Duurzame Bedrijfsvoering Overheden
Handreiking Duurzaam
Inkopen en Aanbesteden
in opdracht van
Inhoudsopgave
Leeswijzer
3
1 Het is tijd voor duurzaamheid in Nederland
5
1.1 Deze handreiking is voor wie vandaag nog met duurzaam inkopen wil beginnen
5
1.2 Duurzaamheid is een sociale, economische en ecologische balans
6
1.3 Ook de Nederlandse overheid draagt haar steentje bij
6
1.4 Inkoop: een uitgelezen kans voor het duurzame belang
7
2 Duurzaam inkopen is een kwestie van samen willen én samen doen
9
2.1 Duurzaam inkopen vraagt om een beleidskeuze
9
2.2 Duurzaam inkopen vraagt om samenwerking
11
2.3 Duurzaam inkopen vraagt om actie
11
3 Duurzaam inkopen en professioneel inkopen gaan uitstekend samen 13
3.1 Duurzaamheid in het professionele inkoopproces
13
3.2 Duurzaamheid in de inkoopvoorbereidingsfase
14
3.3 Duurzaamheid in de specificatiefase
15
3.4 Duurzaamheid in de selectiefase
18
3.5 Duurzaamheid in de nazorgfase
19
4 Binnen de (Europese) aanbestedingsregelgeving bestaat voldoende
ruimte voor duurzaamheid
21
4.1 De Europese aanbestedingsregelgeving stimuleert een gedegen voorbereiding
21
4.2 Betrek duurzaamheid vroeg in het aanbestedingsproces
23
4.3 Verwerk duurzaamheid in de selectie- en gunningscriteria
24
4.4 Benadruk duurzaamheid tijdens de contactmomenten met leveranciers
28
5 Van incidentele successen, naar structurele duurzaamheid in inkoop 31
5.1 Borging van inkoop: de ondersteunende processen van het MSU+-model
31
5.2 Maak duurzaamheid deel van de ondersteunende inkoopprocessen
32
6 Wegwijzer informatiebronnen
35
1
Missie
d
Communicatie (2.3)
e
n
Training en support (2.3)
p
e
p
Organisatiebeleid
s
c
h
e
n
a
a
r
d
r
w
Milieuplan / -nota
Inkoopbeleid
o
o
Opnemen
V
duurzaamheid
(2.1; 5.2)
Inkoopplan / Pakketstrategie
EU-aanbestedingen - algemeen (4.1)
Aanbestedingsstrategie (4.2)
d
Inkoop voor-
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
e
r
e
n
bereiding
i
t
v
o
U
· Samenwerking,
PvE / Bestek:
· Informatie-
· Conceptover-
· Ervaringen delen
TBV (2.2; 4.2)
bijeenkomst en
eenkomst
(3.5)
· Milieukeuren
beoordelen
(4.3)
· Inkoopbehoefte
(3.3; 4.3)
(3.4; 4.4)
(3.2)
· Certificaten
· Organiseren
(3.3; 4.3)
proces (3.2)
· Beoordelings-
· Marktconsultatie
procedure
(4.2)
(3.3; 4.3)
· Selectiecriteria
(3.3; 4.3)
· Gunningscriteria
d
(3.3; 4.3)
Borging (5.1, 5.2)
e
n
· Functioneel
r
g
o
specificeren
B
(4.2)
Figuur 1: Schematische weergave
2
Leeswijzer
Deze handreiking duurzaam inkopen en aanbesteden is geschreven voor alle budgethou-
ders, inkopers en milieucoördinatoren werkzaam binnen de Nederlandse publieke sector.
De hoofdstukken vormen één geheel, maar kunnen ook los van elkaar gelezen worden.
Met behulp van onderstaande beschrijvingen en de schematische weergave kunt u als
lezer zelf de keuze maken wat voor ú nuttige leesstof is. In figuur 1 vindt u informatie en
tips over duurzaamheid per paraaf en onderwerp.
Hoofdstuk 1 dient als algemene inleiding op de handreiking. Hierin wordt de noodzaak voor duurzaam-
heid benadrukt. Ook voor de overheid is het belangrijk om bij te dragen aan duurzaamheid en inkoop biedt
hiervoor een uitgelezen kans.
Hoofdstuk 2 van de handreiking adresseert de plaats van duurzaamheid in het beleid. Duurzaamheid
wordt pas een structureel aandachtspunt tijdens elke aanbesteding, wanneer hiervoor de voorwaarden zijn
geschapen. Eén van de onderdelen hiervan is het vastleggen van duurzaamheid in het milieuplan en/of het
organisatiebeleid.
In hoofdstuk 3 en 4 zijn informatie, hulpmiddelen en praktische tips verzameld voor het inbrengen van
duurzaamheid in de verschillende fasen van het inkoopproces. De beïnvloedingsmogelijkheden zijn
vooral hoog in de eerste fasen van het proces; het spreekt dan ook voor zich dat de meeste informatie zich
rondom de fasen inkoopvoorbereiding, specificeren en selecteren concentreert.
Beide hoofdstukken bevatten naast informatie over duurzaam inkopen en aanbesteden ook algemene
informatie over het inkoopproces. Dit zal vooral nuttig zijn voor de minder ervaren inkoper.
Hoofdstuk 4 heeft specifiek betrekking op de mogelijkheden en onmogelijkheden voor het inbrengen van
duurzaamheid ten gevolge van de (Europese) Aanbestedingsrichtlijnen. Binnen het hoofdstuk gaat
bijzondere aandacht uit naar de nieuwe Richtlijn die per 1 december 2005 van kracht is, aangezien hierin
verruimde mogelijkheden voor duurzaamheid staan.
Het onderwerp van hoofdstuk 5 is de wijze waarop duurzame inkoop structureel kan worden geborgd
binnen de organisatie, door duurzaamheid in te brengen in de zogenaamde ondersteunende inkoop-
processen. Het organisatie- en inkoopbeleid maakt hiervan deel uit.
Hoofdstuk 6 biedt tenslotte met links een wegwijzer voor relevante informatie op het gebied van
duurzaam inkopen.
3
4
1 Het is tijd voor duurzaamheid
in Nederland
Er is tegenwoordig een stevige, wereldwijde overtuiging dat welvaart en welzijn van vandaag niet ten koste mogen
gaan van welvaart en welzijn van toekomstige generaties. In Europa hebben de lidstaten van de Europese Unie in
de Europese duurzame ontwikkelingsstrategie (Gothenburg, 2001) afgesproken dat de verschillende nationale over-
heden de komende jaren het goede voorbeeld zullen geven om duurzaamheid een natuurlijk onderdeel van econo-
mische ontwikkeling te laten zijn. Inkoop biedt een uitgelezen kans om het duurzame belang naar voren te brengen.
Duurzame inkoop is een effectief middel waarmee overheidsinkopers relatief eenvoudig een impuls kunnen geven
aan het verhogen van het duurzame karakter van hun bedrijfsvoering. In deze handreiking zijn een aantal praktische
tips verzameld, die kunnen helpen om vandaag nog te beginnen met duurzame inkoop. Het bijdragen aan duurzame
ontwikkeling met inkoop kan zo binnen de Nederlandse overheid de `gewoonste zaak van de wereld' worden.
1.1
overheid duurzaamheid integreren in haar inkoop-
Deze handreiking is voor wie van-
processen, en de overheidsinkopers hierbij zo
daag nog met duurzaam inkopen
praktisch mogelijk ondersteunen. Deze Handreiking
wil beginnen
Duurzaam Inkopen en Aanbesteden is één van de
middelen om dit te bereiken.
"In 2010 moet de overheid minstens de helft van de
aanbestedingen groen inkopen". Deze oproep deed
In de Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbe-
staatssecretaris Van Geel (milieu) op de Netwerkdag
steden heeft SenterNovem informatie, praktische
Duurzaam Inkopen 2004 op 13 oktober in Utrecht.
tips, hulpmiddelen en verwijzingen naar relevante
Daarnaast heeft hij alle gemeenten, provincies en
informatiebronnen overzichtelijk opgenomen. De
waterschappen middels een brief opgeroepen om
handreiking zal van pas komen voor wie vandaag
hieraan gehoor te geven.
nog aan duurzame inkoop wil beginnen. Daarnaast
kan de geïnteresseerde betrokkene gebruik maken
In de Tweede Kamer is eind juni 2005 een motie aan-
van de toolbox, de milieuspecificaties en de menu-
genomen om uiterlijk in 2010 bij álle rijksinkopen en
kaart (via www.senternovem.nl/duurzaaminkopen).
rijksinvesteringen duurzaamheid als zwaarwegend
criterium mee te nemen. Dus geen 50 procent van
De Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
de inkopen, maar het duurzaamheidcriterium bij
is geschreven voor iedereen die het onderwerp
100 procent van de aankoopbeslissingen van het rijk
duurzaamheid een warm hart toedraagt. Het is ech-
toepassen. Van Geel sprak van een extra stimulans
ter specifiek bedoeld voor budgethouders, inkopers
om wat duurzaamheid betreft nu echt een slag te
en milieucoördinatoren in de publieke sector (minis-
maken.
teries, provincies, gemeenten en waterschappen).
De handreiking gaat concreet in op de specifieke
Om deze slag te maken moet de Nederlandse
kansen (en beperkingen) die in het professionele
5
inkoopproces, en de Europese aanbestedings-
In deze handreiking hanteren we de volgende defi-
regelgeving, te vinden zijn om duurzaamheid een
nitie van duurzaam inkopen:
plaats te geven. De handreiking gaat dus primair
"Het toepassen van milieu- en sociale aspecten in
over duurzaamheid in inkoop: het is geen `Leerboek
alle fasen van het inkoopproces zodat dit uitein-
Inkoopmanagement' of `Handleiding Europees
delijk leidt tot de daadwerkelijke levering van pro-
Aanbesteden'.
ducten, diensten of werken die aan deze milieu- en
sociale aspecten voldoen."
1.2
Duurzaamheid is een sociale,
1.3
economische en ecologische balans
Ook de Nederlandse overheid
draagt haar steentje bij
Al wordt het woord `duurzaamheid' intussen veel
gebruikt, het is niet altijd even duidelijk wat men
Sinds 1997 is duurzame ontwikkeling een geza-
nu precies onder duurzaamheid verstaat. In deze
menlijk doel voor de Europese Unie. De sindsdien
handreiking sluiten we aan bij een veel geciteerde
ontwikkelde `Europese duurzame ontwikkelingsstra-
Nederlandse werkdefinitie voor `duurzame ontwik-
tegie' (Gothenborg, 2001) en de `6th environmental
keling':
action programme' (Europese Commissie, 2002)
"Duurzame ontwikkeling is het op gang brengen van
bevatten de doelstellingen voor de komende jaren.
ontwikkelingen waarbij sociaal-economische, ecologi-
sche en culturele aspecten in dynamisch evenwicht zijn
Een belangrijke constatering bij het formuleren van
en levert als resultaat op dat na ons komende genera-
deze strategie en het actieprogramma was dat de
ties dezelfde kansen hebben om in hun behoeften te
geformuleerde doelen alleen gerealiseerd kunnen
voorzien als de huidige1."
worden wanneer de nationale overheden zich op
alle niveaus sterk maken voor het integreren van
Duurzame ontwikkeling en daarvan afgeleid
duurzame aspecten in hun beleid. De Commissie
duurzame inkoop richt zich niet alleen op het
is van mening dat de ontwikkelde landen het
milieu. Het gaat om het vinden van een gezonde en
voortouw moeten nemen in verband met duurzame
structurele balans tussen sociaal-economische ont-
ontwikkeling2.
wikkeling, de natuurlijke omgeving, en maatschap-
pelijk welzijn. Duurzame ontwikkeling is dus niet
Ook wereldwijd is men volop bezig met duurzame
voorbehouden aan milieudeskundigen; het beslaat
ontwikkeling. In 2002 is in Johannesburg een confe-
ook allerlei onderwerpen op het gebied van de
rentie gehouden om te bevorderen dat wereldwijd
mensenrechten zoals het tegengaan van kinderar-
meer werk wordt gemaakt van duurzame ontwikke-
beid en het stimuleren van minimaal aanvaardbare
ling. De uitkomsten van deze conferentie zijn door
arbeidsomstandigheden.
de Nederlandse overheid vertaald in het Actiepro-
gramma Duurzame Ontwikkeling. Hierin wordt
Het begrip duurzame ontwikkeling valt in de
beschreven wat Nederland binnen haar grenzen
praktijk uiteen in concrete activiteiten of aandachts-
en in internationaal verband doet om invulling te
gebieden die aan het bedoelde resultaat kunnen
geven aan het begrip duurzame ontwikkeling. Eén
bijdragen. Denk bijvoorbeeld aan duurzaam onder-
van de projecten binnen dit actieprogramma is
nemen, duurzaam beleggen, duurzame klimaat-
Duurzame Bedrijfsvoering Overheden waarvan
beheersing, duurzaam bouwen enzovoort.
duurzaam inkopen en aanbesteden een belangrijk
Duurzaam inkopen is ook zo'n aandachtsgebied.
onderdeel is.
