseerd of gecentraliseerd inkoopmodel.
2
Opstellen collegebesluit inkoop en aanbesteding
2.1
Algemeen
In dit hoofdstuk wordt middels een stappenplan aangegeven welke elementen een
collegebesluit op het gebied van inkoop en aanbesteding dient te bevatten om te verzekeren
dat in de besluitvorming van de provincie of gemeente tijdig op verantwoorde wijze aandacht
is voor naleving van de Europese aanbestedingsregels. Tevens wordt aangegeven welke
basisregels voor het Europees aanbesteden van opdrachten het collegebesluit dient te
bevatten. Uitgangspunt is dat de betreffende provincie of gemeente heeft gekozen voor het
hanteren van een gecoördineerd inkoopmodel.
In bijlage 1 is een voorbeeld collegebesluit opgenomen dat provincies en gemeenten kunnen
gebruiken bij het opstellen van hun eigen besluit. Let wel: alle in het voorbeeld opgenomen
artikelen hebben een facultatief karakter. Door de betreffende provincie of gemeente moeten
zelf expliciete keuzes worden gemaakt.
12
Samengevat ziet het stappenplan er als volgt uit:
Stap
Actie
Stap 1:
bepaal doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
Stap 2:
stel een nota inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid op
Stap 3:
richt een gecoördineerde inkoopfunctie in
Stap 4:
richt een centrale adviesfunctie aanbesteden in
Stap 5:
leg vast dat achteraf en steekproefsgewijs interne controle plaatsvindt
Stap 6:
leg de beslissingsbevoegdheden vast
Stap 7:
bepaal de te hanteren aanbestedingsprocedures
Stap 8:
leg vast dat er een aanbestedingsreglement wordt opgesteld
Stap 9:
leg een verbod op het splitsen van opdrachten vast
Stap 10:
bepaal wanneer dooronderhandeld mag worden
Stap 11:
bepaal wanneer nacalculatie plaats dient te vinden
Stap 12:
leg vast wanneer de NMa ingeschakeld moet worden
Stap 13:
leg vast wanneer in het kader van de Wet BIBOB advies moet worden gevraagd
Stap 14:
leg vast of inschrijvingskosten worden vergoed
Stap 15:
bepaal dat er aanbestedingsdossiers moeten worden aangelegd
Stap 16:
stel verplicht dat medewerkers een checklist Europees aanbesteden hanteren
Stap 17:
leg vast dat geconstateerde fouten en adviezen opvolging vinden
Stap 18:
leg vast dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid periodiek moet worden
geëvalueerd
2.2
Stap 1: bepaal doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
In een collegebesluit inzake inkoop- en aanbesteding zal duidelijk vermeld moeten staan
welke doelstellingen worden nagestreefd met het provinciaal dan wel gemeentelijk inkoop- en
aanbestedingsbeleid. Doelstellingen kunnen bijvoorbeeld zijn:
1. het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving;
2. het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid;
3. het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;
4. het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling
krijgen in het proces van aanbestedingen;
5. het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit, in casu het stimuleren van
opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding;
6. het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op
ambtelijk niveau.
Doelstellingen gemeente Almere
De gemeente Almere streeft met haar inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende
doelstellingen na:
1. bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat
het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen;
2. waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern;
3. bevorderen van economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze
aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt;
4. verantwoorden van gevolgde aanbestedingsprocedures.
13
2.3
Stap 2: stel een nota inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid op
Op basis van de in de vorige stap bepaalde doelstellingen, kan door het college een nota inzake het
provinciale dan wel gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid worden opgesteld, voor zover
een dergelijke nota nog niet is opgesteld. In deze nota kunnen de in het besluit geformuleerde
regels op het gebied van de Administratieve Organisatie/Interne Controle alsmede de basisregels
voor Europees aanbesteden verder worden uitgewerkt.
2.4
Stap 3: richt een gecoördineerde inkoopfunctie in
Om een aantal redenen is het aan te bevelen om een gecoördineerde inkoopfunctie in te richten:
1. om gelijksoortige opdrachten te kunnen aggregeren op het niveau van de provincie of gemeente
en om daarmee het risico van handelen in strijd met de Europese richtlijnen te beperken;
2. om schaalvoordelen te bereiken;
3. om de inzet van medewerkers efficiënt over de organisatie te verdelen.
De gecoördineerde inkoopfunctie kan jaarlijks de dienstoverstijgende inkooppakketten
identificeren t.b.v. gebundelde inkoop (regiefunctie). Onder dienstoverstijgende inkooppakketten
worden verstaan: leveringen, diensten of werken van gelijksoortige aard die door meer dan één
dienst ingekocht worden. Deze gebundelde inkoop kan vervolgens plaatsvinden door de
gecoördineerde inkoopfunctie. Dienstspecifieke inkooppakketten kunnen decentraal worden
ingekocht.
De vormgeving en omvang van de gecoördineerde inkoopfunctie is afhankelijk van de omvang van
de organisatie. Voor kleine overheden, bijvoorbeeld een kleine gemeente, kan één functionaris
(eventueel in deeltijd) de gecoördineerde inkooptaken vervullen. Met het oog op continuïteit en
kennisborging kunnen kleine overheden op dit punt ook samenwerken. Een voorbeeld van een
dergelijke samenwerking betreft de Stichting Inkoopbureau West-Brabant.
De stichting toont aan dat door regionale samenwerking (grote) besparingen mogelijk zijn op
het gebied van inkoop. Grotere overheden (grote gemeenten en provincies) kunnen behoefte
hebben aan een aantal functionarissen die in afdelingsverband fulltime aan gecoördineerde
inkooptaken werken. Continuïteit en kennisborging zijn in die situatie gegarandeerd.
Stichting Inkoopbureau West-Brabant
Iedere gemeentelijke organisatie kent een vergelijkbare problematiek op het terrein van
inkoop en aanbesteding. Daarom is in september 2000 vanuit de gemeente Moerdijk het
initiatief gekomen gemeenten uit de regio bijeen te brengen, om gezamenlijk tegen dit
probleem te strijden. Dit heeft geleid tot een voorstel tot oprichting van een Regionaal
Inkoopbureau voor West-Brabant. Uiteindelijk is toentertijd door de colleges van elf
gemeenten besloten om samen te gaan werken: Geertruidenberg, Drimmelen,
Halderbergen, Woensdrecht, Woudrichem, Alphen-Chaam, Etten-Leur, Binnenmaas,
Baarle-Nassau, Moerdijk en 's-Gravendeel. Er hebben zich inmiddels ook andere gemeenten
bij het samenwerkingsverband aangesloten. Elke gemeente die deelneemt aan het regionaal
inkoopbureau is via een door de gemeente aan te wijzen bestuurslid vertegenwoordigd in
het bestuur. Het bestuur kent een voorzitter. Het regionaal inkoopbureau bestaat uit een
hoofd inkoop/directeur, secretariële ondersteuning en een aantal inkopers. Elke
deelnemende gemeente tekent in voor een aantal dagdelen "professionalisering
inkoopfunctie" voor een bepaalde periode. Voor het aantal ingetekende dagdelen ontvangt
elke deelnemer, naast het fysiek aanwezig zijn van een inkoper in de organisatie, naar rato
een aantal inkoopdiensten.
14
De dienstcontroller of een andere bevoegde ambtenaar (bij kleine overheden) kan als
inkoopcoördinator op dienstniveau worden ingeschakeld. Ten behoeve van de identificatie
van de behoefte aan dienstoverstijgende inkoop, kunnen de dienstcontrollers of andere
verantwoordelijk gestelde functionarissen jaarlijks vóór een bepaalde datum de
dienstbestedingsplannen aan de gecoördineerde inkoopfunctie aanleveren. Op basis van de
dienstbestedingsplannen enerzijds en de kwantitatieve analyse anderzijds kan de
gecoördineerde inkoopfunctie jaarlijks een inkoop jaarplan opstellen. Dit plan kan in concept
aan het controllersoverleg of een ander bevoegd gremium worden aangeboden. Na toetsing
op de budgettaire consequenties kan het plan ter goedkeuring aan het provinciaal of
gemeentelijk management team worden aangeboden.
2.5
Stap 4: richt een centrale adviesfunctie aanbesteden in
Naast het inrichten van een gecoördineerde inkoopfunctie, is het aan te bevelen een centrale
adviesfunctie aanbesteden in te stellen. Deze functie kan worden belast met zowel gevraagde
als ongevraagde advisering omtrent aanbestedingen. Ook kunnen bij deze functie alle
provinciale of gemeentelijke aanbestedingen vanaf een bepaalde waarde worden gemeld en
geregistreerd. Hiertoe dient de projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding
van een opdracht met een bepaalde geraamde waarde melding te doen aan de centrale
adviesfunctie aanbesteden. Gemeld en geregistreerd kunnen worden of het een levering, een
dienst of een werk betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke
aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond
de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien
van een motivering. De centrale adviesfunctie aanbesteden kan ook een registratie bijhouden
van de ervaringen met gekozen leveranciers.
Bij opdrachten met een geraamde waarde gerekend exclusief BTW onder de Europese
drempel is het verstandig om te bepalen dat de projectverantwoordelijke bij de centrale
adviesfunctie aanbesteden advies kan inwinnen omtrent de te volgen aanbestedingsprocedure
of andere aanbestedingsrechtelijke vragen. Gesteld kan worden dat de functie zonodig ook
ongevraagd advies kan uitbrengen. Belangrijk voor het gewicht van de adviezen is om te
bepalen dat van het advies slechts kan worden afgeweken op basis van een besluit van de
directeur van de betrokken dienst, indien hij daartoe bevoegd is.
Bij opdrachten met een geraamde waarde gerekend exclusief BTW gelijk aan of hoger
dan de Europese drempel, is het verstandig om te bepalen dat de projectverantwoordelijke
verplicht is om vóór de start van de aanbestedingsprocedure de aanbestedingsstukken ter
toetsing aan de centrale adviesfunctie aanbesteden voor te leggen. De functie kan dan toetsen
of de stukken voldoen aan de Europese regelgeving en het inkoop- en aanbestedingsbeleid en
voorts of met de wijze van aanbesteden, waaronder de geformuleerde selectie- en
gunningscriteria, een optimaal (economisch) resultaat wordt gewaarborgd.
Na de aanbesteding dient dan, alvorens een gunningsbesluit wordt genomen, het resultaat
van de aanbesteding c.q. het gunningsadvies ter toetsing te worden voorgelegd aan de
centrale adviesfunctie aanbesteden. Belangrijk voor het gewicht van de adviezen is om te
bepalen dat van de adviezen van de centrale adviesfunctie aanbesteden slechts kan worden
afgeweken op basis van een besluit van het college van gedeputeerde staten dan wel het
college van burgemeester en wethouders. Voorstellen daartoe aan het college dienen
vergezeld te gaan van een advies van de concerncontroller of een andere bevoegde ambtenaar.
15
Voor kleine overheden zal het instellen van een centrale adviesfunctie aanbesteden moeilijk
realiseerbaar zijn. Zij kunnen echter bijvoorbeeld een beroep doen op externe expertise.
Er kan onder meer contact worden opgenomen met collega-overheden, gespecialiseerde
advies- of advocatenbureau's of het Kenniscentrum Europa decentraal7. Grote(re) overheden
kunnen dit natuurlijk ook doen in geval van complexe opdrachten. Er kan ook voor worden
gekozen om de taken van de gecoördineerde inkoopfunctie en de centrale adviesfunctie
aanbesteden te combineren in één functie. Hierbij dient echter wel het principe van
functiescheiding in acht te worden genomen. Ook dient beseft te worden dat inkopen een
andere deskundigheid vergt dan adviseren over aanbesteden.
Gemeente Nijmegen heeft gekozen voor een combinatie van gecoördineerde
inkoopfunctie en centrale adviesfunctie
De gemeente Nijmegen heeft gekozen voor een gecoördineerd inkoopmodel. In dit model
blijft de verantwoordelijkheid voor het inkopen (en derhalve ook het aanbesteden) bij de
verschillende directies. Voor directie-overstijgende inkoop alsmede indien er behoefte
bestaat aan ondersteuning bij directie-gerelateerde inkoop wordt een beroep gedaan op het
bureau Inkoopcoördinatie, een onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering van de Directie
Stadsbedrijven. Dit bureau heeft de navolgende taken:
·
inkoopcoördinatie bij directie-overstijgende inkoopprojecten;
·
inkoopondersteuning bij directie-gerelateerde inkoop;
·
inkoopcontrol: periodieke rapportage over het inkoopbeeld van de totale organisatie;
·
initiëren van verbetertrajecten: het op basis van de inkoopcontrol aangeven van
potentiële verbetertrajecten;
·
coördinatiepunt en kenniscentrum bij Europese aanbestedingen;
·
aandragen van inkooptools ter verbetering van het gemeentelijk inkoopproces.
2.6
Stap 5: leg vast dat achteraf en steekproefsgewijs interne controle plaatsvindt
De concerncontroller of een andere bevoegde ambtenaar (bij kleine overheden) bewaakt dat
het aanbestedingsproces binnen de kaders van het te nemen besluit inzake inkoop en
aanbesteding wordt uitgevoerd. Deze persoon toetst daartoe achteraf en steekproefsgewijs of
de voorgeschreven procedurehandelingen (melding bij de centrale adviesfunctie aanbesteden,
indiening adviesaanvraag et cetera) hebben plaatsgevonden. Het resultaat van de toets wordt,
voorzien van motiveringen en parafen, in het aanbestedingsdossier (zie stap 15) vastgelegd.
Externe controle op naleving van de (Europese) aanbestedingsregels zal plaatsvinden door de
accountant in het kader van het vanaf de jaarrekening 2004 verplichte
rechtmatigheidsonderzoek.
2.7
Stap 6: leg de beslissingsbevoegdheden vast
De aanbesteding van dienstspecifieke opdrachten kan worden geplaatst onder
verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder/het college, dan wel een door
hem/het college gemandateerde persoon. Uitvoering kan plaatsvinden door ad hoc
inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende diensten al dan niet met
inbreng van de gecoördineerde inkoopfunctie en/of de centrale adviesfunctie aanbesteden.
7 http://www.europadecentraal.nl.
16
De aanbesteding van dienstoverschrijdende opdrachten kan worden geplaatst onder
verantwoordelijkheid van bijvoorbeeld de algemeen directeur/het college, dan wel een door
hem/het college gemandateerde persoon. Uitvoering kan plaatsvinden door
multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende
diensten, de gecoördineerde inkoopfunctie, de centrale adviesfunctie aanbesteden en waar
nodig externe expertise.
Mandaatregels van de gemeente Sittard-Geleen
De bevoegdheid tot het vaststellen van bestekken en het aanbesteden van werken,
leveringen en diensten is gemandateerd aan directeuren van de sectoren en hoofden van de
eenheden. Via ondermandaat mogen zij deze bevoegdheid aan afdelingshoofden en
medewerkers doorgeven. Het gunnen van werken, leveringen en diensten:
·
tot een bedrag van 150.000 is gemandateerd aan de directeuren van sectoren en
hoofden van eenheden;
·
van bedragen tussen 150.000 en 300.000 geschiedt zulks door de betreffende
portefeuillehouder; en
·
boven een bedrag van 300.000 geschiedt zulks door het college.
Essentieel voor deze stap is dat de verschillende bevoegdheden duidelijk worden vastgelegd
en dat er sprake is van een goede functiescheiding.
`Probleem' van integraal management
Integraal management kan de mogelijkheid om dienstoverschrijdende opdrachten centraal
aan te besteden beperken. Immers, integraal managers kunnen zelf bepalen of zij wel of
niet deelnemen aan gezamenlijke aanbestedingstrajecten. Vanuit de doelstellingen van een
professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid en ook ter naleving van de Europese
aanbestedingsregels, dient de vrijheid waarmee integraal managers op aanbestedingsgebied
kunnen opereren echter te worden beperkt. Overigens kan er bijvoorbeeld binnen centraal
afgesloten raamcontracten toch nog wel de nodige beleidsvrijheid worden gegeven aan de
integraal managers.
2.8
Stap 7: bepaal de te hanteren aanbestedingsprocedures
Globaal zijn er voor een overheid vier vormen van marktbenadering:
1. Gunning uit de hand: de overheidsorganisatie kiest zelf een leverancier uit. Er is geen
sprake van concurrentie tussen leveranciers.
2. Onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte
concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers.
3. Openbaar aanbesteden: de overheidsorganisatie plaatst nationaal een aankondiging voor
een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land.
4. Europees (openbaar) aanbesteden (openbaar aanbesteden conform de Europese
aanbestedingsrichtlijnen): de overheidsorganisatie plaatst op Europees niveau een
aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers.
17
Voor Europees aanbesteden gelden wettelijk vastgestelde drempelbedragen. Ligt de
opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de opdracht conform de Europese richtlijnen
worden aanbesteed. Blijft de opdrachtwaarde eronder, dan kan de overheidsorganisatie
waarschijnlijk tot een bepaalde minimumwaarde vrij kiezen welke aanbestedingsprocedure
zij hanteert8.
Een veel toegepaste methode voor het kiezen van een aanbestedingsprocedure, is het
vaststellen van drempelwaarden. Hierbij maakt men de te hanteren aanbestedingsprocedure
afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Daarbij maakt men doorgaans
onderscheid tussen het aanbesteden van werken, leveringen of diensten. Een voorbeeld met
indicatieve bedragen is opgenomen in onderstaande tabel:
Type aanbesteding
Drempelbedrag
(indicatief, exclusief BTW)
Gunning uit de hand
Leveringen en diensten: < 6.000
Werken: < 15.000
Onderhands
Leveringen en diensten: 6.000 - 30.000
Werken: 15.000 - 40.000
Openbaar
Leveringen: 30.000 - 236.945
Diensten: 30.000 - 236.945 of 200.000
Werken: 40.000 - 5.923.624 of 5.000.000
Europees
Leveringen: 236.945
Diensten: 236.945 of 200.0009
Werken: 5.923.624 of 5.000.00010
Aanvullend op de drempelbedragen kan een minimum aantal aan te vragen offertes worden
gedefinieerd. Bij de procedure van gunning uit de hand kan bijvoorbeeld één offerte worden
gevraagd en bij de onderhandse procedure drie offertes. Gezien de stelling van de Europese
Commissie dat ook voor opdrachten beneden de Europese drempelwaarden een passende
wijze van voorafgaande publicatie moet plaatsvinden, is het raadzaam in beginsel elke
opdracht vanaf een bepaald minimumbedrag openbaar aan te besteden. Het is natuurlijk
de vraag of de eenmaal gekozen minimumbedragen wel acceptabel zullen zijn voor de
Commissie. In de hierboven weergegeven tabel is indicatief gekozen voor een bedrag van
30.000 voor leveringen en diensten en een bedrag van 40.000 voor werken. Des te lager
de minimumbedragen worden gelegd, des te minder risico's worden er Europeesrechtelijk
gelopen.
8 Zie bladzijden 30-31 van deze handreiking over de stelling van de Europese Commissie dat bij elke aanbesteding een
passende mate van openbaarheid dient te worden nagestreefd.
9 M.b.t. diensten geldt vanaf 1 januari 2004 voor gesubsidieerde opdrachten, O&O en telecommunicatiediensten en de
diensten vallend onder bijlage IB van de Richtlijn Diensten een drempelbedrag van 200.000.
10 Voor concessies en projecten die voor meer dan 50% worden gesubsidieerd geldt vanaf 1 januari 2004 een
drempelwaarde van 5.000.000.
18
Aanbestedingsbeleid provincie Gelderland
De provincie Gelderland hanteert het volgende aanbestedingsbeleid:
(bedragen exclusief BTW)
aanbestedingsvorm
voor werken
voor leveringen en diensten
enkelvoudig
tot 30.000
tot 10.000
meervoudig
30.000 - 150.000
10.000 - 100.000
openbaar
vanaf 150.000
vanaf 100.000
Europees
wettelijk drempelbedrag
wettelijk drempelbedrag
2.9
Stap 8: leg vast dat er een aanbestedingsreglement wordt opgesteld
Provincies en gemeenten kunnen ervoor kiezen om vast te leggen dat bij alle aanbestedingen
gebruik wordt gemaakt van een aanbestedingsreglement. In een dergelijk reglement worden
de eisen uit de wetgeving, waaronder de Europese aanbestedingsrichtlijnen, vertaald naar de
praktijk. Een aanbestedingsreglement bevat de (nadere) eisen waaraan de
aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder:
·
de in acht te nemen inschrijvingstermijn;
·
de te verstrekken gegevens;
·
de te hanteren selectie- en gunningscriteria;
·
de verplichting tot motivering van de gunning.
Er kunnen verschillende keuzes worden gemaakt:
·
Voor werken kan het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001), het UAR-EG
1991 (voor Europese aanbestedingen) of het Aanbestedingsreglement Werken 2004
(ARW 2004) worden toegepast, of er kan een eigen reglement worden gemaakt.
·
Voor leveringen en diensten is geen door het rijk vastgesteld standaardreglement
beschikbaar. Desgewenst kan gebruik worden gemaakt van het Aanbestedingsreglement
voor Diensten-EG 2000 (ARvD-EG 2000)11. Ook voor deze gebieden kan een eigen
aanbestedingsreglement worden ontwikkeld.
2.10
Stap 9: leg een verbod op het splitsen van opdrachten vast
Aangezien dit verbod in de praktijk vaak wordt overtreden, is het belangrijk het verbod
expliciet in het besluit op te nemen.
11 De ARvD-EG 2000 is een reglement dat eenzijdig is opgesteld door de Nederlandse Vereniging van
Aanbestedingsrecht. De koepelorganisaties hebben zich hieraan niet geconformeerd.
19
Splitsingsverbod: praktijkvoorbeelden
De Europese aanbestedingsrichtlijnen bepalen dat het splitsen van opdrachten om de
toepassing van de richtlijnen te ontduiken niet is toegestaan.
Organisatorisch splitsen
Binnen een provincie is vastgesteld dat er bij de diverse afdelingen een totale behoefte is
aan soortgelijke onderzoeks- en adviesdiensten van 450.000. Vastgesteld is dat het
totale pakket aan diensten Europees moet worden aanbesteed. De provincie denkt echter
aan Europees aanbesteden te ontkomen door uit te gaan van de opdrachtwaarde per
afdeling. Deze opdrachtwaarden liggen allen beneden de relevante Europese
drempelwaarde. Deze redenering is Europeesrechtelijk niet toegestaan. Opdrachten
binnen één aanbestedende dienst dienen in principe bij elkaar te worden opgeteld, tenzij
het opdrachten van zelfstandige eenheden binnen een aanbestedende dienst betreft die
aan bepaalde eisen voldoen. Deze eisen zijn: decentralisatie van inkoopeenheden,
scheiding van budgetten, voorziening in eigen behoefte en geen bemoeienis van de
aanbestedende dienst met de opdrachten van de zelfstandige eenheid.
Inhoudelijk splitsen
Een gemeente wil een nieuwe telefooncentrale aanschaffen ter waarde van 275.000.
De opdracht bestaat feitelijk uit twee deelopdrachten: de aanschaf van de telefooncentrale
zelf ( 225.000) en de bijbehorende installatiewerkzaamheden ( 50.000). Door de twee
deelopdrachten separaat in de markt te zetten hoopt de gemeente de opdracht niet
Europees te hoeven aanbesteden. Dat is echter een verkeerde inschatting: voor de raming
van de waarde van de opdracht dienen de waarden van beide deelopdrachten bij elkaar te
worden opgeteld. De deelopdrachten vormen een (functionele) eenheid.
In de tijd splitsen
Een provincie heeft vastgesteld dat het over een periode van drie jaren voor een bedrag van
100.000 per jaar aan te huren/leasen dienstauto's nodig heeft. Door de opdracht tot
huren/leasen van de auto's per jaar te vergeven, denkt de provincie niet Europees te
hoeven aanbesteden. Dit is echter niet toegestaan. Opdrachten mogen niet in de tijd
worden beperkt.
2.11
Stap 10: bepaal wanneer dooronderhandeld mag worden
Het kan tijdens een aanbestedingsprocedure voorkomen, dat prijsaanbiedingen van
inschrijvers sterk afwijken (hoger of lager) van de door de aanbesteder opgestelde
kostenbegroting. Welke stappen de aanbesteder in dat geval kan ondernemen, is onder meer
afhankelijk van de toepasselijke regelgeving en de specifieke omstandigheden van de situatie.