1
6
Deze werkdefinitie is afgeleid van het Brundtland Report (WCED, 1987): "Sustainable development is development that
meets the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs."
2Via http://www.europa.eu.int/comm/secretariat_general/index_en.htm
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
Voordelen van duurzaam inkopen voor het
ingekocht. Vanwege dit hoge inkoopvolume kan de
milieu
Nederlandse overheid dan ook een belangrijke bij-
Het doel van het project RELIEF was het weten-
drage leveren aan de verkoop (en ontwikkeling) van
schappelijk vaststellen van de potentiële voorde-
producten, werken en diensten die aan duurzame
len voor het milieu wanneer de gehele EU (NB: 15
ontwikkeling bijdragen, of op duurzame manier tot
lidstaten) duurzaam inkopen daadwerkelijk zou
stand komen. Wanneer de Nederlandse overheid
toepassen.
haar inkoopkracht gericht inzet om het duurzame
Enkele conclusies:
belang te dienen, levert dit immers een impuls aan
· als alle EU-overheden groene stroom gebruiken,
het aantrekkelijk en rendabel maken van (duur-
besparen zij 60 miljoen ton CO ; dit is 18% van de
zame) ontwikkeling aan leverancierszijde.
2
CO reductie waaraan de EU moet voldoen vol-
2
gens het Kyoto protocol. Dezelfde besparing zou
Duurzaamheid gaat over het verstandig inzetten
behaald kunnen worden als alle overheden kiezen
van de schaarse middelen die ons ter beschikking
voor gebouwen van hoge duurzame kwaliteit;
staan. Inkoop is bij uitstek een discipline waarin
· als alle EU-overheden overgaan op energiezuinige
beslist wordt over de inzet van middelen: of het
computers, en hierdoor de consumentenmarkt in
nu gaat om de koffie, de PC's of de duurzaamheid
die richting krijgen, bespaart dit 830.000 ton CO ;
van de gebouwen die de organisatie nodig heeft.
2
· als alle EU-overheden waterzuinige kranen en
Inkoop kan een geweldige bijdrage leveren aan de
toiletten aanschaffen, vermindert dit de watercon-
duurzaamheidsdoelstellingen van de organisatie.
sumptie met 200 miljoen ton (0,6% van het water-
gebruik door alle huishoudens in de EU).
Voor de overheid, die juist een voorbeeldfunctie op
[Bron: Handbook Buying Green!, pagina 5]
het gebied van duurzaamheid heeft, biedt inkoop
een uitgelezen kans om het duurzame belang te
In Nederland krijgt het onderwerp duurzaamheid
dienen. In Nederland hebben we op dat vlak inmid-
steeds vaker de aandacht die het verdient. Waar
dels een bescheiden start gemaakt. Een meting van
het Nederlandse bedrijfsleven zich profileert met
VROM en SenterNovem in 2004 heeft aangetoond
duurzaamheidaspecten (denk aan de verschillende
dat in circa 20% van de gevallen milieu en/of soci-
grote reclamecampagnes over groene stroom en
ale criteria worden toepast in het inkoopproces. Bij
Max Havelaarkoffie), kan de Nederlandse overheid
sociale criteria gaat het bijvoorbeeld om de arbeids-
niet achterblijven. In Nederland helpt onder meer
omstandigheden van de productiemedewerkers of
SenterNovem, als agentschap van het Ministerie van
om het vermijden van kinderarbeid.
Economische Zaken, om dit binnen de Nederlandse
overheid te realiseren3.
Marktstimulering werkt!
De provincie Noord-Brabant stimuleert biologische
landbouw; onder meer door het afnemen van bio-
1.4
logische producten. De provincie heeft hier veel
Inkoop: een uitgelezen kans voor
aandacht aan gegeven, resulterend in het feit dat
het duurzame belang
de cateraar Sodexho vier jaar geleden begon met
het aanbieden van biologisch/ecologisch voedsel
Met `inkoop' bedoelen we grofweg: `het betalen
voor de bezoekers van het bedrijfsrestaurant. Op
van geld aan leveranciers ten behoeve van de
dat moment waren vraag en aanbod nog niet goed
levering van producten, diensten of werken'. Met
op elkaar afgestemd. Dit is verholpen door een aan-
een totaal inkoopvolume van 30 miljard euro op
tal bijeenkomsten te organiseren waar de inkopers
jaarbasis is de overheid een speler van formaat op
en de verkopers elkaar konden ontmoeten. Het aan-
de verschillende leveranciersmarkten waarop wordt
deel biologische voeding betrof in beginsel onge-
3Missie SenterNovem: "Wij voeren op een inspirerende, richtinggevende en professionele wijze het overheidsbeleid
7
uit op het gebied van innovatie, milieu en duurzaamheid èn bevorderen samenhang daartussen".
veer 12,5% van het totale voedselpakket. Inmiddels
is dit percentage gestegen tot ruim 50%, bestaande
uit een variëteit aan producten zoals koffie, thee,
zuivel, fruit, kaas en brood.
Straatmeubilair en afvalbeheer in Rijswijk
8
2 Duurzaam inkopen is een
kwestie van samen willen
én samen doen
Zonder voldoende draagvlak voor het belang van duurzaamheid is het moeilijk om resultaten te boeken met duur-
zame inkoop. Structureel duurzaam inkopen begint daarom met beleidskeuzes. Een beleidskeuze voor duurzaamheid
betekent dat de organisatie als geheel het belang ervan onderkent. Beleid op het vlak van duurzaamheid moet ver-
volgens vertaald worden in inkoopbeleid en een inkoopplan. Duurzaam inkopen vraagt samenwerking tussen budget-
verantwoordelijke, inkoper en milieucoördinator. Wanneer alle drie het belang van duurzaamheid in het inkoopproces
onderkennen, staat niets het meenemen van duurzaamheid in het inkoopproces in de weg. Duurzaam inkopen is dan
een kwestie van doen.
2.1
duurzaam te willen inkopen vastlegt, maakt u voor
Duurzaam inkopen vraagt om een
alle betrokken medewerkers, én voor externe par-
beleidskeuze
tijen, duidelijk dat de organisatie duurzaamheid
serieus neemt. Door ondertekening is de organi-
Het is een misvatting dat duurzaam inkopen hoofd-
satie automatisch deelnemer aan het programma
zakelijk door inkopers moet worden gedaan. Het
duurzaam inkopen en werkt in het kader daarvan
is eerder andersom: als de organisatie maar vol-
mee aan de jaarlijkse benchmark en het uitwisselen
doende duidelijk heeft hoe zwaar zij het duurzame
van kennis en ervaring.
belang weegt ten opzichte van alle andere belan-
[www.senternovem.nl/duurzaaminkopen]
gen (meestal in de vorm van tijd, geld of kwaliteit),
dan kan een professionele inkoper zonder proble-
Om nu te voorkomen dat u bij iedere individuele
men het duurzame belang verwerken in het inkoop-
aanbesteding moet nagaan hoe belangrijk duur-
en aanbestedingsproces.
zaamheid nu eigenlijk is voor de organisatie, is het
verstandig om hier in één keer een aantal duidelijke
De moderne, professionele inkoper zal het overi-
beleidsuitspraken over te doen. Dit ligt het meest
gens zover niet laten komen. De moderne inkoper is
voor de hand in het milieu(beleids)plan. Bij een
gewend om vroegtijdig een dialoog met zijn interne
organisatie die duurzaamheid hoog in het vaan-
klanten (behoeftestellers) aan te gaan over welke
del heeft, is eveneens te verwachten dat er een
inkoopbehoefte er nu precies is. En dan horen de
duidelijke passage in het organisatiebeleid is gewijd
vragen over tijd, geld, kwaliteit én duurzaamheid al
aan duurzaamheid. Dit betekent dat duidelijk op
te worden gesteld.
papier staat wat de organisatie onder duurzaamheid
verstaat, dat er op bestuurlijk niveau waarde aan
Deelnameverklaring duurzaam inkopen
wordt toegekend, en dat waar mogelijk concreet
SenterNovem stimuleert het tekenen van de deelna-
is beschreven welke waarde. Duurzaamheid is ten
meverklaring duurzaam inkopen. Als u de intentie
slotte in eerste instantie een kwestie van willen.
9
Voor de niveaus onder het bestuurlijke niveau moet
Duurzaamheid onderdeel bij elke aankoop
duurzaamheid concreet worden uitgewerkt. Voor bij
De gemeente Amsterdam streeft ernaar bij alle
inkoop betrokkenen is dan `het inkoopbeleid' rele-
inkopen duurzaamheidscriteria te stellen. In de
vant. In het inkoopbeleid moet het ambitieniveau
specificaties, de selectiecriteria en/of de gunnings-
van de organisatie op het gebied van duurzaamheid
criteria worden eisen gesteld aan de milieuprestatie
worden vertaald in beleidsstandpunten en doelstel-
van de inschrijver/gegadigde en de milieubelasting
lingen op het vlak van duurzaam inkopen. Welke
van het productieproces, het werk of geleverde
bijdrage op het gebied van duurzaamheid mag
product. Bij de selectiecriteria neemt men ook
van de inkoopfunctie worden verwacht? En in `het
sociale overwegingen mee. Binnen de gemeente
inkoopplan' staat ten slotte welke concrete activi-
kan de Dienst Milieu en Bouwtoezicht (DMB) onder-
teiten moeten leiden tot realisatie van de doelstel-
steuning bieden bij de concrete invulling van de
lingen. De beleidskeuzes die de organisatie maakt
duurzaamheidscriteria. Bij het opstellen van deze
op het vlak van duurzaamheid worden op deze
interne instructies heeft het milieubeleidsplan als
manier vertaald naar concrete actiepunten voor de
basis gediend.
inkoopfunctie.
Missie
Wat de organisatie wil zijn
Milieuplan/-nota
Organisatiebeleid
De afspraken van de
De beleidsafspraken die de
organisatie in verband
organisatie maakt om haar
met het milieu
missie te kunnen waarmaken
Inkoopbeleid
De beleidsafspraken die de
organisatie maakt over de
bijdrage van inkoop aan het
organisatiebeleid
Figuur 2: Van missie naar inkoopplan
Inkoopplan/Pakketstrategie
Wat gaat de inkoopfunctie
concreet doen om het
inkoopbeleid uit te voeren
10
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
2.2
voegde informatie.
Duurzaam inkopen vraagt om
samenwerking
De milieucoördinator (of duurzaamheidcoördina-
tor) is verantwoordelijk voor de belangenbeharti-
Duurzaam inkopen willen en als beleidskeuze vast-
ging van het duurzame belang binnen de organisa-
gesteld krijgen is één, het gaan doen is stap twee.
tie. Zijn taak bestaat uit coördineren, adviseren en
Hiervoor is samenwerking nodig. De belangrijkste
stimuleren. Wanneer de milieucoördinator in een
betrokken spelers zijn: de budgetverantwoordelijke,
vroeg stadium betrokken is bij duurzame inkoop
de inkoper en de milieucoördinator (of nog liever:
kan hij zowel bij de budgetverantwoordelijke als
duurzaamheidscoördinator). De mate waarin het
bij de inkoper, alternatieven aandragen op het
verdelen en scheiden van verantwoordelijkheden
vlak van productkeuze, marktaanbod en relevante
en taken noodzakelijk is, hangt af van de omvang
ontwikkelingen op het vlak van duurzaamheid.
en complexiteit van het betreffende inkoopproject.