Duidelijk is in ieder geval, dat er sprake zal moeten zijn van een substantiële of abnormale
afwijking van de kostenraming. Bovendien moet de afwijking worden getoetst aan een reële
en marktconforme kostenraming.
Bij dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers kan advies worden gevraagd bij de
centrale adviesfunctie aanbesteden, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden
omgegaan. Verder kan bepaald worden dat van dit advies niet kan worden afgeweken, anders
dan met instemming van de budgethouder (dienstspecifieke opdrachten) of de algemeen
directeur (dienstoverschrijdende opdrachten). Bij Europese aanbestedingen is
dooronderhandelen niet toegestaan.
20
2.12
Stap 11: bepaal wanneer nacalculatie plaats dient te vinden
Om bijvoorbeeld te kunnen beoordelen of sprake is van een afwijking van de prijsaanbieding
ten opzichte van de kostenraming die aanleiding geeft om nadere stappen te ondernemen,
dient voldoende inzicht te bestaan in de opbouw van kosten door gedegen nacalculaties en
het volgen van markt-, prijs-, product- en productieontwikkeling. Nadere stappen kunnen
bestaan uit het inschakelen van de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).
2.13
Stap 12: leg vast wanneer de NMa ingeschakeld moet worden
De NMa ziet erop toe, dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door
overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen.
2.14
Stap 13: leg vast wanneer in het kader van de Wet BIBOB advies moet worden gevraagd
De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) beoogt
onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de
Wet BIBOB de overheid onbedoeld bepaalde "criminele" activiteiten faciliteert. De Wet
BIBOB biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om het Bureau BIBOB advies te
vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen
vormen om:
1. een overheidsopdracht in een bepaalde sector niet te gunnen;
2. een eenmaal gesloten overeenkomst te ontbinden, mits deze mogelijkheid in de
overeenkomst is voorzien;
3. geen toestemming te verlenen dat een bepaalde `onderaannemer' wordt ingeschakeld,
mits deze mogelijkheid in het bestek is voorzien.
Overigens gelden voor aanbestedingen de uitsluitinggronden uit de Europese
aanbestedingsrichtlijnen. Deze worden niet verruimd door de invoering van de Wet BIBOB.
Maar een aanbestedende dienst kan wel gebruik maken van het Bureau BIBOB. Door het
aanvragen van een BIBOB-advies krijgt de aanbestedende dienst toegang tot informatie uit
gesloten bronnen. Deze informatie kan de dienst gebruiken bij de toepassing van de reeds
genoemde uitsluitinggronden.
Bij Besluit BIBOB zijn alleen de sectoren bouw, ICT en milieu aangewezen als de sectoren
waarover met betrekking tot overheidsopdrachten advies kan worden gevraagd12.
De Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren stellen een
toets op de integriteit van bedrijven bij aanbestedingen verplicht. De verplichting geldt
vooralsnog alleen voor aanbestedende diensten van de rijksoverheid voor zover het
opdrachten in de sectoren bouw, ICT en milieu betreft.
12 Verdere informatie over de toepassing van de Wet BIBOB kan worden aangetroffen op de website van het Bureau
BIBOB: www.justitie.nl. Met name kan op deze website informatie worden gevonden over de wijze waarop voor een
goede implementatie van de Wet BIBOB in het aanbestedingsbeleid kan worden gezorgd.
21
2.15
Stap 14: leg vast of inschrijvingskosten worden vergoed
Het is gebruikelijk dat inschrijvingskosten niet worden vergoed.
2.16
Stap 15: bepaal dat er aanbestedingsdossiers moeten worden aangelegd
Het aanbestedingsdossier (zie bijlage 2) moet een adequate interne en externe
verantwoording en accountantscontrole tijdens en na uitvoering van de opdracht mogelijk
maken. In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te
worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst
dienen te worden verschaft13.
Inkoopdossiers gemeente Steenwijk
Van iedere geplaatste opdracht dient een "Inkoopdossier" bijgehouden te worden.
Een dergelijk dossier is o.a. bedoeld om aan te kunnen tonen dat de juiste procedure is
gevolgd en dat deze procedure correct is uitgevoerd. Het dossier is in beginsel openbaar
in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), voor zover geen vertrouwelijke
gegevens van bedrijven in het geding zijn. Met deze dossiervorming wordt tevens de
openheid en transparantie van het integrale inkoopbeleid van de gemeente Steenwijk
bevorderd.
2.17
Stap 16: stel verplicht dat medewerkers een checklist Europees aanbesteden hanteren
Om elke medewerker in staat te stellen om op hoofdlijnen te beoordelen welke
aanbestedingsprocedure gevolgd moet/kan worden, dient een checklist te worden gehanteerd
(zie bijlage 3).
2.18
Stap 17: stel vast dat geconstateerde fouten en adviezen opvolging vinden
Het is essentieel dat geconstateerde fouten en adviezen opvolging vinden binnen de
provinciale dan wel gemeentelijke organisatie. Van bijvoorbeeld door de concerncontroller en
de accountant geconstateerde fouten dient te worden geleerd.
2.19
Stap 18: leg vast dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid periodiek moet worden
geëvalueerd
Evaluatie kan plaatsvinden op basis van vragen als:
·
Zijn de beleidsuitgangspunten nog actueel?
·
Is het beleid voldoende bekend onder de medewerkers?
·
Worden de vastgestelde regels voldoende nageleefd?
·
Wordt er geleerd van door de concerncontroller en accountant geconstateerde fouten?
·
Hoe zijn de ervaringen met gekozen leveranciers?
13 Krachtens artikel 3, tweede lid van de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen is in het Besluit
overheidsaanbestedingen de verplichting opgenomen tot het verstrekken van gegevens. De Minister van Economische
Zaken heeft de Regeling gegevensverstrekking overheidsaanbestedingen en aanbestedingen nutssector vastgesteld
(zie Staatscourant nummer 99 d.d. 23 mei 1995, laatstelijk gewijzigd Staatscourant nummer 25 d.d. 2 februari 1999).
Deze regeling geeft een verdere uitwerking aan de verplichting tot gegevensverstrekking.
22
Deel 2: wet- en regelgeving inkopen en
aanbesteden14
3
Relevante wet- en regelgeving voor inkopen en aanbesteden
3.1
Algemeen
De relevante (specifieke) wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door
overheden is:
·
De Europese aanbestedingsrichtlijnen Leveringen15, Diensten16 en Werken17 voor het
uitvoeren van aanbestedingen van leveringen, diensten en werken door overheden.
De Europese aanbestedingsrichtlijn Nutssectoren18 is in het kader van deze handreiking
niet van belang. Alle genoemde richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaalde
waarde te boven gaan. Er is overigens inmiddels een geïntegreerde richtlijn voor
leveringen, diensten en werken (richtlijn 2004/18/EG) in werking getreden.
Deze richtlijn is echter pas van toepassing als Nederland de richtlijn heeft omgezet in
nationale wet- en regelgeving (uiterste datum: is 31 januari 2006).
·
De Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen19 en het Besluit
Overheidsaanbestedingen20 verplichten Nederlandse overheden om de Europese
aanbestedingsrichtlijnen toe te passen.
·
Voor de aanbesteding van werken heeft de rijksoverheid reglementen vastgesteld:
het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001)21 en het UAR-EG 1991
(voor Europese aanbestedingen)22. Ook zijn er beleidsregels vastgesteld23. Deze zijn
niet verplicht van toepassing voor lokale en regionale overheden. De rijksoverheid heeft
zichzelf verplicht deze reglementen toe te passen. Decentrale overheden zijn vrij in het
toepassen van deze reglementen bij het uitvoeren van aanbestedingen.
Per 15 augustus 2004 worden beide UAR's overigens vervangen door het
Aanbestedingsreglement Werken 2004 (ARW 2004).
·
Voor de aanbesteding van leveringen en diensten heeft de rijksoverheid geen
standaardreglementen vastgesteld. Wel is er het Aanbestedingsreglement voor Diensten-
EG 2000 (ARvD-EG 2000) dat decentrale overheden vrijwillig kunnen toepassen.
14 De beschreven wet- en regelgeving alsmede de geschetste recente ontwikkelingen betreffen de stand van zaken tot en
met 31 augustus 2004. De teksten van de betreffende wet- en regelgeving kunnen worden teruggevonden op www.ovia.nl
of www.europadecentraal.nl.
15 Richtlijn 93/36/EEG, Publicatieblad L199 van 9 augustus 1993.
16 Richtlijn 92/50/EEG, Publicatieblad L209 van 24 juli 1992.
17 Richtlijn 93/37/EEG, Publicatieblad L199 van 9 augustus 1993.
18 Richtlijn 93/38/EEG, Publicatieblad L199 van 9 augustus 1993.
19 Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen, Staatsblad 212, 1993.
20 Besluit Overheidsaanbestedingen, Staatsblad 436, 1997 en Staatsblad 542, 1998.
21 Uniform Aanbestedingsreglement 2001, Staatscourant 113, 2001.
22 Uniform Aanbestedingsreglement EG 1991, Staatscourant 28, 1991.
23 Beleidsregels aanbesteding van werken, Staatscourant 113, 2001.
23
·
De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur)24 biedt
de mogelijkheid aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB in concrete
aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die
binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen aanleiding kunnen zijn partijen uit te
sluiten. Bij Besluit BIBOB25 zijn alleen de sectoren bouw, ICT en milieu aangewezen als
de sectoren waarover met betrekking tot overheidsopdrachten advies kan worden
gevraagd. Overigens heeft de Ministerraad op 13 februari 2004 ingestemd met
beleidsregels om bedrijven bij aanbestedingen verplicht te toetsen op integriteit26.
De verplichting geldt vooralsnog alleen voor aanbestedende diensten van de rijksoverheid
voor zover het opdrachten in de sectoren bouw, ICT en milieu betreft.
3.2
Europese aanbestedingsregels27
3.2.1
Algemeen
De volgende opdrachtgevers worden volgens de richtlijnen voor overheidsopdrachten
aangemerkt als aanbestedende dienst:
·
de Staat;
·
provincies;
·
gemeenten;
·
waterschappen;
·
publiekrechtelijke instellingen.
Onder een publiekrechtelijke instelling wordt verstaan:
1. de instellingen die:
rechtspersoonlijkheid bezitten, en
zijn opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang
die geen industrieel of commercieel karakter dragen, en
aan één of meerdere van de volgende criteria voldoen:
·
de instelling wordt voor meer dan 50% door een aanbestedende dienst
gefinancierd;
·
het beheer van de instelling is aan het toezicht van een aanbestedende dienst
onderworpen;
·
de meerderheid van haar directie, raad van bestuur of raad van toezicht is door een
andere aanbestedende dienst benoemd.
2. verenigingen of samenwerkingsverbanden die gevormd zijn door de hierboven genoemde
diensten, instellingen of lichamen.
24 Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur, Staatsblad 347, 2002.
25 Besluit houdende uitvoering van de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur,
Staatsblad 180, 2003.
26 Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren, Staatscourant 40, 2004.
27 Het betreft hier slechts een zeer korte weergave van de regels. Meer informatie over de Europese aanbestedingsregels
kan worden gevonden in: Handboek Aanbestedingsrecht, M.J.J.M Essers en G.W.A. van de Meent, Elsevier, Den Haag en
Handboek van het Europese en het Nederlandse aanbestedingsrecht, E.H. Pijnacker Hordijk en
G.W. van der Bend, Sdu uitgevers, Den Haag, 1999.
24
Voor provinciale en gemeentelijke aanbestedingen zijn drie Europese richtlijnen voor het
verstrekken van opdrachten van belang. Dit zijn de hiervoor reeds genoemde richtlijnen voor
Leveringen, Diensten en Werken. Deze richtlijnen moeten vormgeven aan de begrippen
openbaarheid, doorzichtigheid en objectiviteit. Openbaarheid betekent dat overheids-
opdrachten bekend zijn bij het gehele Europese bedrijfsleven. Doorzichtigheid wordt bereikt
door het toepassen van uniforme procedures en inschrijftermijnen voor Europees
aanbesteden. Objectiviteit ontstaat door het opstellen van niet-discriminerende criteria voor
het selecteren van aanbieders.