Omdat duurzaam inkopen verder reikt dan alleen
milieu, is het goed als de milieucoördinator ook op
De budgetverantwoordelijke is degene met het
de behoefte aan informatie over sociale aspecten
feitelijke mandaat om in te kopen. Doorgaans zal
anticipeert, en de nodige informatie kan aanbieden
de budgetverantwoordelijke dan ook alle beslissin-
over het omgaan met de sociale aspecten binnen
gen (willen) nemen over inkoopbehoefte, beoogd
het inkoopproces.
inkoopresultaat én de mate waarin duurzaamheid
een rol speelt. De milieucoördinator en de inkoper
moeten zich hiervan wél rekenschap geven, maar
2.3
kunnen natuurlijk ook op eigen initiatief voorstellen
Duurzaam inkopen vraagt om actie
duurzaamheid in het inkoopproces in te brengen.
Het duurzame belang is ten slotte in een eerder
Wanneer het duurzaam belang eenmaal is opgeno-
stadium door de organisatie onderkend, en in haar
men in organisatiebeleid, inkoopbeleid, en inkoop-
organisatie- en inkoopbeleid verwerkt. Het is door-
plan, is het een kwestie van gewoon doen. Uiteraard
gaans verstandig om dit punt in een vroeg stadium
zal het, zeker in het begin, nog heel wat inspan-
te adresseren: wanneer zowel de budgetverant-
ning vergen om duurzaamheid op te nemen in een
woordelijke, als de inkoper, als de milieucoördinator
feitelijk inkoop- en aanbestedingsproces. Alle bij de
op de hoogte zijn van het belang dat de organisatie
inkoop of aanbesteding betrokken medewerkers
stelt aan duurzaamheid, hoort niets duurzame
zullen hieraan hun steentje moeten bijdragen.
inkoop in de weg te staan.
Prioriteiten stellen ten aanzien van
De inkoper is verantwoordelijk voor het proces van
duurzaamheid
een duidelijk gedefinieerde inkoopbehoefte tot de
Wanneer duurzaam inkopen voor het eerst is opge-
vertaling daarvan in een passend inkoopcontract.
nomen in het inkoopbeleid en nu concrete acties
In dit traject moet de inkoper tijdig belangrijke mijl-
moeten worden afgesproken in het inkoopplan is
palen en activiteiten identificeren. Tevens brengt
het doorgaans verstandig om een slimme priorite-
de inkoper informatie en expertise bij elkaar van
ring te kiezen. Bijvoorbeeld een focus:
interne klanten, beleidsmedewerkers, collega-
· op de `gemakkelijkste' inkooppakketten in termen
inkopers en/of eventueel marktpartijen. De inkoper
van duurzaamheid: is er informatie beschikbaar,
kan zelf initiatief nemen om informatie in te winnen
hebben anderen al ervaring opgebouwd, zijn de
over de mogelijke rol van duurzaamheidaspecten in
leveranciers ver in de ontwikkeling van duurzaam-
het inkoopproces. Beslissingen over het te volgen
heid in de producten, werken of diensten, enzo-
inkooptraject baseert de inkoper op de samenge-
voort (bv. inkoop van groene energie). Zo kunt
11
u geleidelijk ervaring opdoen met duurzame
duurzaamheid in het inkoopproces. Door training
inkoop;
en ondersteuning aan te bieden kunnen meer erva-
· op die pakketten die de grootste verwachte
ren inkopers een duwtje in de rug geven van de
impact hebben op duurzaamheid: bijvoorbeeld
minder ervaren inkopers. Voorbeelden van projec-
producten, werken of diensten waarbij u het
ten van andere organisaties kunnen daarbij dienen
vermoeden heeft dat leveranciers sociale of
als leidraad. De wegwijzer in hoofdstuk 6 van deze
humanitaire belangen schaden of waarvan de
handreiking kan daarbij helpen.
ecologische impact het grootst is. Door het kiezen
van deze focus geeft u in één klap een duidelijk
Samenvatting kernpunten hoofdstuk 2
zichtbare impuls (showcase) aan duurzaamheid
2.1 Verwerk duurzaamheid expliciet in het beleid
(bijvoorbeeld catering, dienstkleding of hout).
om te voorkomen dat bij iedere aanbesteding nage-
gaan moet worden hoe belangrijk duurzaamheid nu
Zoals bij veel nieuw of onbekend beleid zal het nog
eigenlijk is voor de organisatie.
even duren voordat de medewerkers in de organi-
satie die met de dagelijkse uitvoering zijn belast dit
2.2 Duurzaam inkopen vraagt om samenwerking in
ook daadwerkelijk gaan uitvoeren.
een multidisciplinair team (budgetverantwoorde-
Dit verschil (of vertraging) tussen beleid en uitvoe-
lijke, inkoper en milieucoördinator).
ring heeft meestal te maken met twee bekende
barrières voor verandering:
2.3 Zorg dat iedereen binnen de organisatie bekend
· Onbekendheid: `Wat is duurzaam inkopen precies,
is met de term duurzaamheid.
en waarom is het voor mij belangrijk?'
· Onkunde: `Ik begrijp het belang van duurzaam
2.3 Bied training & ondersteuning aan zodat ook
inkopen, maar zou niet weten hoe ik er aan kan
minder ervaren inkopers ervaring kunnen opbou-
bijdragen.
wen met duurzaam inkopen en aanbesteden.
Beide barrières zijn goed aan te pakken.
Onbekendheid vraagt om communicatie
Idealiter is iedereen in de organisatie doordron-
gen van het belang dat de organisatie hecht aan
duurzame ontwikkeling. Een eerste voorwaarde is
dat iedereen ten minste bekend is met de termen
duurzaamheid, duurzame inkoop, en de inhoud
die de organisatie er aan geeft. Om dit voor elkaar
te krijgen kan de organisatie actief gebruik maken
van gebruikelijke marketing en PR-technieken.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het openen van een
intranetsite, het versturen van informatiefolders of
e-mail nieuwsbrieven, of het organiseren van infor-
matiebijeenkomsten. De communicatieafdeling kan
hier doorgaans uitstekend bij helpen.
Onkunde vraagt om training & support
Maar ook wanneer men bekend is met het onder-
werp duurzaam inkopen vergt het enige tijd om
ervaring op te bouwen met het verwerken van
12
3 Duurzaam inkopen en
professioneel inkopen
gaan uitstekend samen
De vroege fasen van het professionele inkoopproces bieden de beste mogelijkheden om het duurzame belang in te
brengen. Het al dan niet duurzaam zijn van een product, werk of dienst, wordt in de voorbereidings- en specificatiefases
bepaald. Ook van belang zijn de criteria aan de hand waarvan leverancier en product worden beoordeeld: ook hier
kunt u duurzaamheid in betrekken. Wanneer het selectieproces eenmaal start, heeft u nog maar beperkte mogelijk-
heden om invloed uit te oefenen op het inkoopresultaat. Wel kunt u potentiële leveranciers op verschillende
manieren laten zien dat duurzaamheid belangrijk is.
3.1
De eerste fasen in het inkoopproces zijn cruciaal
Duurzaamheid in het professionele
voor het uiteindelijke inkoopresultaat. We doelen
inkoopproces
hier dan op de processtappen `inkoopvoorberei-
ding', `specificeren' en `selecteren'. In de inkoop-
Bij het aanschaffen van een product, dienst of werk
voorbereiding worden de contouren van het
maakt een organisatie gebruik van een standaard
inkoopproject bepaald door globaal af te bakenen
inkoopproces. Dit proces bestaat uit een aantal
wat de inkoopvraag is, en langs welk inkoopproces
opeenvolgende stappen. De nadruk op activiteiten
deze het best kan worden ingevuld. Het specifice-
binnen het inkoopproces, is onder meer afhankelijk
ren omvat vervolgens het nauwkeurig uitwerken
van de hoogte van het aanschafbedrag, de aard
en beschrijven van die inkoopvraag. Selecteren is
en complexiteit van de aanschaf, of het een zoge-
het uitzetten van de inkoopvraag bij een of meer
naamde initiële of herhalingsaankoop is, kenmerken
leveranciers, zodat op basis van de verschillende
van de markt of verschillende juridische procedures
uitgebrachte aanbiedingen de best passende kan
waar het inkoopproces aan moet voldoen.
worden gekozen.
Denk hierbij aan onder andere de Europese Aan-
bestedingsrichtlijnen, het Aanbestedingsreglement
In de voorbereidende fasen wordt de inkoopvraag
Werken (ARW) en het Uniform Aanbestedings-
(een product, werk of dienst) gedefinieerd, en de
reglement (UAR).
voorwaarden gesteld aan het product, werk of
dienst en de potentiële leveranciers. Deze fasen zijn
In het door inkopers veel gebruikte inkoopproces-
dus bepalend voor het inkoopresultaat en de mate
model van Van Weele worden de volgende proces-
waarin u duurzaamheid kunt verwerken. Ook tijdens
stappen onderscheiden:
de nazorgfase heeft u invloed op het resultaat: u
kunt de leverancier stimuleren om zijn afspraken na
te komen.
Inkoop voor-
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
bereiding
Figuur 3: Inkoopproces
13
Mate waarin specificaties
vastliggen
Beïnvloedingsmogelijkheden
Inkoop voor-
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
bereiding
Figuur 4: Invloed op inkoopresultaat gedurende uitvoering van inkoopproces
U kunt niet in alle fasen van het inkoopproces een
`Wat inkopen?'
even grote invloed uitoefenen op het inkoopresul-
Onderzoeken en kort definiëren van de
taat. Figuur 4 geeft aan dat de mogelijkheden om
inkoopbehoefte
het inkoopresultaat te beïnvloeden sterk afnemen
De inkoopbehoefte kunt u het beste in een vroeg
naarmate de specificaties meer vastliggen. En dit
stadium onderzoeken (is het echt nodig?) en kort
geldt dus ook voor de mate waarin duurzaamheid
beschrijven (wat is nodig?). Door een onderzoek
deel is van dit inkoopresultaat. In deze handreiking
naar de noodzaak van de inkoop en een korte
lichten we die fasen eruit waarin u het duurzame
omschrijving zullen duurzame oplossingen eerder
belang betekenisvol kunt inbrengen. Dit zijn de
tot de mogelijkheden behoren. Op basis van dat
voorbereidende fasen inkoopvoorbereiding, speci-
onderzoek wordt besloten of en wat er wordt inge-
ficeren en selecteren en nazorg.
kocht.
Duurzaam inkopen kan ook zijn: niet inkopen!
3.2
Duurzaam inkopen gaat niet altijd om het inkopen
Duurzaamheid in de inkoopvoorbe-
van duurzame producten. Het goed definiëren van
reidingsfase
de behoefte levert vaak een nieuw inzicht. In Pori
(Finland) besloot een gemeente eerst tot hergebruik
In deze fase besluit u hoe u het inkoopproces gaat
van kantoorartikelen voordat aanbesteed zou
invullen en organiseren. Dit hangt af van wat er
worden. Met een web-based applicatie konden
wordt ingekocht. Daarom moet u eerst de inkoop-
kantoorartikelen die op een afdeling niet meer
behoefte onderzoeken en definiëren.
nodig waren, door een andere afdeling worden
gebruikt. [bron: Handbook Buying Green!]
U kunt de inkoopbehoefte, de manier waarop u het
inkoopproces wilt inrichten en taken van betrok-
Ook de gemeente Ridderkerk stimuleert hergebruik
kenen vastleggen in een plan van aanpak (organi-
van materiaal. In het standaardbestek voor de
satie en inrichting van het inkoopproces) en/of een
grond-, weg- en waterbouw is opgenomen dat aan-
inkoopstrategie (inhoud en vorm van het inkoop-
nemers voor maximaal 50% gebruik mogen maken
proces). Het hangt van de grootte en complexiteit
van asfaltgranulaat. Op deze manier bestaat het
van de aankoop af, of het nodig is om deze docu-
asfalt gedeeltelijk uit hergebruikt materiaal.
menten op te stellen.