Voor een antwoord op de vraag onder welke richtlijn een opdracht valt, is het onderwerp van
de opdracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een combinatie
van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), is het
onderwerp dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie
waarin de opdracht dient te worden ingedeeld.
Inbesteden
De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn alleen onder bepaalde voorwaarden van
toepassing op de aanbesteding van overheidsopdrachten. De richtlijnen zijn niet van
toepassing op de inbesteding van overheidsopdrachten. In de literatuur wordt gesteld dat er
sprake is van inbesteding indien een aanbestedende dienst binnen zijn eigengezagsstructuur
een opdracht verstrekt. Er is sprake van een gezagstructuur als de provincie of gemeente
toezicht uitoefent op een entiteit zoals op zijn eigen diensten en de entiteit tegelijkertijd het
merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van de provincie of gemeente.
3.2.2
Drempelbedragen
Provincies en gemeenten zijn verplicht opdrachten op het gebied van leveringen, diensten en
werken, die boven een bepaald drempelbedrag uitkomen, openbaar aan te besteden volgens
de Europese richtlijnen. Vanaf 1 januari 2004 tot en met 31 december 2005 gelden de
volgende drempelbedragen voor provincies en gemeenten:
·
Leveringen: 236.945;
·
Diensten: 236.945 of 200.00028;
·
Werken: 5.923.624 of 5.000.00029.
Voor het bepalen van de opdrachtwaarde dient naar de totale (geraamde) waarde te worden
gekeken. Hierbij dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen. Bij het
bepalen van de waarde van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoeftestelling als
uitgangspunt te worden genomen. Er mag niet een bepaalde ramingsmethode worden
gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden.
Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst en dit betekent ook
dat de opdracht niet in tijd beperkt mag worden. Gelijksoortige opdrachten dienen op het
niveau van de aanbestedende dienst, op het niveau dus van de provincie dan wel gemeente,
bij elkaar te worden geteld.
28 M.b.t. diensten geldt vanaf 1 januari 2004 voor gesubsidieerde opdrachten, O&O en telecommunicatiediensten en de
diensten vallend onder bijlage IB van de Richtlijn Diensten een drempelbedrag van 200.000.
29 Voor concessies en projecten die voor meer dan 50% worden gesubsidieerd geldt vanaf 1 januari 2004 een
drempelwaarde van 5.000.000.
25
Inkoopcoördinatie
Om de totale (geraamde) waarde van een opdracht goed te kunnen bepalen is enige mate
van inkoopcoördinatie onvermijdelijk. Alleen op centraal niveau kan inzicht worden
verkregen in de omvang van de behoeftestelling van de gehele provincie of gemeente.
Op centraal niveau dient aggregatie van gelijksoortige opdrachten plaatsvinden.
3.2.3
Wijze van publiceren
Aanbestedende diensten dienen voorgenomen opdrachten te melden bij de Europese
Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de
EG30. Er bestaan drie soorten van aankondigingen om te bereiken dat alle aanbieders uit alle
landen van de Europese Gemeenschap op de hoogte zijn van het voornemen om een
opdracht Europees aan te besteden:
1. de vooraankondiging: de aanbestedende dienst kan voor opdrachten boven het relevante
drempelbedrag een vooraankondiging publiceren; het doen van een vooraankondiging
biedt het voordeel dat de voor de gekozen procedure geldende termijnen mogen worden
verkort (in het geval van de aanbesteding van diensten en werken).
2. de eigenlijke aankondiging: in het kader van alle aanbestedingsprocedures, met
uitzondering van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking,
moet een aankondiging van de opdracht gepubliceerd worden.
3. de aankondiging van de gegunde opdracht: deze aankondiging bevat onder meer
informatie over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningscriteria en de naam
van de onderneming waaraan de opdracht is gegund.
3.2.4
Aanbestedingsprocedures
De Europese richtlijnen kennen een viertal procedures met daarbij geldende termijnen.
Provincies en gemeenten kunnen als aanbestedende dienst bij een te plaatsen opdracht in
beginsel kiezen tussen een openbare en een niet-openbare procedure. Daarnaast bestaan er
nog de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking en de
onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Deze laatste twee
procedures kunnen alleen maar in strikte uitzonderingssituaties worden toegepast.
Bij de openbare procedure wordt een voorgenomen opdracht van een aanbestedende
dienst als een aankondiging opgenomen in het Supplement op het Publicatieblad van de EG.
Vervolgens kunnen belangstellende bedrijven een offerte voor de opdracht indienen.
De bedrijven hebben volgens de Europese regels minimaal 52 kalenderdagen de tijd om hun
offerte in te dienen. De aanbestedende dienst moet uit deze offertes kiezen aan welk bedrijf
de opdracht wordt gegund, op grond van objectieve selectie- en gunningscriteria die vooraf in
de aankondiging zijn aangeduid.
30 Zie http://simap.eu.int/NL/pub/src/welcome.htm voor de officiële procedures, instructies en de nieuwste
formulieren.
26
Ook bij de niet-openbare procedure wordt een voorgenomen opdracht van een
aanbestedende dienst als een aankondiging opgenomen in het Supplement op het
Publicatieblad van de EG. Na de publicatie van de aankondiging kunnen bedrijven zich als
gegadigde melden voor het uitbrengen van een offerte. De bedrijven hebben volgens de
Europese regels minimaal 37 kalenderdagen de tijd om te reageren op de aankondiging.
Uit de gegadigden selecteert de aanbestedende dienst op vooraf in de aankondiging
aangeduide selectiecriteria minimaal 5 bedrijven die worden uitgenodigd om op basis van een
programma van eisen een offerte uit te brengen. De af te wijzen gegadigden ontvangen
gelijktijdig bericht onder opgave van redenen waarom ze zijn afgewezen. De gegadigden voor
het uitbrengen van een offerte hebben een termijn van ten minste 40 kalenderdagen voor de
inzending van hun offerte. De offertes worden beoordeeld op basis van de vooraf in de
aankondiging aangeduide gunningscriteria.
In een beperkt aantal limitatief in de richtlijnen omschreven situaties mag de aanbestedende
dienst nadat aankondiging en preselectie heeft plaatsgevonden met één of meer gegadigden
in onderhandeling treden waarbij de contractuele voorwaarden worden vastgelegd. In elke
richtlijn zijn de situaties beschreven waarbij het bij uitzondering is toegestaan om een
onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking te starten.
In zeer strikte uitzonderingssituaties die limitatief in de richtlijnen zijn omschreven, mag de
aanbestedende dienst een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
starten. De aanbestedende dienst mag dan direct onderhandelen met de door haar uitgekozen
gegadigde(n) over de inhoud van het contract.
3.2.5
Selectie- en gunningscriteria
In de Europese richtlijnen zijn criteria opgenomen voor het selecteren van bedrijven en het
gunnen van de opdrachten. Voor zowel de selectie- als de gunningscriteria geldt dat
uitsluitend die criteria mogen worden gehanteerd die in de richtlijnen zijn genoemd.
Tevens schrijven de richtlijnen voor welke referenties mogen worden opgevraagd om de
geschiktheid van een dienstverlener te bepalen. De selectie- en gunningscriteria dienen
vooraf in de aankondiging te worden aangeduid.
In de richtlijnen worden de volgende selectiecriteria genoemd:
·
criteria op basis waarvan een dienstverlener kan worden uitgesloten, zoals faillissement,
surséance van betaling en het niet afdragen van belastingen en premies (de zogenaamde
uitsluitingscriteria);
·
criteria op basis waarvan de financiële en economische draagkracht kan worden
aangetoond, zoals balansen en omzetcijfers;
·
criteria op basis waarvan technische bekwaamheid kan worden vastgesteld, zoals
vakkundigheid, efficiency, ervaring en betrouwbaarheid.
27
Disproportionele selectiecriteria
In de praktijk blijken provincies en gemeenten soms te zware selectiecriteria te hanteren.
Te zwaar wil zeggen te zwaar in relatie tot de te vergeven opdracht. Het gaat hier om
zogenaamde disproportionele eisen. Zo komt het voor dat voor een relatief kleine opdracht
tot bijvoorbeeld het leveren van schoonmaakdiensten of huisvuildiensten dusdanige
referenties worden gevraagd dat alleen grote, ervaren ondernemingen zich kunnen
kwalificeren. Hiermee dreigen (lokale en regionale) MKB-ondernemingen buiten de boot te
vallen bij het Europees aanbesteden van opdrachten. Voor elke aan te besteden opdracht
dient de betreffende overheid met grote zorgvuldigheid te beoordelen welke selectiecriteria
redelijkerwijs kunnen worden gesteld. Het stellen van disproportionele eisen is in strijd
met de Europese aanbestedingsregels.
In de richtlijnen worden de volgende gunningscriteria genoemd:
·
de laagste prijs;
·
de economisch voordeligste aanbieding.
Bij de keuze voor de toepassing van het gunningscriterium de economisch voordeligste
aanbieding kunnen verschillende aspecten een rol spelen al naar gelang de aard van de
opdracht (kwaliteit, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, datum van
levering/uitvoering en de prijs).
Alcatel-arrest: termijn inbouwen tussen gunning en sluiten contract
In het Alcatel-arrest (zaak C-81-98 van 28 oktober 1999) heeft het Europese Hof van
Justitie bepaald dat de aanbieders/inschrijvers die niet voor de gunning van een
overheidsopdracht in aanmerking komen, de mogelijkheid moeten hebben om de
gunningsbeslissing voorafgaand aan de overeenkomst opzij te zetten c.q. nietig te laten
verklaren. Procesrechtelijk betekent dit dat er een bepaalde periode tussen de gunning en
het sluiten van de overeenkomst in acht dient te worden genomen teneinde de
aanbieders/inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningsbesluit nietig te kunnen
laten verklaren. Het is derhalve van praktisch belang dat er met de aanbieder van de beste
aanbieding, ofwel een overeenkomst tot stand komt onder ontbindende voorwaarde (de
rechtshandeling verkrijgt direct haar werking, maar vervalt op het moment waarop beroep
wordt ingesteld door andere belanghebbenden tegen het gunningsbesluit), dan wel een
overeenkomst tot stand komt onder opschortende voorwaarde. De opschortende
voorwaarde zou inhouden dat gedurende een bepaalde periode door (andere)
belanghebbenden geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid beroep in te stellen
tegen het gunningsbesluit. Er bestaat verder nog een derde weg, en dat is de mogelijkheid
om het gunningsbesluit in het geheel uit te stellen; de feitelijke gunning uit te stellen tot
het moment waarop de termijn is verstreken waarbinnen de mogelijkheid bestaat voor
andere belanghebbenden om beroep in te stellen tegen het gunningsbesluit.
Maar hoe lang mag deze zogenoemde standstill-termijn nu eigenlijk duren? In het geval er
wordt uitgegaan van de privaatrechtelijke contractuele vrijheid en een navenante redelijke
termijn, lijkt een contractuele beroepstermijn van om en nabij de 15 werkdagen ná
dagtekening van de schriftelijke gunningsbeslissing redelijk. Naar de mening van het
Interdepartementaal Overlegorgaan Europese Aanbestedingsvoorschriften (IOEA) kan,
afhankelijk van de opdracht en de gevolgde procedure, de aanbestedende dienst voor een
langere of kortere termijn kiezen.
28
Voor meer informatie over hoe praktisch om te gaan met de implicaties van het Alcatel-
arrest, zie: http://www.ez.nl/content.jsp?objectid=23259.
3.2.6
Risico's van niet-naleven
Juridische risico's
In het geval de betreffende Europese richtlijn niet of niet voldoende wordt nageleefd, kan dit
aanleiding zijn voor het opleggen van sancties. Een aanbieder die meent in zijn rechten te
zijn geschaad, kan met een beroep op de richtlijn bij de (nationale) civiele rechter vorderen
dat de procedure wordt gestopt, wordt opgeschort of dat hij alsnog wordt toegelaten tot de
procedure. In het geval de opdracht al is gegund, is het denkbaar dat de betreffende aanbieder
een eis tot schadevergoeding indient vanwege onrechtmatig handelen van de aanbestedende
dienst.