14
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
`Hoe inkopen?'
voeren. Elektronisch inkopen kan allerlei voordelen
Richting geven aan het inkoopresultaat
bieden op het vlak van efficiëntie, maar ook van
De definitie van de inkoopbehoefte is hiermee
duurzaamheid: het is in potentie een papierredu-
vastgesteld. Nu volgt de invulling. Hoe bereikt u het
cerende methode. Elektronisch inkopen kan zowel
beste inkoopresultaat? U kunt het inkoopresultaat
betrekking hebben op de voorbereidende fasen
op de volgende manieren omschrijven:
van het inkoopproces (elektronisch aanbesteden of
· Bepaal het aantal leveranciers dat u wilt uitnodi-
e-tendering), als op de uitvoerende fasen van het
gen om een aanbieding te doen (veel, weinig) en
inkoopproces (elektronisch bestellen of e-ordering).
de wijze waarop u potentiële leveranciers wilt uit-
· E-tendering: de vorm van elektronisch inkopen
nodigen (worden zij persoonlijk benaderd, wordt
die de selectiefase ondersteunt. Alle documenten
er een advertentie geplaatst?).
die een rol spelen in het inkoopproces (zoals een
· Bepaal het aantal onderdelen waarin u de inkoop-
offerteaanvraag of conceptovereenkomst) worden
behoefte in de markt gaat zetten (alles in één
digitaal verspreid. De beoordeling vindt plaats op
inkoopproces of verschillende delen?).
basis van door leveranciers elektronisch aange-
· Stel eventuele te volgen juridische procedures
reikte informatie of offertes.
vast (interne richtlijnen, UAR, aanbestedingsregel-
· E-ordering: deze vorm van elektronisch inkopen
geving).
ondersteunt het bestelproces, waarbij mede-
· Bepaal de mogelijkheden voor de inbreng van
werkers van een inkopende organisatie allerlei
milieu- en sociale criteria in de inkoop (ten aanzien
producten en diensten op elektronische wijze
van de leverancier, van het product, werk of dienst,
kunnen aanvragen, bestellen, ontvangen en beta-
als minimale eis of als beoordelingscriterium).
len, waarbij gebruik wordt gemaakt van een
zogenaamd bestelcatalogussysteem.
Op basis van een analyse van de mogelijke leve-
ranciers, een analyse van voorziene risico's, interne
en externe ontwikkelingen, en de beschrijving van
3.3
de inkoopbehoefte, worden bovenstaande vragen
Duurzaamheid in de specificatie-
beantwoord.
fase
`Hoe inkopen?'
De definitie van het in te kopen product, werk of
Organiseren van het inkoopproces
dienst in termen van eisen en wensen wordt in de
Wanneer vastligt wat de inkoopbehoefte is en op
specificatiefase bepaald. Ook wordt vastgelegd op
welke manier u het inkoopresultaat wilt bereiken,
basis van welke criteria (inclusief weging) de organi-
is de volgende vraag hoe dat concreet in praktijk te
satie gaat bepalen wat `de beste aanbieding' is.
brengen is. Hieronder valt het vaststellen van taken
en tijdsplanning van het inkoopproces. Ook aspec-
In de volgende onderdelen van het inkoop- en
ten van meer operationele aard komen dan aan
aanbestedingsdossier kunnen duurzame elementen
de orde, bijvoorbeeld het aantal kopieën van een
een plaats krijgen:
aanbieding dat (voor de beoordeling) moet worden
· Het Programma van Eisen: beschrijving van het
ingeleverd of het al dan niet elektronisch inkopen.
gevraagde product, werk of dienst, uitgedrukt in
eisen en wensen;
Papierbesparing door elektronisch inkopen
· De Beoordelingsprocedure: de beoordelingscrite-
Het gebruik maken van internettechnologie in het
ria aan de leverancier (`selectiecriteria');
inkoopproces heet `elektronisch inkopen'. In de
· De Beoordelingsprocedure: beoordelingscriteria
organisatie van het inkoopproces kan de beslissing
aan het in te kopen product, werk of dienst
genomen worden om elektronisch inkopen in te
(`gunningscriteria').
15
Specificatie in eisen en wensen: Programma
het gemaal is energiezuinigheid dan ook leidend
van Eisen
geweest. Men is begonnen met uitzoeken wat
Beschrijf het Programma van Eisen zo ruim moge-
technisch gewenst en haalbaar was. In het bestek
lijk, net als bij het beschrijven van de inkoopbehoef-
is dit vervolgens vertaald in een meetbaar kengetal
te in de inkoopvoorbereiding. Dit kan bijvoorbeeld
voor een minimaal te eisen rendement. Indien de
met behulp van functioneel specificeren. Zo stimu-
pompenleverancier niet aan de gestelde eis kon
leert u leveranciers zoveel mogelijk om met nieuwe
voldoen, zou de leverancier de extra energiekosten
oplossingen voor producten, werken of diensten te
gekapitaliseerd over een periode van 30 jaar als
komen (zie ook 4.2 Marktconsultatie). Voorbeelden
boete moeten betalen. [bron: `Voorbeeldenboek
van specificaties vindt u in de menukaart en de
kosteneffectieve Dubo-maatregelen in de water-
milieuspecificaties op de website van SenterNovem
bouw, 2005, Ministerie van Verkeer en Waterstaat']
(www.senternovem.nl/duurzaaminkopen).
De Beoordelingsprocedure: beoordelingscriteria
`Als overheid kun je duurzaam ondernemen bij
aan de leverancier (`selectiecriteria')
bedrijven stimuleren'
Om zeker te stellen dat u alleen aanbiedingen
Een Europese aanbesteding van dranken- en
verkrijgt van leveranciers waarvan mag worden
warenautomaten bij de provincies Utrecht en Zuid-
verondersteld dat ze in staat zijn om de gevraagde
Holland leidde tot een nieuw innovatief samen-
producten, diensten of werken te kunnen leveren,
werkingsverband van automatenleverancier Maas
kunt u aan de leverancier zelf ook eisen stellen.
en koffiebranderij Peeze. Door gezamenlijk aan
Beoordelingscriteria aan de leverancier worden
te besteden kregen de provincies niet alleen een
doorgaans `selectiecriteria' genoemd.
goede prijs, maar konden ze ook hogere eisen stel-
len aan duurzaamheid. Voor deze aanbesteding
Afhankelijk van de mate waarin het gewenst is dat
ontvingen de provincies de Duurzaam Inkopen Prijs
duurzaamheid ook binnen de organisatie van de
2004. [website SenterNovem]
leverancier een rol speelt, kunt u beoordelingscrite-
ria aan de leverancier stellen voor duurzaamheid. U
Er bestaan verschillende milieukeurmerken en cer-
kunt de volgende informatie opvragen.
tificaten. Van producten, werken of diensten met
· ISO-14001 certificering of EMAS registratie:
een dergelijk keurmerk is onafhankelijk vastgesteld
Het ISO-14001 certificaat eist dat het milieuzorg-
dat zij voldoen aan een zekere hoeveelheid criteria
systeem van een organisatie voldoet aan wet- en
op het vlak van duurzaamheid. Het is doorgaans
regelgeving, en dat het milieubeleid voorziet in
verstandig om bij het opstellen van het Programma
een continu proces van verbetering. De EMAS
van Eisen waar mogelijk aan te sluiten bij dergelijke
normen zijn voor een groot deel vergelijkbaar
onafhankelijke keurmerken en certificaten, door de
met de ISO-14001 eisen, met als extra dat voor
onderliggende set van milieu- en/of sociale criteria
een EMAS registratie ook verslag over duurzaam-
te verwerken, en geen eigen set van milieu- en/of
heid aan het jaarverslag moet worden toege-
sociale criteria te gebruiken.
voegd. Omdat nog maar weinig organisaties in
het bezit zijn van één of beide (vrijwillige) certifi-
Duurzame prestatie-indicatoren meenemen in
caten kunt u ook naar onderdelen van een milieu-
het bestek
zorgsysteem vragen.
Een voorbeeld van innovatief aanbesteden om
· Sociale- en milieuparagraaf in het jaarverslag:
zodoende de vereiste milieuwinst te halen, is het
Een organisatie kan in het jaarverslag aandacht
ontwerp en de realisatie van het gemaal Leemans
besteden aan sociale- en milieuaspecten. In de
in de Wieringermeerpolder. De energiekosten van
beoordeling van deze paragraaf kan gelet worden
een gemaal zijn aanzienlijk. Bij het ontwerp voor
op uitgebreidheid van beschrijving (alleen ken-
16
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
tallen of ook toekomstvisie) en beleidsinkade-
De Beoordelingsprocedure: beoordelingscrite-
ring (alleen beschrijving of ook te ondernemen en
ria aan het in te kopen product, werk of dienst
ondernomen acties om het beschrevene uit te
(`gunningscriteria')
voeren).
De beoordelingscriteria voor het beoordelen, waar-
· Beleidsdocument duurzaamheid: Let in de beoor-
deren en vergelijken van aanbiedingen van leve-
deling van dit document op actualisatie (hoe vaak
ranciers, worden `de gunningscriteria' genoemd. De
wordt het sociaal- en milieubeleid herzien en/of
keuze voor gunningscriteria, de wegingsfactoren
bijgesteld) en ambitie (geldt het beleid voor de
van de criteria, en waarderingssystematiek (welk
gehele organisatie, betreft het ook inzet van
antwoord van de leverancier waarderen we `goed'
medewerkers?).
en welk `slecht'?) bepalen de keuze. In de criteria
· Referenties met betrekking tot ervaring met duur-
dient dan ook de afweging tussen economische,
zaamheid: Wanneer het inkoopproces gericht is
sociale, ecologische en technische belangen tot
op het aanschaffen van een product, werk of
uitdrukking te komen. Wanneer u (delen) van het
dienst, kunt u de organisatie vragen naar
systeem van criteria, wegingsfactoren, en waarde-
referenties met betrekking tot eerder geleverde
ringssystematiek aan de leveranciers communiceert
producten, werken of diensten. In de beoordeling
geeft dit ook een duidelijk signaal af aan potentiële
van de referenties kan een leverancier die nog
leveranciers over het relatieve belang van elk van
nooit een duurzaam product, werk of dienst heeft
de meegewogen factoren. En dat stelt de leveran-
geleverd minder in aanmerking komen voor de
ciers weer in staat om een beter op de inkoopvraag
levering.
toegesneden aanbieding uit te brengen.
Duurzaamheidrapportage door multinational
Om duurzame aspecten tot uitdrukking te laten
"We hebben in 2004 het eerste uitgebreide
komen in de beoordeling van de aanbiedingen zijn
Duurzaamheidsverslag uitgebracht. Deze publicatie,
er twee mogelijkheden:
Towards Sustainability, analyseert de periode 2002-
· U kunt duurzame aspecten vertalen naar minimale
2003 en geeft een diepgaand en volledig overzicht
eisen: dit betekent dat wanneer een aanbieding
van onze wereldwijde activiteiten en hun prestaties
niet voldoet aan een eis, u deze aanbieding uit-
op grond van drie duurzaamheidsdimensies: de
sluit van beoordeling. Het inzetten van minimale
economische, de ecologische en de sociale".
eisen is een krachtig middel. Aanbiedingen die
niet voldoen komen immers niet meer in aanmer-
Sociale en milieuparagraaf in (maatschappelijk)
king voor verdere beoordeling. Doorgaans brengt
jaarverslag van een Bank
de leverancier een dergelijke aanbieding dan
De Bank stelt voor 2005 [onder andere] de volgende
ook helemaal niet uit. Er is dus ook voorzichtig-
doelen:
heid geboden: wanneer u de minimale eisen
· 50% van de lokale banken neemt deel aan de
hoger legt dan de leveranciersmarkt kan of wil
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
bieden bestaat het risico van het volledig uitblij-
(MVO)-monitor;
ven van aanbiedingen. Praktische voorwaarde is
· Start workshops ethiek en invoering van een
wel dat de minimale eisen concreet te omschrij-
eigen gedragscode voor medewerkers;
ven zijn (meetbaar), zoals een maximaal uitstoot
· Elke entiteit stelt tenminste twee Maatschappelijk
percentage of onderliggende criteria van een
Verantwoord Ondernemen doelstellingen op die
keurmerk waaraan een product, werk of dienst
via de reguliere kwartaalrapportages worden
moet voldoen;
gemonitord;
· U vertaalt duurzame aspecten naar de beoorde-
· Meer diversificatie in portefeuille groenprojecten;
lingscriteria: dit betekent dat uw wens voor duur-
zaamheid een bepaalde score en weging
17
krijgt en daarmee het eindresultaat kan beïnvloe-
leidt uiteindelijk tot een TCO die heel gunstig uit-
den. Het is belangrijk dat u de effecten van de
pakt voor de spaarlamp. En dan zijn de kosten voor
weging en beoordelingsmethodiek van tevoren
het vaker wisselen van de gloeilamp nog niet eens
goed door rekent voordat u deze vaststelt.
meegenomen!
U weet dan zeker dat die elementen die u belang-
rijk vindt ook tot uitdrukking komen in de eind-
waardering. Met andere woorden: dat de beoor-
3.4
delingsmethodiek het effect levert dat u `wilt'.
Duurzaamheid in de selectiefase
TCO: Duurzaamheid bijna nooit duurkoop
In de selectiefase wordt al het voorbereidende werk
Er bestaat een hardnekkig misverstand dat duur-
vertaald in de feitelijke inkooptransactie: de aanbe-
zaamheid altijd duur is. Ook in gevallen waarbij
steding. In de selectiefase vindt over het algemeen
de aanschafprijs inderdaad hoger is, hoeft dit niet
het eerste contact met potentiële leveranciers
te betekenen dat ook de totale kosten hoger zijn.
plaats. Met het aankondigen van een aanbesteding,
Onderstaand voorbeeld laat zien dat duurzaam-
of het direct opsturen van een offerteaanvraag
heid een product niet duurder hoeft te maken, door
worden de leveranciers in stelling gebracht. Net als
gebruik te maken van een doordachte beoorde-
bij een sollicitatiegesprek is dit eerste contact van
lingsmethodiek, waarin duurzaamheid een plaats
grote waarde. In het eerste contactmoment geeft
heeft gekregen: het bepalen van de kostprijs met
een organisatie aan waar de prioriteiten liggen.
Total Cost of Ownership (TCO). Deze methode wordt
U kunt tijdens dit eerste contactmoment uitstekend
gebruikt bij de beoordeling van leveranciers en/of
de focus op duurzaamheid onder de aandacht
producten waarbij naast prijs ook (alle) andere
brengen.
kosteneffecten worden meegenomen. Deze kosten
kunnen bijvoorbeeld bestaan uit bestelkosten, voor-
Ook kunnen in de selectiefase contactmomenten
raadkosten, inspectiekosten en onderhoudskosten.
plaatsvinden voor inlichtingen, vragenrondes of
Het volgende rekenvoorbeeld kan als illustratie gel-
een zogenaamde schouw (het bezichtigen van een
den. Het gaat hier om de keuze tussen de aanschaf
locatie waar werkzaamheden moeten plaatsvinden).
van een gloeilamp of een spaarlamp; naast prijs
Daarnaast worden de offertes of eventuele vooraf-
spelen hier de levensduur en het energieverbruik
gaande `aanvragen tot deelneming' (het document
een rol.
dat leveranciers insturen om zich te kwalificeren
voor de gunningsfase van een aanbesteding) daad-
werkelijk beoordeeld.
Gloeilamp
Spaarlamp
Aanschafprijs (A)
0,90
7,00
Een potentiële leverancier ontvangt een aankon-
Levensduur (branduren) (B)
1000
10000
diging of offerteaanvraag van het in te kopen
Energieverbuik (per 1000 uur)
60 kWh
15 kWh
product, werk of dienst. Door de titel van de aanbe-
Energiekosten (per 1000 uur) (C)
11,40
2,85
steding goed te kiezen, of het aspect duurzaamheid
`vroeg' in de offerteaanvraag duidelijk naar voren te
TCO per 1000 uur (A/(B/1000)+C)
12,30
3,55
laten komen (bijvoorbeeld in de beschrijving van de
opdracht), kan de inkopende organisatie direct de
Op het eerste gezicht was de spaarlamp een veel
aandacht op duurzaamheid vestigen.
duurdere oplossing; de prijs was immers bijna een
factor acht hoger. De levensduur van een spaarlamp
is echter tien maal langer met een energieverbruik
van ongeveer een kwart [bron: milieukeur.nl]. Dit
18
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
Kies de juiste titel
Het inkoopproces is voor een groot deel een `papie-
Voorbeeld titels van (Europese) aanbestedingen
ren exercitie'. Echte duurzaamheid ontstaat pas ná
zijn: Groene stroom, Duurzame schoonmaakdienst-
contractering wanneer de leverancier de afspraken
verlening, Energiezuinig gebouw
op het vlak van duurzaamheid moet gaan nakomen.
Daartoe is het zaak om, wanneer er een duurzaam
De inkoper kan duurzaamheid aandacht geven bij
product, werk of dienst wordt geleverd, goed te
het organiseren van inlichtingenbijeenkomsten, een
monitoren of dit inderdaad het geval is. In een pro-
schouw of andere bijeenkomsten. Mogelijkheden
fessioneel inkooptraject zijn daarom vaak prestatie-
hiervoor zijn:
indicatoren in het contract ingebouwd.
· Video-conferencing van een schouw (bezichtiging
van locatie) of bijeenkomst waardoor reistijd en
De nazorgfase is er daarnaast vooral op gericht om
reisbelasting worden verminderd;
ervaringen te delen zodat de organisatie, maar ook
· Het ter inzage leggen van stukken in plaats van
andere overheden, kunnen profiteren van opge-
kopiëren en opsturen;
dane kennis, kunde en ervaring in succesvolle én
· Het kiezen van een centrale, met openbaar
minder succesvolle trajecten. Bij een contract voor
vervoer goed bereikbare locatie voor een
nieuwe, duurzame producten, werken of diensten,
bijeenkomst, om de reistijd en reisbelasting van
is het goed de ervaring van het inkoopproces te
leveranciers te beperken;
delen met collega-inkopers. Als er iets misgaat, is
· Het kiezen van het juiste moment voor bijvoor-
het vervelend, maar de missers en valkuilen vormen
beeld een schouw met daglicht indien een
ook geweldige leermomenten die maar op één
goede belichting nodig is.
plaats hoeven voor te komen als de ervaring maar
gedeeld wordt.
In de specificatiefase is al vastgelegd op welke wijze
beoordeeld zal worden. Daarmee is het belang van
Samenvatting kernpunten hoofdstuk 3
duurzame aspecten in de beoordeling ook vastge-
3.1 De eerste fasen van het inkoopproces hebben
legd. In de uitvoering van de beoordelingsproce-
een bepalende rol voor het inkoopresultaat en de
dure kan dus niet meer gestuurd worden op het
mate waarin duurzaamheid daarin verwerkt kan
aspect duurzaamheid: in dit stadium rest alleen nog
worden. Neem duurzaamheid dus vanaf het begin
het beoordelen van de offertes, en het beoordelen of
mee.
leveranciers inderdaad de prestaties op het gebied
3.2 Door een onderzoek naar de inkoopbehoefte
van duurzaamheid aanbieden en garanderen.
en een korte beschrijving hiervan zullen duurzame
oplossingen eerder tot de mogelijkheden behoren.
U kunt zich dan afvragen of er wel ingekocht moet
3.5
worden en zo ja, op welke manier u duurzaamheid
Duurzaamheid in de nazorgfase
in de specificaties kunt verwerken.
3.3 Stimuleer leveranciers om met nieuwe oplossin-
In paragraaf 3.1 zagen we dat de processtappen
gen voor producten, werken of diensten te komen
`contracteren', `bestellen' en `bewaken' weinig aan-
door de beschrijving zo ruim mogelijk te houden
knopingspunten boden om invloed uit te oefenen
(bijvoorbeeld door middel van functioneel specifi-
op duurzame aspecten in het inkoopresultaat.
ceren).
Binnen de professionele inkoopfunctie heeft u
3.3 Sluit in het Programma van Eisen daar waar
echter de mogelijkheid in de nazorgfase, dus ná
mogelijk aan bij onafhankelijke bestaande
selectie en contractering van een leverancier, zeker
(milieu)keurmerken en certificaten en gebruik hun
te stellen dat de bedoelde duurzame effecten ook
onderliggende criteria.
echt gerealiseerd worden.
3.3 Breng duurzame aspecten tot uitdrukking in
19
de gunningscriteria door het stellen van minimale
eisen of het vertalen van de aspecten naar beoorde-
lingscriteria.
3.4 Benadruk het belang van duurzaamheid in
contacten met de leverancier(s).
3.5 Deel ervaringen binnen en buiten de
organisatie.
Suikerrietverwerking van Coopecanera in Costa Rica.
Suiker van deze coöperatie gaat als Fair Trade suiker naar Europa
20
4 Binnen de (Europese)
aanbestedingsregelgeving
bestaat voldoende ruimte
voor duurzaamheid
Wanneer een overheid of publiekrechtelijke instelling met haar geraamde opdrachtwaarde boven een zekere
drempelwaarde komt, dan dient het inkoopproces de zogenaamde Europese aanbestedingsrichtlijnen te volgen.
Deze Europese aanbestedingsrichtlijnen geven organisaties (`de aanbestedende diensten') een wettelijk kader voor
het opstellen van de specificaties en het uitvoeren van het selectietraject. Binnen dit juridische kader is overigens nog
uitstekend een professioneel inkoopproces uit te voeren en zijn de mogelijkheden om duurzaamheid toe te passen
ruim aanwezig.
De Europese Richtlijnen geven zelfs expliciet aandacht aan het toepassen van duurzaamheid in het inkoopproces.
De Europese Commissie geeft hiermee aan waarde te hechten aan duurzaamheid in relatie tot het uitvoeren van het
tactische inkoopproces binnen de Europese Richtlijnen. Er wordt niets voorgeschreven, maar er wordt aangegeven
hoe een en ander vertaald zou kunnen worden in functionele eisen, selectie- en gunningscriteria.
In dit hoofdstuk is de recente Richtlijn 2004/18/EG het uitgangspunt. Waar relevant verwijzen we ook naar de
specifieke artikelen zodat u de relatie tussen de handreiking en de Europese Richtlijn eenduidig kunt leggen.
De besluiten die op basis van de richtlijn zijn opgesteld, zijn per 1 december 2005 van kracht in Nederland en zijn op
6 september 2005 in het Staatsblad 408 gepubliceerd.
4.1
de opdrachtwaarde hoger dan de gestelde drem-
De Europese aanbestedingsregelge-
pel, dan dienen de besluiten in verband met de
ving stimuleert een gedegen
Europese Richtlijnen in acht te worden genomen:
voorbereiding
het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsop-
drachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speci-
Op het moment dat de geraamde opdrachtwaarde
ale sectoren (Bass).
van het in te kopen product, werk of dienst is
bepaald, moet u deze vergelijken met de vanuit
De Europese Commissie heeft deze richtlijnen opge-
Brussel vastgelegde drempelwaarde4. Is de geraam-
steld voor overheden en publiekrechtelijke instel-
4Drempelbedragen exclusief BTW (behoudens enkele uitzonderingen): Leveringen en diensten: Rijksoverheid: 154.014,-,
21
overige overheden en publiekrechtelijke instellingen: 236.945,-; Werken: 5.923.624,-
lingen binnen de Europese lidstaten, met als doel
voorbereidende fasen van dit inkoopproces: de
om opdrachten voor alle bedrijven toegankelijk te
fasen `specificeren' en `selecteren'. `Onderhandelen'
maken en om grensoverschrijdend verkeer te stimu-
over ontvangen offertes is vrijwel uitgesloten. Dit
leren. De richtlijnen zijn gebaseerd op de beginse-
leidt er toe dat u in de voorbereiding veel aandacht
len van transparantie, objectiviteit en non-discrimi-
moet geven aan het Programma van Eisen (eisen
natie. Een uitwerking van het transparantie beginsel
en wensen), de te hanteren beoordelingscriteria en
is dat elke aan te besteden opdracht gemeld wordt
bijvoorbeeld ook het betalingsregime en de risico-
bij een centraal meldpunt in Luxemburg. Het cen-
verdeling in het conceptcontract.
traal meldpunt draagt zorg voor openbare publica-
tie. Op basis van deze publicatie kan elke marktpar-
De reikwijdte van de Europese Richtlijnen is grafisch
tij zijn interesse tonen en de aanbestedingsdocu-
weergegeven in Figuur 4, waarbij de voorbereiden-
menten opvragen.
de stappen in een professioneel inkoopproces als
uitgangspunt zijn gehanteerd.
Een Europese aanbesteding is een bijzondere vorm
van een inkoopproces. Ook in een dergelijk inkoop-
In dit hoofdstuk worden alleen die fasen beschreven
proces heeft de voorbereidende fase de meeste
waarin duurzaamheid een rol van betekenis kan
invloed op het resultaat.
spelen en waarop de Europese aanbestedingsricht-
De Europese aanbestedingsrichtlijnen bevatten
lijnen van toepassing zijn. Dit zijn de fasen inkoop-
voornamelijk voorschriften met betrekking tot de
voorbereiding, specificeren en selecteren.