Ook kan een klacht worden ingediend bij de Europese Commissie, die vervolgens de
betreffende lidstaat kan aanspreken. Aangezien de Europese Commissie niet over de
bevoegdheid beschikt dwangsommen op te leggen zal zij, wanneer voor sanctionering wordt
gekozen, de kwestie voorleggen aan het Europese Hof van Justitie. Een veroordeling door dit
Hof kan worden gebruikt in een procedure binnen het betreffende land waarin de
schadevergoeding wordt gevorderd.
Een benadeelde aanbieder kan voor één van bovengenoemde procedures kiezen, maar ook
voor allebei tegelijk.
Financiële risico's
Financiële risico's in dit verband vloeien direct voort uit de hiervoor geschetste juridische
risico's. Indien bij een overheidsopdracht ten onrechte de Europese aanbestedingsregels niet
worden gevolgd (er wordt ten onrechte niet Europees aanbesteed of de
aanbestedingsvoorschriften worden niet volledig opgevolgd), dan kan dat grote financiële
consequenties hebben voor de betreffende provincie dan wel gemeente.
Financiële consequenties kunnen zich in verschillende vormen voordoen. Zoals hiervoor
aangegeven kan de nationale rechter bepalen dat de provincie of gemeente de opdracht
opnieuw moet aanbesteden (met alle extra kosten van dien) of dat de provincie of gemeente
een schadevergoeding moet betalen. Het Europese Hof van Justitie kan een dwangsom
opleggen.
Provincies en gemeenten zijn primair zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Europese
aanbestedingsregels. In het geval van inbreuken op die regels door decentrale overheden, is
het echter de lidstaat Nederland, in casu het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK), die daarop door de Europese Commissie wordt aangesproken.
Mocht het ooit zo ver komen dat er door het Europese Hof van Justitie een dwangsom wordt
opgelegd aan de lidstaat Nederland, dan heeft de Staat zich het recht voorbehouden om een
dergelijke dwangsom te verhalen op de provincie dan wel de gemeente die de inbreuk
gepleegd heeft.31
31 Circulaire van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken, nr. CW96/U 142, d.d. 8 februari 1996. Zie ook brief van de
Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, nr. IFLO2004/57719, d.d. 19 april 2004.
29
Het treffen van specifieke voorzieningen in de financiële sfeer ligt niet voor de hand.
Financiële gevolgen kunnen immers in principe voorkomen worden door zorgvuldig
juridisch beleid. Wel zal een provincie dan wel gemeente die veel met grote
aanbestedingsprocedures te maken heeft in zijn algemene weerstandsvermogen rekening
moeten houden met onverhoopte uitglijders op het terrein van het Europese
aanbestedingsrecht.
4
Recente ontwikkelingen wet- en regelgeving voor inkoop en aanbesteden
4.1
Europese ontwikkelingen
4.1.1
Europese Commissie: ook voor opdrachten beneden de Europese drempelwaarden geldt een
passende wijze van openbaarmaking
De Europese Commissie stelt zich inmiddels op het standpunt dat ook voor het vergeven van
overheidsopdrachten die buiten het toepassingsgebied van de Europese
aanbestedingsrichtlijnen vallen, de beginselen van transparantie en non-discriminatie in acht
moeten worden genomen. De Commissie leidt daaruit af dat in beginsel in elke zaak een
passende wijze van voorafgaande publicatie moet plaatsvinden32.
Relevant in dit verband is dat in juli 2003 de Commissie een met redenen omkleed advies
heeft uitgebracht naar aanleiding van een opdracht van de gemeente Assen tot de levering
van afvalcontainers met een waarde onder het drempelbedrag van de Europese richtlijn
Leveringen. De opdracht was onderhands gegund zonder voorafgaande bekendmaking.
Ook hier stelt de Commissie zich op het standpunt dat een passende wijze van voorafgaande
publicatie had moeten plaatsvinden. Aangezien de lidstaat Nederland het in deze zaak niet
(geheel) eens is met de Commissie, bestaat de kans dat de Commissie de zaak voor het
Europese Hof van Justitie zal brengen.
De vraag is natuurlijk wat onder `een passende wijze' moet worden verstaan. De wijze van
publicatie lijkt met name afhankelijk gesteld te kunnen worden van de omvang van de
opdracht. Bij een relatief kleine opdracht zou bijvoorbeeld volstaan kunnen worden met
publicatie op de eigen website of bekendmaking van de opdracht in een lokale, regionale of
gespecialiseerde krant, terwijl bij relatief wat grotere opdrachten bijvoorbeeld gekozen zou
kunnen worden voor bekendmaking in een nationale krant of middels een aankondiging in
het Supplement op het Publicatieblad van de EG. De informatie die de gekozen
publiciteitsvorm kan bevatten betreft bijvoorbeeld:
·
het voorwerp van de opdracht;
·
het soort aanbestedingsprocedure;
·
de selectie- en gunningscriteria;
·
aanduiding van waar relevante stukken kunnen worden opgevraagd;
·
naw-gegevens van de contactpersoon;
·
aanduiding van waar en tot wanneer offertes kunnen worden ingediend.
32 Zie arrest HvJ d.d. 7 december 2000, zaak C-324/98, Telaustria, Jur. 2000, p.I-10745 en beschikking EC d.d.
3 december 2001, zaak C-59/00, Vestergaard, Jur. 2001, p. I-9505. Zie tevens Het Europese aanbestedingsrecht is altijd
van toepassing, C. Judmaier, Tender Nieuwsbrief, november 2003.
30
Belangrijke vraag in dit kader is ook of er een drempelbedrag zou moeten gelden.
Gesteld zou bijvoorbeeld kunnen worden dat alleen vanaf een bedrag van 30.000 voor
leveringen en diensten en 40.000 voor werken een passende mate van openbaarheid hoeft
te worden nagestreefd. Geldt er geen drempelbedrag, dan betekent dit dat alle
aanbestedingen volgens een openbare procedure dienen te geschieden; een procedure van
gunning uit de hand of onderhandse gunning mag dan niet meer.
De Europese Commissie heeft zich nog niet uitgelaten over een dergelijke drempelwaarde.
In het Visiedocument aanbesteden33 heeft het ministerie van Economische Zaken aangegeven
dat de uitkomsten van een aantal momenteel bij het Europese Hof van Justitie voorliggende
relevante zaken worden afgewacht. Vervolgens zal worden bekeken wat de consequenties zijn
voor de nationale aanbestedingswetgeving en of het stellen van nadere regels voor opdrachten
beneden de Europese drempelwaarden wenselijk of noodzakelijk is. Het is belangrijk dat
provincies en gemeenten de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend in de gaten houden.
4.1.2
Één geïntegreerde richtlijn voor leveringen, diensten en werken
Een andere recente ontwikkeling is dat de huidige aanbestedingsrichtlijnen voor Leveringen,
Diensten en Werken vervangen zijn door één geïntegreerde richtlijn. Op zeven gebieden zijn
wezenlijke wijzigingen doorgevoerd. Het betreft achtereenvolgens:
1. een vereenvoudiging van de drempels (artikel 7);
2. een verduidelijking van de bepalingen betreffende de technische specificaties waardoor
een daadwerkelijke mededinging kan worden gewaarborgd door de deelneming van een
zo groot mogelijk aantal inschrijvers en in het bijzonder van innoverende ondernemingen
(artikel 23);
3. de mogelijkheid om in het kader van opdrachtgunning bepaalde sociale- dan wel milieu-
eisen te stellen (artikel 26 respectievelijk 50);
4. de (optionele) invoering van een nieuwe aanbestedingsprocedure, de zogenaamde
concurrentiële dialoog, waardoor voor bijzonder complexe opdrachten de dialoog tussen
de aanbestedende dienst en de verschillende gegadigden mogelijk wordt gemaakt, terwijl
de oproep tot mededinging en de inachtneming van de gelijke behandeling worden
gewaarborgd (artikel 29);
5. de aan de aanbestedende diensten geboden mogelijkheid zogenaamde
"raamovereenkomsten" te sluiten waarvan niet alle voorwaarden worden vastgesteld en
op basis waarvan opdrachten kunnen worden geplaatst zonder dat voor elk ervan alle
verplichtingen van de richtlijn worden toegepast (artikel 32, optioneel);
6. een versterking van de bepalingen betreffende de gunningscriteria en de selectie
(artikel 53);
7. (optionele) invoering van elektronische aankoopmechanismen en de daaruit
voortvloeiende verkorting van de termijnen van een aanbestedingsprocedure (artikel 54).
33 Visiedocument aanbesteden, ministerie van Economische Zaken, 15 juli 2004, Den Haag.
31
Inwerkingtreding geïntegreerde richtlijn voor leveringen, diensten en werken
De nieuwe richtlijn 2004/18/EG is in werking getreden op de dag dat deze is gepubliceerd
in het Publicatieblad van de EG: 30 april 200434. Na inwerkingtreding van de richtlijn heeft
Nederland vervolgens nog een termijn van 21 maanden om de richtlijn in nationale wet- en
regelgeving om te zetten. Pas na omzetting zal de geïntegreerde richtlijn in Nederland van
toepassing zijn op aanbestedingen van leveringen, diensten en werken. De uiterste datum
voor omzetting is 31 januari 2006. Tot die tijd zijn de `oude' richtlijnen van toepassing.
4.1.3
Wijziging CPV codes
Op 8 januari 2004 is Verordening 2151/2003 betreffende de Gemeenschappelijke
Woordenlijst Overheidsopdrachten (Common Procurement Vocabulary, CPV) in werking
getreden35. De lijst is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten.
Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving worden
gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico
vormen.
Daarom heeft de Europese Commissie besloten dat de lidstaten de beschikking moeten
hebben over één referentiesysteem, waarin de objecten van aanbesteding in alle officiële talen
van de Gemeenschap op dezelfde wijze worden omschreven en dezelfde cijfercode krijgen.
Daartoe zijn de diverse standaardlijsten (nomenclaturen) die werden gebruikt
geharmoniseerd en gestandaardiseerd tot de CPV.
Met de CPV kunnen een mogelijke aanbieder en de aanbestedende dienst het object van de
aanbesteding beter identificeren. De CPV maakt de aanbestedingen van overheidsopdrachten
doorzichtiger, de opzet van een informatiesysteem gemakkelijker en vereenvoudigt de
vertalingen van de aankondigingen en de voorbereiding van statistieken36.
4.2
Nationale ontwikkelingen
4.2.1
Dwingend uniform aanbestedingskader
Naar aanleiding van de Parlementaire Enquête Bouwnijverheid heeft het kabinet een aantal
acties toegezegd aan de Tweede Kamer (TK 28 244, nr. 54). Op het gebied van
aanbestedingen is toegezegd dat er een dwingend uniform aanbestedingskader zal worden
ingevoerd voor alle overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken van rijk,
provincies, gemeenten en publiekrechtelijke instellingen. Dit kader zal voor opdrachten
boven en onder de Europese aanbestedingsgrens (drempelwaarde) moeten gelden.
34 Richtlijn 2004/18/EG, Publicatieblad L134/114 van 30 april 2004. De richtlijn is te vinden op:
http://europa.eu.int/eur-lex/pri/nl/oj/dat/2004/l_134/l_13420040430nl01140240.pdf.
35 Verordening 2151/2003 van 16 december 2003 tot wijziging van Verordening 2195/2002 is te vinden op:
http://europa.eu.int/eur-lex/pri/nl/oj/dat/2003/l_329/l_32920031217nl00010270.pdf.
36 Een handige zoekmachine voor de juiste betekenis van CPV-codes is te vinden op:
http://www.europadecentraal.nl/emc.asp?pagId=516.
32
Op 15 juli 2004 heeft Minister Brinkhorst van EZ het visiedocument aanbesteden
aangeboden aan de Tweede Kamer. In het document wordt aangekondigd dat er op termijn
een kenniscentrum aanbesteden zal komen. Allereerst zal voor de bouwsector het
Kenniscentrum Aanbesteden Bouw onder verantwoordelijkheid van de Minister van
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) worden opgericht.
Het ministerie van EZ zal zich richten op de het vergroten van de kennis over aanbesteden
bij de sectoren leveringen en diensten. Op termijn zullen beide functies worden geïntegreerd
tot één kenniscentrum. Verder is in het visiedocument te lezen dat er nieuwe regelgeving
komt die moet zorgen voor een betere naleving van de aanbestedingsregels. Uitgangspunten
hierbij zijn heldere, uniforme regels en minder uitvoeringslasten. Als de naleving niet
verbetert, overweegt Brinkhorst meer ingrijpende maatregelen zoals het instellen van
toezicht.