· doelstelling
Organiseren van de
· planning en betrokkenen
· projectstuurgroep/stuurgroep
aanbesteding
· mijlpalen/besluitvorming
Marktanalyse
Opstellen Programma van
Bepalen
Eisen op hoofdlijnen
inkoopstrategie
· opdelen in percelen
· single/multiple sourcing
· contractvorm en aanbestedingsprocedure
· proactief partijen benaderen
PvE naar optimale
Uitvoeren
· toetsen invullen PvE
detailniveau opstellen
marktconsultatie
· haalbaarheid in de markt
· gewenste detailniveau bepalen
Selectie- en
gunningscriteria en op te
Opstellen
Uitvoeren
leveren informatie
offerteaanvraag,
Openen en
aanbesteding
aankondiging en
beoordelen
(vragen en
beoordelings-
offertes
Risicotoedeling
Opstellen van het
antwoorden)
procedure
en incentives
conceptcontract
Gunnen, sluiten
· bonus/malus
contract en
· belangen parallel
afwijzen
Reikwijdte Europese Richtlijnen
Figuur 5: Schematische weergave aanbesteding
22
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
4.2
bare vooraankondiging de brede `Europese' markt
Betrek duurzaamheid vroeg in het
informeren. Het is van belang zeker te stellen dat,
aanbestedingsproces
wanneer de feitelijke Europese aanbesteding start,
elke deelnemer in deze Europese aanbesteding over
Zoals ieder professioneel inkoopproces start een
dezelfde informatie beschikt om het beginsel van
Europese aanbesteding met een gedegen voor-
gelijkheid te respecteren. Dit betekent bijvoorbeeld
bereiding. Hiertoe behoren het definiëren van de
dat u de informatie die tijdens de marktconsultatie
doelstelling van de aanbesteding, het opstellen van
aan marktpartijen is verstrekt als bijlage moet toe-
functionele specificaties, de inkoopstrategie en het
voegen aan de offerteaanvraag die in de Europese
organiseren van de aanbesteding.
aanbesteding wordt gebruikt.
Definiëren van de functionele specificaties
Voorbeeld provincie Noord-Holland
Een aanbesteding start met het onderzoek naar wat
De provincie Noord-Holland voerde een marktcon-
er moet worden aanbesteed. Door de inkoopbe-
sultatie uit voor de start van een outsourcingsproject
hoefte al in een zo vroeg mogelijk stadium goed te
van twee interne diensten (Informatisering & Auto-
onderzoeken (is het echt nodig?) en kort (functioneel)
matisering en het Facilitair Bedrijf ), waarbij onder
te omschrijven (wat is nodig en waarvoor?), gaan
andere personeel overgenomen zou moeten wor-
duurzame(r) oplossingen eerder tot de mogelijk-
den. In deze marktconsultatie stond de haalbaar-
heden behoren. Het aanwezige organisatiebeleid
heid van de outsourcing ter discussie. Dertien aan-
dient hier uiteraard wel de ruimte voor te geven.
wezige marktpartijen beantwoordden de vraag of
Voorbeelden van specificaties waarin milieu een rol
de voorgenomen uit te besteden diensten door de
speelt, vindt u op www.senternovem.nl/
markt worden aangeboden, en in welke samenhang.
duurzaaminkopen onder specificaties duurzaam
Op basis van de antwoorden is een perceelindeling
inkopen.
vastgesteld voor verschillende FB-diensten en I&A-
diensten. Ook is besloten voor een drietal diensten
Het is nodig te weten wat de functionele inhoud
een andere oplossing dan uitbesteding te zoeken.
van de aanbesteding is, om de aanbestedingsstrate-
gie te bepalen en hierop het vervolg van het aanbe-
U kunt de marktconsultatie uitstekend gebruiken
stedingsproces te kunnen afstemmen.
om de mogelijkheden van duurzaamheid van een
aan te besteden product of dienst te toetsen (bij-
Wanneer u twijfels of vragen heeft, kunt u vooraf-
voorbeeld energiegebruik, afval en/of logistiek). De
gaand aan een Europees aanbestedingstraject een
resultaten uit de marktconsultatie zijn directe input
marktconsultatie organiseren. Dit kunt u bijvoor-
voor het uiteindelijke Programma van Eisen. De
beeld doen wanneer u twijfelt of de markt bepaalde
marktconsultatie heeft u immers inzicht opgeleverd
leveringen, werken of diensten kan leveren, wan-
over wat marktpartijen kunnen bieden binnen de
neer u verwacht dat technische oplossingen beheer-
door de aanbestedende dienst gestelde (functio-
singsproblemen zouden kunnen geven, of wanneer
nele) ruimte op het gebied van duurzaamheid.
u niet weet welke randvoorwaarden de markt stelt.
Een marktconsultatie5 stelt u als aanbestedende
Aanbestedingsstrategie
organisatie in staat om de kennis en ervaring van
De wijze waarop de aanbesteding zal worden uitge-
marktpartijen te verzamelen en te gebruiken bij
voerd ligt vast in de aanbestedingsstrategie (inhoud
het opstellen van het uiteindelijke Programma van
en vorm van de aanbesteding en het te doorlopen
Eisen en van aanbestedingsdocumenten. U kunt als
aanbestedingstraject). Om de aanbestedingsstrate-
aanbesteder zelf direct partijen uitnodigen voor de
gie te bepalen moeten in ieder geval besluiten wor-
marktconsultatie, maar u kunt ook via een open-
den genomen over:
5Ook wel marktdialoog genoemd
23
· Uitgangspunten, doelstellingen en de reikwijdte
nitie van, de voorwaarden aan en de beslissingsfac-
van de inkoopbehoefte, onderkende risico's en de
toren voor de in te kopen leveringen, diensten of
aanpak daarvan;
werken vast in verschillende documenten:
· Analyse van vraag en aanbod, waaronder een
· Programma van Eisen;
analyse van verwachte ontwikkelingen, potentiële
· Conceptovereenkomst;
leveranciers, marktaanbod, ontwikkelingen in de
· Offerteaanvraag: selectiecriteria;
vraag, etc.;
· Offerteaanvraag: gunningscriteria.
· Marktbenadering op basis van de analyse van
vraag en aanbod, waaronder beslissingen over
De keuze voor een leverancier en aanbieding wordt
de te volgen aanbestedingsprocedure, het aantal
bepaald door de inzet van selectie- en gunnings-
percelen, gewenste aantal contractpartijen, wijze
criteria. De vorm van een product, werk of dienst
waarop gunning en beoordeling zal plaatsvinden,
wordt door het Programma van Eisen bepaald; de
etc.
randvoorwaarden door de conceptovereenkomst. In
· De te sluiten overeenkomst, waaronder de vorm
de specificatiefase liggen dan ook de meeste kan-
van de overeenkomst (zoals een raamovereen-
sen om duurzaamheid een rol te laten spelen.
komst), de looptijd, etc.
Programma van Eisen
Organisatie van de aanbesteding
Startpunt voor het Programma van Eisen is de
De organisatie van het aanbestedingsproces is
definitie van de inkoopbehoefte. Milieu- en sociale
afhankelijk van het aantal interne betrokkenen en
kenmerken kunnen zonder meer deel uit maken van
het belang dat de aanbesteding heeft voor de eigen
de specificaties van een product of dienst (artikel
organisatie. In een plan van aanpak (organisatie van
23.3.b en 23.8 uit de Bao). Hierbij valt te denken aan
de aanbesteding) kunt u de organisatie van het aan-
eisen en wensen gesteld aan bijvoorbeeld produc-
bestedingsproces vastleggen.
tieprocessen en methoden, aan verpakking en aan
de materialen waar bepaalde producten of werken
Zeker bij complexe Europese aanbestedingen is het
uit bestaan.
raadzaam om een multidisciplinair team te formeren
(budgetverantwoordelijke, inkoper, milieucoördinator
Mocht het wenselijk zijn dat (onderdelen van)
en eventueel een jurist), waarbij de projectgroep de
een product, werk of dienst voldoet aan een van
aanbesteding uitvoert en een formele opdrachtge-
de eisen van een bepaald certificaat of keurmerk
ver op vooraf vastgestelde mijlpalen de beslissingen
voor duurzaamheid (maar ook in het algemeen),
neemt. Het verdient duidelijk de voorkeur om ook
dan moeten de gestelde specificaties op Europees
de milieucoördinator deel te laten uitmaken van de
niveau zijn geaccepteerd. Natuurlijk moet het vra-
projectgroep. Een projectgroep bevordert boven-
gen van een certificaat of keurmerk wel relevant zijn
dien draagvlak voor duurzaamheid. Neem de taken,
voor het in te kopen product, werk of dienst.
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
projectgroepleden op in het Plan van Aanpak, even-
Conceptovereenkomst
als de planning en het budget van de aanbesteding.
Op het moment dat de diensten, leveringen of
werken (op)geleverd worden, zijn er een aantal
randvoorwaarden van toepassing. U kunt deze
4.3
opnemen in de conceptovereenkomst op basis van
Verwerk duurzaamheid in de selec-
een afgewogen risicotoedeling. Denk bij randvoor-
tie- en gunningscriteria
waarden bijvoorbeeld aan elementen als het
betalingsregime, incentives (bonus/malus), intellec-
In de specificatiefase legt de aanbesteder de defi-
tueel eigendom en aansprakelijkheden.
24
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
Met betrekking tot duurzaamheid kan de concept-
en is er een apart milieusegment opgenomen waar
overeenkomst twee functies vervullen. Allereerst
hybride, elektrische en/of waterstofauto's kunnen
kunt u in de conceptovereenkomst prestatie-indi-
worden afgenomen. Ook wordt er in principe alleen
catoren benoemen, waarmee u de prestaties van
in `A', `B' of `C'- gelabelde auto's gereden. Alleen in
de leverancier periodiek kunt meten. Ten tweede
uitzonderingsgevallen (wanneer veiligheidseisen
kunt u slim omgaan met de contractduur in relatie
bijvoorbeeld een zwaarwegende rol spelen) kunnen
tot nieuwe ontwikkelingen op het gebied van duur-
`D'- gelabelde auto's worden aangeschaft. Verder
zaamheid. Denk bij het bepalen van de contract-
dienen alle auto's te voldoen aan de zogenaamde
duur eens aan het volgende.
`Euro 4'-norm en moeten ze zijn voorzien van
een dashboard-signalering voor wat betreft het
Stem de contractduur af op nieuwe (duurzame) ont-
brandstofverbruik. Ook de te selecteren externe
wikkelingen die u verwacht, de verwachting of deze
wagenparkbeheerders zullen worden beoordeeld
ontwikkelingen worden geïnitieerd of gevolgd door
op de wijze waarop zij een bijdrage leveren aan het
één of alle potentiële leveranciers. Afhankelijk van
minder belasten van het milieu door het wagenpark
het bovenstaande kan het meer of minder nodig
van het rijk.
zijn om snel te kunnen switchen of een langdurig
contract te sluiten waarin u de contractpartij tot
In de Europese aanbestedingsregelgeving is een
ontwikkeling stimuleert. Het is essentieel om vooraf
limitatieve opsomming opgenomen van mogelijk
de vaste lengte van het contract en eventuele ver-
te hanteren selectiecriteria. De selectiecriteria zijn
lengingsopties te bepalen en vast te leggen.
daartoe ingedeeld naar de volgende categorieën:
· Dwingende uitsluitingsgronden (artikel 45.1):
Selectiecriteria
Voldoet een organisatie hier niet aan dan dient
Selectiecriteria richten zich op het beoordelen van
deze direct uitgesloten te worden van deelname
de geschiktheid van een marktpartij, zonder nog
aan het verdere aanbestedingsproces. Het gaat
inhoudelijk naar zijn bieding te kijken. Met behulp
hier bijvoorbeeld om het zich schuldig hebben
van selectiecriteria bepaalt u of een marktpartij
gemaakt aan omkoping, fraude en witwassen van
geschikt is om de aanbestede opdracht op een
geld;
goede wijze uit te kunnen voeren. Selectiecriteria
· Facultatieve uitsluitingsgronden (artikel 45.3):
die u hierbij kunt hanteren zijn bijvoorbeeld gericht
Voldoet een organisatie hier niet aan dan kan een
op zijn ervaring, omzet of milieueisen die u aan de
aanbesteder de betreffende marktpartij uitsluiten
organisatie heeft gesteld. (De artikelen 45 tot en
van deelname aan het verdere aanbestedingspro-
met 53 uit de Europese Richtlijn (2004/18/EG) heb-
ces. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om organisaties
ben betrekking op de selectiecriteria.)
die in staat van faillissement verkeren of die niet
hebben voldaan aan hun verplichtingen ten
Doelmatigheid en duurzaamheid hand in hand
aanzien van betaling van sociale verzekeringsbij-
bij de aanbesteding van dienstauto's (Ministerie
dragen of belastingen;
Verkeer & Waterstaat):
· Financiële en economische draagkracht (artikel
Bij de aanbesteding van de 10.000 dienstauto's
48): Een organisatie kan worden uitgesloten van
door het rijk is ernaar gestreefd zowel bezuini-
deelname op financiële of economische gronden.
gingsdoelstellingen te realiseren door gezamenlijk
Hieronder vallen (niet limitatief ) een minimale
in te kopen, als een aantal prestaties voor duur-
omzeteis, een passende bankverklaring of een
zaamheid zeker te stellen. Zo is afgesproken dat
bewijs van verzekering tegen beroepsrisico's. Het
de deelnemende departementen in ieder geval
is niet verplicht deze criteria in een Europese aan-
personenauto's aanschaffen die - als het om een
besteding op te nemen, maar het kan wel wense-
dieselmotor gaat - zijn uitgerust met een roetfilter
lijk zijn;
25
· Technische bekwaamheid (artikel 49, 49.2.g en
ben op het milieu en hoe daar mee om te gaan?