4.2.2
Aanpassing UAR's
Per 15 augustus 2004 worden de bestaande Uniforme Aanbestedingsreglementen (UAR's)
vervangen door het Aanbestedingsreglement Werken 2004 (ARW 2004)37. De Beleidsregels
aanbesteding van werken worden per 15 augustus 2004 vervangen door de Beleidsregels
aanbesteding van werken 200438. Doelstellingen van het ARW 2004 zijn onder meer dat de
verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer transparanter worden geregeld en dat
de positie van de overheid als opdrachtgever wordt versterkt. De VNG adviseert gemeenten
overigens het ARW 2004 niet van toepassing te verklaren39. In de brief d.d. 18 augustus 2004
waarmee de Minister van VROM het ARW 2004 en de beleidsregels aanbiedt aan de Tweede
Kamer, staat dat het kabinet niet gelukkig is met het VNG-advies. Er wordt overleg
aangekondigd met de Ministers van BZK en EZ om te bezien op welke wijze de VNG alsnog
overtuigd kan worden van het nut van toepassing van het ARW 2004.
4.2.3
Beleidsregels integriteit
De Ministerraad heeft op 13 februari 2004 ingestemd met beleidsregels om bedrijven bij
aanbestedingen verplicht te toetsen op integriteit (Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij
aanbestedingen in BIBOB-sectoren40). Achtergrond is dat de overheid bedrijven die zich
schuldig maken aan fraude, wil uitsluiten van toekomstige aanbestedingen. De verplichting
geldt vooralsnog alleen voor aanbestedende diensten van de rijksoverheid voor zover het
opdrachten in de sectoren bouw, ICT en milieu betreft.
Om te komen tot een uniforme aanpak binnen de rijksoverheid en om de administratieve
lasten voor het bedrijfsleven laag te houden, is er een verplicht formulier met
standaardvragen opgesteld, dat bedrijven moeten invullen als zij willen inschrijven voor
een overheidsopdracht. Bedrijven kunnen dit formulier, eenmaal ingevuld, voor alle
opdrachten binnen de rijksoverheid gebruiken. Aanbestedende diensten voeren een
integriteitsonderzoek uit.
Bij een vermoeden van fraude zijn aanbestedende diensten verplicht advies te vragen bij het
Bureau BIBOB. Vervolgens beoordeelt de aanbestedende dienst of hij de gegadigde op grond
van de uitkomsten van eigen onderzoek en het advies van BIBOB uitsluit.
37 Besluit invoering Aanbestedingsreglement Werken 2004, Staatscourant 126, 2004.
38 Beleidsregel aanbesteding van werken 2004, Staatscourant 126, 2004.
39 Zie: http://www.vng.nl/Documenten/vngdocumenten/parlement_FEI-2004002052.pdf .
40 Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOB-sectoren, Staatscourant 40, 2004.
33
34
Bijlage 1: Voorbeeld collegebesluit
Het bijgevoegde voorbeeldbesluit is gebaseerd op het gecoördineerde inkoopmodel.
Dienstspecifieke opdrachten worden dus decentraal ingekocht en dienstoverschrijdende
opdrachten worden centraal ingekocht. Het voorbeeld kan met enige aanpassingen echter ook
worden gebruikt door provincies en gemeenten die kiezen voor een gedecentraliseerd of
gecentraliseerd inkoopmodel.
Dit voorbeeld collegebesluit kunnen provincies en gemeenten gebruiken bij het opstellen van
hun eigen besluit. Let wel: alle in het voorbeeld opgenomen artikelen hebben een facultatief
karakter. Door de betreffende provincie of gemeente moeten zelf expliciete keuzes worden
gemaakt.
35
Voorbeeld collegebesluit inkoop en aanbesteding
Artikelen
Het college van de provincie.../Het college van de gemeente ... besluit,
gelet op de financiële verordening ter uitvoering van artikel 216 van de Provinciewet/artikel
212 van de Gemeentewet en het Organisatiebesluit van de provincie/gemeente ...,
vast te stellen:
Besluit inzake de interne regels (protocol) van de provincie/gemeente ... voor de inkoop en
aanbesteding van leveringen, diensten en werken.
Artikel 1
Definities
In dit besluit wordt verstaan onder:
a) Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.
b) Aanbesteden: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een
procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een
opdracht.
c) Gunning uit de hand: de overheidsorganisatie kiest zelf een leverancier uit. Er is geen
sprake van concurrentie tussen leveranciers.
d) Onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte
concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers.
e) Openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op nationaal niveau
een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle
leveranciers uit het land.
f) Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op
Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije
concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van
toepassing.
Artikel 2
Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
Doelstellingen van het provinciaal/gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid vormen:
1. het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving;
2. het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid;
3. het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;
4. het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling
krijgen in het proces van aanbestedingen;
5. het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van
opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding;
6. het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op
ambtelijk niveau.
36
Artikel 3
Opstellen nota inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid
1. Het provinciale/gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt uiteengezet in een
door het college op te stellen nota. Deze nota dient gebaseerd te zijn op de
uitgangspunten geformuleerd in dit besluit.
2. Het college stelt de nota vast nadat de provinciale staten/de raad in de gelegenheid zijn/is
gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken.
Artikel 4
Gecoördineerde inkoopfunctie
1. De gecoördineerde inkoopfunctie identificeert jaarlijks dienstoverstijgende
inkooppakketten t.b.v. gebundelde inkoop.
2. De gebundelde inkoop vindt plaats door de gecoördineerde inkoopfunctie.
3. De dienstcontroller [of een andere bevoegde ambtenaar] is inkoopcoördinator op
dienstniveau.
4. Ten behoeve van de identificatie van de behoefte aan dienstoverstijgende inkoop, leveren
de inkoopcoördinatoren op dienstniveau jaarlijks vóór pm de dienstbestedingsplannen bij
de gecoördineerde inkoopfunctie aan.
5. Op basis van de dienstbestedingsplannen enerzijds en de kwantitatieve analyse anderzijds
stelt de gecoördineerde inkoopfunctie jaarlijks een inkoop jaarplan op. Dit plan wordt in
concept aan het controllersoverleg [of een ander bevoegd gremium] aangeboden. Na toetsing
op de budgettaire consequenties wordt het plan ter goedkeuring aan het
provinciaal/gemeentelijk management team aangeboden.
Artikel 5
Centrale adviesfunctie aanbesteden
1. De centrale adviesfunctie aanbesteden brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit
omtrent aanbestedingen aan de voor de aanbestedingen verantwoordelijke personen.
2. Bij opdrachten met een geraamde waarde gerekend exclusief BTW onder de Europese
drempel, kan de centrale adviesfunctie gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen. Van het
advies kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van de directeur van de
betrokken dienst, indien hij daartoe bevoegd is.
3. Bij opdrachten met een geraamde waarde gerekend exclusief BTW gelijk aan of hoger
dan de Europese drempel, moet de centrale adviesfunctie aanbesteden verplicht om advies
worden gevraagd. De functie brengt advies uit ten aanzien van:
a. het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en
aanbestedingsbeleid;
b. de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en
gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?);
c. het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.
4. Van de adviezen van de centrale adviesfunctie aanbesteden betreffende opdrachten boven
de genoemde grenswaarde, kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van
het college van gedeputeerde staten/college van burgemeester en wethouders. Voorstellen
daartoe aan het college, gaan vergezeld van een advies van de concerncontroller [of een
andere bevoegde ambtenaar].
5. De centrale adviesfunctie aanbesteden houdt een registratie van aanbestedingen bij van
opdrachten met een geraamde waarde boven pm. Daartoe dient de
projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding van een opdracht met een
geraamde waarde boven pm melding te doen aan de centrale adviesfunctie
aanbesteden. Geregistreerd worden in elk geval of het een levering, een dienst of een
werk betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke
aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke
uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan
voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering.
37
6. De centrale adviesfunctie aanbesteden houdt een registratie bij van de ervaringen met
gekozen leveranciers.
Artikel 6
Interne controle
1. De concerncontroller [of een andere bevoegde ambtenaar] bewaakt dat het
aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd.
2. De concerncontroller [of een andere bevoegde ambtenaar] toetst daartoe achteraf en
steekproefsgewijs of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.
3. Het resultaat van de toets wordt, voorzien van motiveringen en parafen, in het
aanbestedingsdossier vastgelegd.
Artikel 7
Beslissingsbevoegdheden
1. De aanbesteding van dienstspecifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid
van de betreffende budgethouder/het college, dan wel een door deze persoon/het college
aangewezen mandataris. Uitvoering kan plaatsvinden door ad hoc inkoopteams,
bestaande uit medewerkers van de desbetreffende diensten al dan niet met inbreng van
de gecoördineerde inkoopfunctie en/of de centrale adviesfunctie aanbesteden.
2. De aanbesteding van dienstoverschrijdende opdrachten vindt plaats onder
verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/het college, dan wel een door deze
persoon/het college aangewezen mandataris. Uitvoering kan plaatsvinden door
multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de
desbetreffende diensten, de gecoördineerde inkoopfunctie, de centrale adviesfunctie
aanbesteden en waar nodig externe expertise.
Artikel 8
Bepaling aanbestedingsprocedure
Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure dient uitgegaan te worden van de volgende
regels:
1. Gunning uit de hand vindt plaats:
a. bij leveringen en diensten tot een bedrag van pm;
b. bij werken tot een bedrag van pm;
2. Onderhandse aanbesteding vindt plaats:
a. bij leveringen en diensten van pm tot een bedrag van pm;
b. bij werken van pm tot een bedrag van pm;
3. Openbare aanbesteding vindt plaats:
a. bij leveringen van pm tot het wettelijke minimumbedrag;
b. bij diensten van pm tot het wettelijke minimumbedrag;
c. bij werken van pm tot het wettelijke minimumbedrag;
4. Europese aanbesteding vindt plaats:
a. bij leveringen vanaf het wettelijke minimumbedrag;
b. bij diensten vanaf het wettelijke minimumbedrag;
c. bij werken vanaf het wettelijke minimumbedrag.
38
Artikel 9
Opstellen aanbestedingsreglement
Het college stelt een aanbestedingsreglement op dat de nadere eisen (ten opzichte van de
Europese aanbestedingsregels) bevat waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen,
waaronder:
1. de in acht te nemen inschrijvingstermijn;
2. de te verstrekken gegevens;
3. de te hanteren selectie- en gunningscriteria;
4. de verplichting tot motivering van de gunning.
Artikel 10
Verbod op splitsen van opdrachten
Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van
de relevante Europese aanbestedingsregels te ontkomen.
Artikel 11
Dooronderhandelen
1. Bij dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage
inschrijvingen, dient altijd advies te worden gevraagd bij de centrale adviesfunctie
aanbesteden, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan.
Van dit advies kan niet worden afgeweken, anders dan met instemming van de
budgethouder (dienstspecifieke opdrachten) of de algemeen directeur
(dienstoverschrijdende opdrachten).
2. Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.
Artikel 12
Nacalculatie
Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming vindt altijd plaats.
Artikel 13
Inschakelen NMa
Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met
onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken
tussen inschrijvers, dient door tussenkomst van de centrale adviesfunctie aanbesteden
contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).
Artikel 14
Wet BIBOB
1. Verzoeken om een BIBOB-advies worden ingediend door tussenkomst van de centrale
adviesfunctie aanbesteden.
2. Ook bij niet-Europese aanbestedingen dienen de uitsluitingscriteria van de Europese
aanbestedingsrichtlijnen expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing te
worden verklaard.
3. In aanbestedingsstukken dient te worden vermeld welke documenten de gegadigde dient
over te leggen om aan te tonen dat de verschillende uitsluitingscriteria niet op hem van
toepassing zijn.
Artikel 15
Vergoeding inschrijvingskosten
De provincie/gemeente ... hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van
inschrijvingskosten wordt toegekend.
39
Artikel 16
Aanbestedingsdossier
1. Van elke aanbesteding zal conform het in bijlage pm opgenomen model een dossier
worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon.
2. In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te
worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de
Belastingdienst dienen te worden verschaft.