51): Een organisatie kan worden uitgesloten van
Hoe richt de organisatie de werkzaamheden
deelname op technische gronden. Hieronder val-
zodanig in dat het milieu zo min mogelijk
len (limitatief ) ervaring/referenties, opgave tech-
belast wordt? Bijvoorbeeld: worden gevaarlijke
nici/technische organen/uitrusting, maatrege-
stoffen apart opgeslagen, wordt afvalwater
len voor kwaliteitscontrole en borging, studie- en
gezuiverd?
beroepsdiploma's, maatregelen inzake milieu-
· Controle en corrigerende maatregelen: Wordt
beheer, ervaring en betrouwbaarheid. Het is niet
het proces in de gaten gehouden zodat tijdig
verplicht deze selectiecriteria in een Europese
kan worden ingegrepen voordat het milieu
aanbesteding op te nemen maar het kan
(verder) schade oploopt? Wordt bekeken of de
afhankelijk van de aan te besteden inkoopbehoef-
doelstellingen (zie milieubeleid) gehaald gaan
te wel wenselijk zijn.
worden? Hoe gaat de organisatie om met afwij-
kingen? Worden er audits uitgevoerd om het
Zoals uit bovenstaande is af te leiden biedt alleen
systeem te kunnen beoordelen?
de categorie selectiecriteria `technische bekwaam-
· Beoordeling door de directie: Wordt het milieu-
heid' mogelijkheden met betrekking tot duurzaam-
zorgsysteem door de directie beoordeeld op ade-
heid. Duurzaamheid moet dan wel relevant zijn
quaatheid en doeltreffendheid? Wordt in de
voor de opdracht. Een aanbestedende dienst mag
beoordeling meegenomen of het beleid en de
dan eisen dat een organisatie aan bepaalde normen
doelstellingen zijn gehaald en of deze bijgesteld
van milieubeheer voldoet, mits deze op Europees
moeten worden?
niveau zijn geaccepteerd.
ISO 14001 schrijft niet voor aan welke milieu-aspec-
Voorbeelden van op Europees niveau geaccep-
ten een organisatie moet gaan werken of hoe de
teerde normen van milieubeheer zijn de milieu-
processen ingericht moeten worden. Dat is aan de
certificering ISO-14001 en de registratie bij EMAS
organisatie zelf om te bepalen. Om deze reden is
(Eco-Management and Audit Scheme). Ook een
de norm breed toepasbaar, zowel voor industriële
milieujaarverslag is een geaccepteerd document
bedrijven als voor dienstverleners of kantoororga-
dat u kunt opvragen. Nog maar een beperkt aantal
nisaties.
organisaties beschikt over een van bovenstaande
certificeringen, waardoor een aanbestedende dienst
EMAS stelt als extra vereiste ten opzichte van ISO
het risico loopt dat het aantal potentiële leveran-
14001, dat een milieujaarverslag voor het publiek
ciers door deze eis aanzienlijk wordt beperkt.
moet worden opgesteld. EMAS is ten opzichte van
ISO 14001 niet zo populair in Nederland. In juli 2003
Onder ISO-14001 wordt het volgende beoordeeld:
waren 1143 Nederlandse bedrijven gecertificeerd
· Milieubeleid: Wat is het milieubeleid van de
voor ISO 14001, terwijl 27 Nederlandse bedrijven
organisatie? En hoe zorgt de directie ervoor dat
een EMAS-registratie bezaten.
alle medewerkers bekend zijn met dit beleid?
[bron: www.nen.nl]
· Planning: Hoe achterhaalt de organisatie welke
werkzaamheden een belangrijke invloed (kunnen)
Om toch een eis met betrekking tot duurzaamheid
hebben op het milieu? Worden er, naar aanleiding
aan de leverancier te stellen, is het ook mogelijk
hiervan, doelstellingen vastgesteld?
een selectie van normen uit de ISO-14001 of EMAS
· Implementatie en uitvoering: Kunnen medewer-
voor te schrijven. Gegadigden of inschrijvers op
kers ideeën over verbetering van het milieu kwijt
een aanbesteding kunnen dan aantonen hieraan
en wordt daar wat mee gedaan? Weet het perso-
te voldoen door ofwel het gewenste certificaat of
neel wat voor invloed de werkzaamheden heb-
bewijs te overleggen ofwel door middel van een
26
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
beschrijving aan te tonen dat de organisatie aan de
Voorbeelden minimale eisen voor product,
voorgeschreven normen voldoet.
werk, dienst
De gemeente Ridderkerk stelde de volgende eisen
Indien u een bepaald certificaat of milieukeur
aan batterijen voor de inkoop van pc's en monito-
eist, moet u gelijkwaardige oplossingen altijd
ren en gunde vervolgens op basis van laagste prijs:
accepteren. Neem de opmerking `of gelijkwaar-
De batterijen voor de laptops dienen te voldoen
dig' daarom te allen tijde op in de offerteaan-
aan de eisen van
vraag.
· max. 0.0001 kwik
· max. 0.001 cadmium
Selectie-eis: hebben van milieuzorgsysteem en
· max. 0.01 lood
referenties
De Gegadigde/Geïnteresseerde dient aan te tonen
Bij de aanbesteding van een grafdelfmachine
over een goedgekeurd milieuzorgsysteem te
heeft de gemeente Ridderkerk de volgende mini-
beschikken. De Gegadigde kan dit aantonen door
male eisen gehanteerd waarna werd gegund op
het overleggen van de EMAS registratie, ISO-14001
basis van laagste prijs:
certificaat of het aantoonbaar te maken met daar-
1. Gevraagd is een dieselmotor met minimaal 50 pk.
aan gelijkwaardige documenten waaruit blijkt dat
en voorzien van een roetfilter.
de Gegadigde over een milieuzorgsysteem beschikt.
2. De motor moet voldoen aan de huidige wettelijke
milieueisen.
Daarnaast kunt u referenties opvragen met betrek-
3. De motor moet zijn voorzien van biologische
king tot ervaring met het leveren van duurzame
hydraulische olie.
producten, werken of diensten.
4. De motor is uitgevoerd met overlast- en slang-
breukbeveiligingen.
Gunningscriteria
De gunningscriteria zijn specifiek gericht op de
Bij gunning op economisch voordeligste aanbieding
inhoud van de bieding die wordt uitgebracht in een
kunt u duurzaamheid opnemen in de minimale
aanbestedingsproces.
eisen, maar ook als gunningscriterium. In dat laatste
geval moet u ook de wegingsfactor en beoordeling
Er zijn vanuit de Europese aanbestedingsrichtlijnen
vaststellen.
twee mogelijke manieren om een opdracht
· De wegingsfactor bepaalt het relatieve belang
te gunnen:
van duurzaamheid ten opzichte van de andere
· De laagste prijs. Hierbij wordt alleen de prijs van
gunningscriteria. Door een relatief hoge weging
de aanbieding beoordeeld;
toe te kennen aan de gunningscriteria met betrek-
· De economisch voordeligste inschrijving.
king tot duurzaamheid, wordt niet alleen de keuze
De aanbestedende dienst gunt aan de
sterker beïnvloed door de beoordeling op duur-
inschrijver op basis van meerdere beoorde-
zaamheid, maar maakt u ook aan de inschrijvers
lingscriteria waaraan een aanbieding heeft vol-
duidelijk dat u als aanbestedende dienst waarde
daan met de beste verhouding tussen prijs en
hecht aan dit onderwerp;
andere factoren, zoals kwaliteit en/of
· De beoordelingsprocedure beschrijft hoe de
duurzaamheid.
verschillende aanbiedingen op het gunningscrite-
rium `duurzaamheid' beoordeeld worden. Te den-
De toepassing van de (mix van) gunningscriteria en
ken valt aan een rapportcijfer voor de beschrij-
hun beoordeling bepalen de keuze voor een aan-
ving van nieuwe ontwikkelingen, of een vooraf
bieding.
vastgesteld aantal punten dat wordt toegekend
aan het gebruik van verschillende materialen in
27
een bouwproject. Het moet te herleiden zijn op
meenemen van duurzaamheid in de selectiefase zit
welke wijze de uiteindelijke beoordeling tot stand
in de uitvoering van de aanbestedingsprocedure en
is gekomen (transparantie) en elke aanbieding
het benadrukken van het belang van duurzaamheid
moet op dezelfde wijze worden beoordeeld
in het contact met de gegadigden en/of inschrij-
(objectiviteit). Verschillende duurzame oplossin-
vers.
gen kunt u overigens goed door een expertteam
laten beoordelen.
De selectiefase start met het versturen van de
aankondiging van de aanbesteding naar het cen-
Weging en beoordeling
trale meldpunt in Luxemburg ter publicatie in de
De gouden tip bij het kiezen van een beoorde-
zogenaamde Tender Electronic Database (TED) (zie
lingsmethode is `droog oefenen': inschatten wat de
ook artikel 27 van de Bao). In deze aankondiging
gegadigden of inschrijvers zullen opleveren en ver-
kunt u het belang van duurzaamheid al benadruk-
volgens vaststellen hoe de resultaten uiteen lopen.
ken. Daarnaast zijn er nog meer contactmomenten,
Op basis daarvan besluit u of de verschillen in toe-
waarin u duurzaamheid kunt verwerken.
gekende scores vergelijkbaar zijn met het verschil
· Communicatie via aankondiging
in aantrekkelijkheid van de aanbiedingen. Is het de
· Communicatie via aanbestedingsdocumenten
bedoeling dat kleine verschillen worden opgebla-
· Inlichtingenrondes
zen in de score, of dat documenten met grote en
relevante verschillen allemaal als rapportcijfer een
Communicatie via aankondiging
zeven krijgen?
· Laat in de titel en/of definitie van de opdracht
het aspect duurzaamheid al naar voren komen,
Het `droog oefenen' wordt het uitvoeren van een
bijvoorbeeld door gestelde doelstellingen expli-
scenarioanalyse genoemd. Dit gebeurt om de effec-
ciet te benoemen of de term `groene energie' op
ten van de combinatie van weging en beoordeling
te nemen indien het om een aanbesteding ener-
te kunnen inschatten. Hiermee bootst u na wat de
gie gaat;
effecten zijn voor de rangorde van aanbiedingen.
· Vermeld de selectiecriteria expliciet, waarbij
bijvoorbeeld het hebben van een milieubeheersy-
In de aanbestedingsregelgeving (artikel 54.2 uit
steem een van de selectiecriteria is. Het vermel-
2004/18/EG) staat vermeld dat het relatieve gewicht
den van selectiecriteria in de aankondiging is niet
van elk (sub)gunningscriterium vooraf aan de
verplicht. In principe wordt volstaan met het
inschrijvers moet worden bekendgemaakt in de
opnemen van een verwijzing naar de criteria in
aanbestedingsdocumenten. Dit om transparantie
het op te vragen preselectiedocument of offerte
in het aanbestedingsproces te garanderen. Deze
aanvraag;
regel pakt niet nadelig uit: door de weging en zelfs
· Vermeld de gunningscriteria expliciet, waarbij
beoordeling zoveel mogelijk met de gegadigden of
de mate waarin duurzame oplossingen worden
inschrijvers te delen, zijn zij beter in staat om een
geboden binnen de functionele ruimte een van
passende aanbieding te doen.
de beoordelingscriteria is. Het vermelden van
gunningscriteria in de aankondiging is niet ver-
plicht. In principe wordt volstaan met het opne-
4.4
men van een verwijzing naar de criteria in het op
Benadruk duurzaamheid tijdens de
te vragen preselectiedocument of offerteaan-
contactmomenten met leveranciers
vraag;
· Vermeld de weging van de gunningscriteria expli-
Inhoudelijk heeft u de aanbesteding in de specifica-
ciet (facultatief in aankondiging, verplicht in
tiefase vastgelegd. De enige mogelijkheid voor het
offerteaanvraag), waarbij criteria met betrekking
28
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
tot duurzaamheid een hoge weegfactor krijgen
tijdens een te organiseren inlichtingenbijeenkomst.
toegekend.