Artikel 17
Checklist Europees aanbesteden
1. Om te bepalen op welke wijze er ingekocht en aanbesteed dient te worden, dienen
medewerkers gebruik maken van de bij dit besluit als bijlage pm gevoegde `Checklist
Europees aanbesteden'.
Artikel 18
Omgang met geconstateerde fouten en adviezen
1. Het college van gedeputeerde staten/Het college van burgemeester en wethouders neemt
kennis van de door de concerncontroller en de accountant geconstateerde fouten en zij
treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen.
2. Het college van gedeputeerde staten/Het college van burgemeester en wethouders neemt
kennis van de adviezen van de accountant. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen
worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.
Artikel 19
Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid
Eens per pm jaar zal het provinciaal/gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid worden
geëvalueerd.
Artikel 20
Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking per ... .
Artikel 21
Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam `Inkoop- en aanbestedingsbesluit'.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van ...
de secretaris,
de Commissaris der Koningin/burgemeester,
40
Bijlage 2: Opzet aanbestedingsdossier
Van elke aanbesteding wordt door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon een
dossier bijgehouden, waarin ten minste de volgende onderdelen worden opgenomen:
1. algemene administratieve gegevens; interne/externe projectopdracht van
opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.);
2. behoeftestelling aanbesteding (beschrijving gewenst(e) product, dienst of werk,
inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden);
3. (bedrijfseconomische) kostenraming; eventuele paraaf concerncontroller;
4. proceduregegevens:
·
aanbesteding is gemeld bij de centrale adviesfunctie aanbesteden, ja/nee; eventuele
paraaf concerncontroller;
·
(verplichte) adviesaanvraag bij de centrale adviesfunctie aanbesteden ten aanzien van
onderstaande aandachtspunten is gedaan, ja/nee; eventuele paraaf concerncontroller;
o
voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en
aanbestedingsbeleid;
o
wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en
gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?);
o
resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.
·
bij afwijking van het advies van de centrale adviesfunctie aanbesteden, is de
toepasselijke procedure gevolgd; ja/nee; eventuele paraaf concerncontroller;
·
keuze aanbestedingsprocedure; eventuele paraaf concerncontroller.
5. aanbestedingsbescheiden:
·
programma van eisen/bestek en tekeningen;
·
reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden);
·
concept-overeenkomst/juridische randvoorwaarden;
·
te hanteren gunnings- en selectiecriteria; bij keuze voor criterium `de economisch
voordeligste aanbieding': de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen;
·
(voor)aankondiging/publicatie van aanbesteding;
·
ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie;
·
uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat, eventueel inclusief BIBOB-
adviezen);
·
ontvangen inschrijvingen/offertes;
·
nota van inlichtingen;
·
uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie en
resultaat, keuze opdrachtnemer);
·
aankondiging van gunning (hierbij in voorkomende gevallen rekening houdend met
de implicaties van het Alcatel-arrest41).
41 In het Alcatel-arrest is bepaald dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in
acht dient te worden genomen teneinde de aanbieders/inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningsbesluit nietig
te kunnen laten verklaren. Zie ook bladzijde 28-29 van deze handreiking.
41
6. opdrachtverstrekking:
·
(concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract;
·
ontwerpgegevens (indien aanwezig);
·
overige gegevens.
7. vertrouwelijke gegevens (deze gegevens bevinden zich veelal in de door de inschrijvers
ingediende stukken):
·
financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s);
·
persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutel-
functionarissen;
·
ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de onderneming,
nummer Kamer van Koophandel of het buitenlandregister, het registratienummer
van de onderneming, adres, rechtsvorm et cetera).
8. evaluatieformulier;
9. overige gegevens.
42
Bijlage 3: Checklist Europees aanbesteden
43
.45
n
te
ng in de
elijke
. Bij het
ng. Er mag
oorbeelden
provincie of
oorgenomen
mbinatie van
ient gewerkt te
at de opdracht
rtegenwoordigt,
erder vallen de
bepaald. V
aanbestedingsprocedure
. Hoewel voor wat betreft deze categorieën44
de aanbestedingsvorm
van de opdracht te worden gekeken. Aan de
en werken
43
et of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de
diensten
,
kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. V
bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. V
42
de totale (geraamde) waarde
leveringen
ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van
a. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen wordt in de richtlijn Diensten
len installatiewerkzaamheden. Bron: Richtlijn 93/37 van 14 juni 1993, Publicatieblad L199 van
ad L199 van 9 augustus 1993.
ocabulary (CPV). De CPV is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachte
erken, zoals in sommige geval
ommon Procurement V
erkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen
Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht aanbesteed dient te worden, wordt allereerst
opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk:
de aanbestedingswijzen grotendeels overeenkomen, verschillen bijvoorbeeld de drempelbedragen onderling, waardoor een verschuivi
toepassing van procedures en regelgeving kan voorkomen. Het is dus van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën
kunnen indelen. Daarbij is het onderwerp van de opdracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een co
bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), is het onderwerp dat de grootste financiële waarde ve
bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld. Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mog
omschrijving worden gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico vormen. Daartoe d
worden met codes van de C
Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld, dient vervolgens naar
hand van de kostenraming, die getoetst wordt aan de vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke
van toepassing is. Bij het bepalen van de totale (geraamde) waarde dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen
bepalen van de waarde van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoeftestelling van de gehele aanbestedende dienst (de
gemeente) als uitgangspunt te worden genomen. De gecoördineerde inkoopfunctie bepaalt de volledige omvang van de behoeftestelli
niet een bepaalde ramingsmethode worden gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden.
Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) en dit betekent ook d
niet in de tijd beperkt mag worden.
verstaat de van toepassing zijnde Europese richtlijn: contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (m
verstaat de van toepassing zijnde Europese richtlijn: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd
verstaat de van toepassing zijnde Europese richtlijn: alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen,
werk
levering
dienst
totale geraamde waarde
leveringen
diensten
werken
Stap 1: bepalen aard opdracht
Zie bladzijde 25 handreiking.
Stap 2: bepalen totale geraamde waarde
opdracht
Zie bladzijden 19-20 en 25 handreiking.
42 Onder
aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto's, et cetera. W
bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen. Bron: Richtlijn 93/36 van 14 juni 1993, Publicatiebl
43 Onder
hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, et ceter
geregeld. Bron: Richtlijn 92/50 van 18 juni 1992, Publicatieblad L209/1 van 24 juli 1992.
44 Onder
activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht ook onder de richtlijn W
9 augustus 1993.
45 Zie: http://europa.eu.int/eur-lex/pri/nl/oj/dat/2003/l_329/l_32920031217nl00010270.pdf.
44
.
pm
.
ossier te
opdrachten
van de
pm
laatsvinden,
l een door
die aan de
er direct bij de
en dienst betreft,
, dan we
Dienstoverstijgende
opdrachten kunnen decentraal worden ingekocht.
te worden bijgehouden door de voor de aanbesteding
Dienstspecifieke
dossier
van aanbestedingen bij van opdrachten met een geraamde waarde boven
registratie
ventueel kan de centrale adviesfunctie aanbesteden advies worden gevraagd.
, dan wel een door deze persoon aangewezen mandataris.
an elke aanbesteding dient conform het voorgeschreven model een
entrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft.
Aangezien het bepalen van de totale (geraamde) waarde in grote mate bepalend is voor de wijze waarop de aanbesteding zal gaan p
dient zowel de gekozen procedure als de onderliggende motivatie (kostenraming en overige randvoorwaarden) in het aanbestedingsd
worden opgenomen. Indien er twijfel bestaat over het resultaat van de toets of de te kiezen procedure, dient de concerncontroll
beoordeling te worden betrokken. E
worden gebundeld ingekocht door de gecoördineerde inkoopfunctie.
De aanbesteding van dienstspecifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder
deze persoon aangewezen mandataris. De aanbesteding van dienstoverstijgende opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid
algemeen directeur
V
verantwoordelijke persoon. In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd
C
De centrale adviesfunctie aanbesteden houdt een
Daartoe dient de projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde boven
melding te doen aan de centrale adviesfunctie aanbesteden. Geregistreerd worden in elk geval of het een werk, een levering of e
de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke
uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering
Zie bladzijden 14-15 handreiking.
Zie bladzijde 22 handreiking.
Zie bladzijden 15-16 handreiking.
45
schap
ienst de
tedende
200.000.
ij het
a het internet
kader van de
48
47
pm
5.000.000
200.000
-
pm
5.000.000
pm
200.000
pm
236.945 of
llend onder bijlage IB van de Richtlijn Diensten een drempelbedrag van
5.000.000.
pm
-
5.923.624 of
-
236.945
-
pm
-
236.945 of
pm
pm
5.923.624 of
pm
pm
erken: <
erken:
erken:
erken:
Drempelbedrag (indicatief, exclusief BTW)
Leveringen en diensten: <
W
Leveringen en diensten:
W
Leveringen:
Diensten:
W
Leveringen:
Diensten:
W
erken de termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort.
46
pe aanbesteding
Ty
Gunning uit de hand
Onderhands
Openbaar
Europees
In geval van twijfel dient de concerncontroller bij de procedurekeuze betrokken te worden.
In geval de opdracht Europees aanbesteed dient te worden, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeen
om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende d
aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post of per fax of digitaal vi
http://simap.eu.int (ook veel overige informatie verkrijgbaar). Het bureau neemt de vertaling en publicatie in het Supplement b
Publicatieblad voor haar rekening.
De aanbestedende dienst kan een vooraankondiging publiceren. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de aanbes
dienst (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding. Het doen van de vooraankondiging heeft als voordeel dat in het
richtlijnen Diensten en W
ondiging opdracht
gunning uit de hand
onderhands aanbesteden
openbaar aanbesteden
Europees aanbesteden
vooraankondiging
aankondiging
Stap 3: bepalen aanbestedingsprocedure
Zie bladzijden 17-19 en 26-27 handreiking.
Stap 4: aank
Zie bladzijde 26 handreiking.
oor concessies en projecten die voor meer dan 50% worden gesubsidieerd geldt vanaf 1 januari 2004 een drempelwaarde van
46 Genoemde Europese drempelbedragen zijn geldig van 1 januari 2004 tot en met 31 december 2005.
47 M.b.t. diensten geldt vanaf 1 januari 2004 voor gesubsidieerde opdrachten, O&O en telecommunicatiediensten en de diensten va
48 V
46
aat wordt
chts worden
geschikt
n slechts
aanzien van:
daartoe aan
is de gewone
ntrole achteraf
beoordelen van
: de `normale'
ures zit in de
.50
oorstellen
. 49
. De concerncontroller bewaakt middels steekproefsgewijze co
, met of zonder voorafgaande bekendmaking, vindt gunning van de opdracht plaats na
vinden de selectie en gunning plaats in twee afzonderlijke stappen plaats. Bij de eerste stap kunnen alle
is de procedure waarbij alle belangstellende leveranciers/dienstverleners mogen inschrijven. De selectie en gunning vindt
niet-openbare procedure
ervolgens zullen slechts die gegadigden die door de voorselectie zijn gekomen voor inschrijving in aanmerking komen. Het
procedure van gunning via onderhandelingen
het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningscriteria een optimaal (economisch) result
gewaarborgd?);
het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.
openbare procedure
an de adviezen van de centrale adviesfunctie aanbesteden betreffende opdrachten die Europees moeten worden aanbesteed, kan sle
In geval van opdrachten die Europees moeten worden aanbesteed is advies van de centrale adviesfunctie aanbesteden verplicht ten
·
·
·
V
afgeweken op basis van een besluit van het college van gedeputeerde staten/college van burgemeester en wethouders. V
het college, gaan vergezeld van een advies van de concerncontroller
ook dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid is uitgevoerd.
De
in één stap plaats. In de openbare procedure doet de aanbestedende dienst een uitnodiging tot inschrijving
Bij de
belanghebbende leveranciers/dienstverleners zich aanmelden voor de voorselectie, waarbij wordt beoordeeld welke belanghebbenden
zijn. V
de offerten en het gunnen van de opdracht vindt alsdan in de tweede stap plaats. De niet-openbare procedure kent twee varianten
en de `versnelde' procedure. De `versnelde' procedure mag alleen worden toegepast wanneer het in dringende gevallen onmogelijk
termijnen in acht te nemen, voor zover dit niet aan de aanbestedende dienst te wijten is. Het verschil tussen deze beide proced
termijnen die volgens de richtlijnen moeten worden aangehouden. De termijnen mogen in bepaalde gevallen worden verkort
Bij de
onderhandelingen met één of meer door de aanbestedende dienst geselecteerde leveranciers/dienstverleners. Deze procedures vinde
plaats in bepaalde expliciet in de richtlijnen omschreven uitzonderingsgevallen.
openbare procedure
niet-openbare procedure
gunning via onderhandelingen
Stap 5: keuze Europese aanbestedings-
procedure
Zie bladzijden 17-19 en 26-27 handreiking.
49 Zie bijlage 4 voor een overzicht van de voor- en nadelen van de procedure.
50 Zie bijlage 4 voor een overzicht van de voor- en nadelen van de procedure.
47
is gegund
ect zijn
ing.
dende
antwoord.
ormatie te
dat de verplichte
van
et geval er
al
ocesverbaal
eit en levertijd
te worden
termijn van om en
ommissie worden opgevraagd om te toetsen of de procedures corr
olgens de richtlijnen kunnen opdrachten op twee manieren worden gegund: de laagste prijs of de economisch voordeligste aanbied
De selectiecriteria zijn financieel-economische en technische minimumeisen. Gegadigden kunnen worden uitgesloten van
deelname indien een onderneming niet aan deze eisen kan voldoen of als de onderneming de gestelde vragen niet volledig heeft be
Er kan bijvoorbeeld gevraagd worden om de jaarrekeningen van de afgelopen drie jaren; een verklaring van de bedrijfsvereniging
sociale premies zijn afgedragen; een overzicht van referenties.
V
In de praktijk wordt vooral de economisch voordeligste aanbieding gehanteerd, waarbij aspecten zoals bijvoorbeeld prijs, kwalit
een belangrijke rol spelen. Aan de verschillende criteria kunnen door de aanbestedende dienst scores worden toegekend op basis
wegingsfactoren, die bepalend zijn voor de gunning. Zo mogelijk worden de wegingsfactoren in volgorde van belangrijkheid vooraf
bekendgemaakt en kunnen ondernemingen precies zien aan welke aspecten de aanbestedende dienst veel waarde hecht.
In het Alcatel-arrest is bepaald dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in acht dient
genomen teneinde de aanbieders/inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningsbesluit nietig te kunnen laten verklaren. In h
wordt uitgegaan van de privaatrechtelijke contractuele vrijheid en een navenante redelijke termijn, is een contractuele beroeps
nabij de 15 werkdagen ná dagtekening van de schriftelijke gunningsbeslissing redelijk. Naar de mening van het Interdepartementa
Overlegorgaan Europese Aanbestedingsvoorschriften (IOEA) kan, afhankelijk van de opdracht en de gevolgde procedure, de aanbeste
dienst voor een langere of kortere termijn kiezen.
De gunning van de opdracht dient gepubliceerd te worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Onder meer dient inf
worden gegeven over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningscriteria, de naam van de onderneming aan wie de opdracht
et cetera. De aanbestedende dienst moet van iedere pre-selectie en gunning van een opdracht een procesverbaal opstellen. Dit pr
dient ten minste de volgende onderwerpen te bevatten:
· de naam en het adres van de aanbestedende dienst;
· het onderwerp en de waarde van de opdracht;
· de namen van de uitgekozen gegadigden;
· de namen van de uitgesloten gegadigden;
· de naam van de gegadigde aan wie de opdracht is gegund met motivering.
Dit procesverbaal (of hoofdpunten daarvan) kan door de Europese C
toegepast.
omst
selectiecriteria
gunningscriteria
Alcatel-arrest
publicatie gunning
opstellen proces verbaal
Stap 6: keuze selectie- en
gunningscriteria
Zie bladzijden 27-28 handreiking.
Stap 7: inbouwen termijn tussen gunning
en sluiten overeenk
Zie bladzijden 28-29 handreiking.
Stap 8: gunning opdracht
Zie bladzijde 26 handreiking.
48
Bijlage 4: Voor- en nadelen belangrijkste
Europese aanbestedingsprocedures
Openbare Procedure
Openbare Procedure Niet-openbare Procedure
Niet-openbare Procedure
Voordelen
· kortere doorlooptijd
· meer sturing wie een offerte mag
(circa 1, 5 maand) dan niet
uitbrengen
openbare procedure
· minder offertes te beoordelen
· voor leveranciers aantrekkelijker
door gunstiger verhouding
inspanningen offerte t.o.v. de kans
tot het verwerven van de opdracht
Nadelen
· bestek mogelijk in grote aantallen
· langere doorlooptijd
opgevraagd
· de eenmaal geselecteerde potentiële
· kan veel offertes opleveren die
aanbieders zijn gelijkwaardig en
beoordeeld moeten worden
later niet meer op deze gronden te
beoordelen
Conclusie
minder geschikt:
minder geschikt:
· voor complexe offertetrajecten
· voor trajecten waarbij een
· waarvoor van de leverancier veel
minimale doorlooptijd is gewenst
inspanningen wordt gevraagd
· als er maar weinig aanbieders van
en/of
het betreffende product zijn
· waar veel aanbiedingen kunnen
worden verwacht en er meerdere
beoordelingscriteria zijn
49
Bijlage 5: Relevante referenties en
internet-sites
Referenties:
·
Handreiking voor de financiële verordeningen en controleverordeningen artikel 212, 213, 213a
Gemeentewet, VNG uitgeverij, Den Haag, 2003
·
Verdien aan besteden. Naar een beleid voor efficiënt inkopen en aanbesteden voor lokale
overheden, VNG uitgeverij, Den Haag, 2003
·
Nalevingsmeting Aanbesteden 2002, Significant, Barneveld, 2004
·
Handboek Aanbestedingsrecht, M.J.J.M Essers en G.W.A. van de Meent, Elsevier,
Den Haag
·
Handboek van het Europese en het Nederlandse aanbestedingsrecht, E.H. Pijnacker Hordijk
en G.W. van der Bend, Sdu uitgevers, Den Haag, 1999
·
Inkoop in strategisch perspectief, A.J. van Weele, Samson Bedrijfsinformatie,
Alphen aan de Rijn, 1999
·
Professioneel inkopen, B.J. Albronda en K. Gelderman, Stenfert Kroese, 2003
Voor meer publicaties op het gebied van inkopen een aanbesteden, zie:
http://www.ovia.nl/literatuur/index.htm.
Internetsites:
·
http://simap.eu.int/NL/pub/src/welcome.htm (voor de officiële procedures, instructies en
de nieuwste formulieren inzake het Europees aanbesteden van opdrachten)
·
http://ted.publications.eu.int/official/ (deze site biedt informatie over TED (Tenders
Electronic Daily), de gegevensbank waarin dagelijks de gepubliceerde
aanbestedingsteksten worden opgenomen)
·
http://europa.eu.int/eur-lex/ (voor de teksten van de Europese aanbestedingsrichtlijnen
en andere relevante Europese wet- en regelgeving)
·
http://www.europadecentraal.nl/ (voor algemene informatie over Europees aanbesteden)
·
http://www.justitie.nl/bibob/ (voor informatie over de toepassing van de Wet BIBOB)
·
http://www.minez.nl/ (voor algemene informatie en advies over Europees aanbesteden)
·
http://www.ovia.nl/ (de website van de interdepartementale projectdirectie Professioneel
Inkopen en Aanbesteden (PIA); op deze website is veel informatie te vinden over inkopen
en aanbesteden in algemene zin)
·
http://www.pianodesk.nl (PIANO staat voor Professioneel Inkopers en Aanbesteders
Netwerk Overheid. Het is een netwerk voor overheidsmedewerkers, verantwoordelijk voor
de inkoopfunctie op strategisch en strategisch / tactisch niveau. De doelstelling van
PIANO is: via "kennismaking" kennis uitwisselen, kennis ontwikkelen en samenwerken)
·
http://www.aanbestedingskalender.nl (voor publicatie van nationale en Europese
aanbestedingen van werken, diensten en leveringen)
·
http://www.nevi.nl/NEVI287.html (de website van het NPPP (NEVI Platform voor Public
Procurement) waarop inkopers binnen de overheid actief de ontwikkelingen op hun
vakgebied kunnen volgen, van gedachten kunnen wisselen en kennis kunnen overdragen)
·
http://inkoop-overheid.pagina.nl of http://inkoop.pagina.nl (voor vele links naar relevante
websites op het gebied van inkopen en aanbesteden)
·
http://inkoop-bedrijven.pagina.nl (voor links naar bedrijven die actief zijn op het gebied
van inkopen en aanbesteden)
50
Bijlage 6: Samenstelling werkgroep
Deze handreiking is opgesteld door de werkgroep interne procedure steunverlening en
aanbestedingen bestaande uit:
·
Ronald Koch (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK),
voorzitter)
·
Lieneke Goris (ministerie van BZK, secretaris)
·
Eric Biesmeijer (ministerie van BZK)
·
Jet Postma (ministerie van BZK)
·
Peter Reimer (ministerie van BZK)
·
Laurens Kuyper (Interprovinciaal Overleg (IPO))
·
Jan van der Lei (Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG))
·
Ann-Marie Kühler (VNG)
·
Sietske Pijpstra (VNG)
·
Ilze Jozepa (Europa decentraal)
·
Robert-Jan van Lotringen (Europa decentraal)
·
Kerensa Tsie Chin Jong (gemeente Den Haag)
·
Marlia de Jonge (gemeente Amsterdam)
·
Bernard Hoppenbrouwers (provincie Zuid-Holland)
·
Sacco Toncman (provincie Noord-Brabant)
De werkgroep heeft de handreiking laten toetsen door een klankbordgroep bestaande uit:
·
Evert Jan Stoffels (provincie Noord-Holland)
·
Judith Swart Ranshuysen (provincie Friesland)
·
Petra Stigter (provincie Noord-Brabant)
·
Enno Strating (provincie Flevoland)
·
Karin van Dijk (provincie Overijssel)
·
Fem de Lange (gemeente Heerenveen)
·
Tamara Linnartz (gemeente Ede)
Ook is de handreiking voor commentaar voorgelegd aan de Ambtelijke Commissie Inkoop-
en Aanbestedingsbeleid (ACIA) van de VNG alsmede aan het Inkoopforum gemeenten van
het NEVI Platform for Public Procurement (NPPP).
Bij het opstellen van deze handreiking is dankbaar gebruik gemaakt van de informatie in de
Handreiking `Verdien aan besteden. Naar een beleid voor efficiënt inkopen en aanbesteden
voor lokale overheden.' (VNG uitgeverij, Den Haag, 2003).
51 Veel van de documenten zijn afkomstig van http://www.ovia.nl.
51
Tevens is gebruik gemaakt van recente beleidsnota's inkoop en aanbesteden en andere
relevante documenten van de volgende provincies en gemeenten:
·
Provincie Gelderland
·
Provincie Noord-Brabant
·
Provincie Zuid-Holland
·
Gemeente Almere
·
Gemeente Amsterdam
·
Gemeente Leeuwarden
·
Gemeente Nijmegen
·
Gemeente Steenwijk
Ten slotte is gebruik gemaakt van de flyer `Europese aanbestedingsrichtlijnen. Beheer en
Controle.' van het ministerie van Financiën.
52
H
ANDREIKING
HANDREIKING VOOR
VOOR
EEN COLLEGEBESLUIT
EEN
COLLEGEBESLUIT
INZAKE INKOOP
INZAKE
EN AANBESTEDING
INKOOP
EN
AANBESTEDING
Document Outline
- Handreiking voor een collegebesluit
- Inhoudsopgave
- Inleiding
- Deel 1: proces van inkopen en aanbesteden
- 1 Het inkoopproces
- 2 Opstellen collegebesluit inkoop en aanbesteding
- 3 Relevante wet- en regelgeving voor inkopen en aanbesteden
- 4 Recente ontwikkelingen wet- en regelgeving voor inkoop en aanbesteden
- Bijlage 1: Voorbeeld collegebesluit
- Bijlage 2: Opzet aanbestedingsdossier
- Bijlage 3: Checklist Europees aanbesteden
- Bijlage 4: Voor- en nadelen belangrijkste
- Bijlage 5: Relevante referenties en
- Bijlage 6: Samenstelling werkgroep