Samenvatting kernpunten hoofdstuk 4
Communicatie via aanbestedingsdocumenten
4.2 Start een aanbesteding met een onderzoek
In de offerteaanvraag kunnen de selectiecriteria, de
naar wat moet worden aanbesteed en deze kort
gunningscriteria en de bijbehorende weging (artikel
(functioneel) te beschrijven. Op deze manier gaan
27 van het Bao) dezelfde signaalfunctie hebben als
duurzame(re) oplossingen eerder tot de mogelijk-
in de aankondiging. Daarnaast kan een paragraaf
heden behoren.
over duurzaamheid en de achterliggende doelstel-
4.2 De marktconsultatie is een uitstekend middel
lingen het belang daarvan benadrukken. Met het
om de mogelijkheden met betrekking tot duur-
opnemen van alleen een duurzame paragraaf in de
zaamheid van een aan te besteden product of
aanbestedingsdocumenten - maar het niet opne-
dienst te toetsen.
men van milieu- en sociale aspecten in de selectie-
4.2 Zeker bij een complexe Europese aanbesteding
of gunningscriteria - speelt duurzaamheid geen rol
is het raadzaam een multidisciplinair team te for-
in het vaststellen van de keuze.
meren.
4.3 Milieu- en sociale kenmerken kunnen zonder
Inlichtingenrondes
meer deel uitmaken van de specificaties van een
Het is in een Europese aanbesteding mogelijk om
product of dienst.
een inlichtingenronde te organiseren met als doel
4.3 In de conceptovereenkomst kunt u prestatie-
vragen naar aanleiding van de aanbestedingsdocu-
indicatoren voor duurzaamheid benoemen.
menten te kunnen beantwoorden. Er zijn twee vor-
4.3 Binnen de selectiecriteria biedt de categorie
men van inlichtingenrondes te onderscheiden:
technische bekwaamheid mogelijkheden met
· Schriftelijke inlichtingen, zoals de nota van inlich-
betrekking tot duurzaamheid.
tingen: In een nota van inlichtingen is het moge-
4.3 Indien u als selectiecriterium een bepaald certi-
lijk om naast de beantwoording van vragen
ficaat of milieukeur wilt stellen, moet u altijd gelijk-
van geïnteresseerden of gegadigden aanvul-
waardige oplossingen accepteren.
lende informatie aan partijen te verstrekken.
4.3 Bij de keuze voor duurzaamheid als gunnings-
· Mondelinge inlichtingen, zoals een inlichtingen
criterium moet u ook de wegingsfactor en beoorde-
bijeenkomst. Voor de beantwoording van vragen
ling vaststellen.
kunt u kiezen om een inlichtingenbijeenkomst te
4.4 De mogelijkheden voor het meenemen van
organiseren, waarvoor u alle gegadigden of
duurzaamheid in de selectiefase zitten in de uit-
geïnteresseerden uitnodigt.
voering van de aanbestedingsprocedure en het
De bijeenkomst is bedoeld om de gestelde vragen
benadrukken van het belang van duurzaamheid in
te behandelen en/of om aanvullende informatie
het contact met de gegadigden en/of inschrijvers
te verstrekken. Van deze bijeenkomst stelt u een
(aankondiging, aanbestedingsdocumenten en
nota van inlichtingen op die u aan elke deel-
inlichtingenrondes).
nemende partij toestuurt.
Additionele eisen met betrekking tot duurzaamheid
horen niet thuis in de inlichtingenrondes. De inlich-
tingenrondes bieden slechts een toelichting van
wat er al in de stukken staat.
Een aanbesteder is overigens vrij om het belang dat
hij hecht aan duurzaamheid nog eens toe te lichten
29
Vinexwijk Wateringseveld, Den Haag
30
5 Van incidentele successen,
naar structurele duur-
zaamheid in inkoop
Zoals we zagen in hoofdstuk 2 is duurzame ontwikkeling een beleidskeuze: een organisatie onderkent en onder-
schrijft het belang ervan, of niet. Uit deze handreiking blijkt wel dat duurzame inkoop uitstekend kan bijdragen aan
duurzaamheid als beleidskeuze. In hoofdstuk 3 en 4 zagen we dat het professionele inkoopproces vele aanknopings-
punten biedt om duurzaamheid vorm te geven, ook wanneer deze inkoop wordt uitgevoerd binnen de kaders van
de Europese aanbestedingsregelgeving. Een volgende uitdaging voor de organisatie is om er voor te zorgen dat
duurzaamheid niet alleen incidenteel in een aanbesteding voorkomt, maar ook structureel onderdeel wordt van de
dagelijkse gang van (inkoop)zaken. Hiervoor kan de inkoper gebruik maken van een aantal voorwaardenscheppende
inkoopprocessen: de zogenaamde `ondersteunende processen'. In paragraaf 5.2 zijn alle kernpunten cursief weergegeven;
deze zijn niet nogmaals in een kader opgenomen.
5.1
een feitelijke inkooptransactie' (bijvoorbeeld: een
Borging van inkoop: de ondersteu-
aanbesteding) en `alles wat randvoorwaardelijk
nende processen van het MSU+-
geregeld moet worden om de professionaliteit
model
van de feitelijke inkooptransactie, en de resultaten
ervan te kunnen garanderen'. Hoofdstuk 3 en 4 van
Er worden in Nederland inmiddels links en rechts
deze handreiking hadden hoofdzakelijk betrekking
onmiskenbaar successen als in bovenstaand voor-
op de transactionele kant van inkoop: het inkoop-
beeld geboekt op het vlak van duurzame inkoop.
proces van inkoopvoorbereiding tot nazorg. In dit
Het is in dergelijke gevallen duidelijk gelukt om het
hoofdstuk gaan we in op de randvoorwaardelijke
belang van duurzaamheid een plaats te geven in de
kant.
inkooptransactie (de aanbesteding).
We maken hiervoor gebruik van het zogenaamde
Voor iedere organisatie schuilt er een uitdaging in
MSU+-model. Dit benchmarkmodel is ontwikkeld
de vraag hoe de organisatie haar professionaliteit
door prof. Robert Monzcka van de Michigan State
op peil kan houden, of zelfs kan verhogen, terwijl
University (MSU) in de Verenigde Staten: het model
de dagelijkse hectiek van lopende zaken alle aan-
is dan ook bekend geworden onder de naam `MSU-
dacht opvraagt. Dit is overigens een uitdaging die
model'. Specifiek voor de Not-for-Profit sector is
gelukkig niet alleen is voorbehouden aan de onder-
door NEVI en de interdepartementale projectdirec-
werpen `inkoop' en `duurzaamheid'. In de professio-
tie Professioneel Inkoop & Aanbesteden (PIA) een
nele inkoopwereld is nagedacht over dit onderwerp.
bewerking van het MSU-model ontwikkeld: het
Over het algemeen maakt men onderscheid tussen
MSU+-model. Het MSU+-model zal een bijdrage
`alles wat gedaan moet worden om te komen tot
gaan leveren aan de verdere professionalisering van
31
het inkoopvak in Nederland.
nen bij inkoop om de aandacht voor duurzaamheid
vast te houden. Voor de verschillende ondersteu-
Het MSU+ -model maakt onderscheid tussen de
nende processen bieden we een aantal handrei-
`strategische processen' en de `ondersteunende
kingen om duurzaamheid in deze processen op te
processen'. Deze tweedeling sluit aan bij het onder-
nemen.
scheid tussen de transactionele en randvoorwaar-
delijke kant van inkoop.
Vaststellen van inkoopbeleid en inkoopplan.
Wanneer een organisatie het belang van duur-
Wanneer we duurzaamheid structureel willen bor-
zaamheid onderschrijft en het in haar beleid heeft
gen moeten duurzaamheidsaspecten worden inge-
opgenomen, moet dit ook tot uitdrukking komen
richt binnen de ondersteunende processen in het
in het inkoopbeleid en inkoopplan. Andersom moet
MSU+ -model. Dit zijn de processen:
aandacht voor duurzaamheid in alle inkoopproces-
· Vaststellen van inkoopbeleid en inkoopplan;
sen een logisch gevolg zijn van het belang dat de
· Inrichten van de inkooporganisatie;
organisatie aan duurzaamheid hecht (en in haar
· Ontwikkelen van inkoopprocedures;
beleid heeft verwoord).
· Gebruiken van prestatie-indicatoren;
· Gebruiken van informatietechnologie;
In hoofdstuk 2 hebben we de plek van duurzaamheid
· Human Resource Management.
in het organisatiebeleid beschreven. Belangrijk is dat
verantwoordelijkheden bekend zijn: gedeelde verant-
woordelijkheid leidt zelden tot actie. De doelstellingen
Inrichting
2
3
zijn haalbaar, meetbaar en uitvoerbaar.
van de
Ontwikkelen
inkooporganisatie
van inkoopproce-
dures
Inrichting van de inkooporganisatie
Vaststellen
1
van plannen en
Dit onderdeel van het ondersteunende proces
beleid voor inkoop
omvat het ontwerpen van een organisatiestruc-
Prestatie
4
indicatoren voor
tuur die het inkoopproces maximaal ondersteunt.
inkoop
Hieronder vallen activiteiten als het vaststellen van
Human
6
de organisatiestructuur en het beleggen van taken,
resource
management
Informatie
5
bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV's) in
technologie voor
inkoop
die structuur. Het is raadzaam de structuur en TBV's
af te stemmen op samenwerking met andere disci-
Figuur 6: Ondersteunende processen inkoopfunctie [Monczka]
plines, omdat vaak ook andere afdelingen betrok-
ken zijn bij inkoopprojecten.
5.2
Duurzaam inkopen faciliteren betekent in deze context
Maak duurzaamheid deel van de
bijvoorbeeld duidelijk maken wie verantwoordelijk is
ondersteunende inkoopprocessen
voor het inbrengen van duurzame aspecten binnen
het inkoopproces en op welke manier deze persoon
De ondersteunde processen zijn nodig om alle
wordt afgerekend. Wanneer één persoon verantwoor-
inkoopprojecten consequent op dezelfde wijze
delijk is voor het inbrengen van duurzame aspecten
uit te voeren. In elk van de ondersteunende pro-
in inkoop - bijvoorbeeld de milieucoördinator - moet
cessen kunt u duurzaamheid een plaats geven.
deze persoon wel op de hoogte kunnen zijn van alle
Duurzaamheid wordt dan structureel onderdeel van
lopende (en startende) inkoopprojecten.
de uitvoering van een inkoopproject.
De ondersteunende processen helpen de betrokke-
Ook helpt het om bekend te maken wie kennis over
32
Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden
duurzaam inkopen heeft, of waar deze kennis verkrijg-
· Beslissen over de relatieve weging en (meetbare)
baar is. Een effectieve maatregel is het beschikbaar
beoordeling voor duurzaamheid ten opzichte van
stellen van een multidisciplinair team voor (grote)
prijs en andere kwalitatieve criteria.
aanbestedingen, waaraan in ieder geval de milieu-
· Beslissen over het opnemen van de Total Cost of
coördinator deelneemt.
Ownership (investerings- en exploitatiekosten) in de
beoordeling, in plaats van alleen de prijs van het
Ontwikkelen van inkoopprocedures
aan te schaffen product of de aan te schaffen dienst.
Inkoopprocedures leggen veel voorkomende han-
delingen vast. Een inkoopprocedure wordt gefor-
Gebruiken van prestatie-indicatoren
muleerd om operationele inkooptaken binnen de
De inkoopfunctie beschrijft haar doelen in het
organisatie optimaal en consistent te kunnen uit-
inkoopplan. Om maximaal resultaat te halen, is het
voeren. Het is een ideaal middel om aandacht voor
verstandig om te meten in welke mate de doel-
duurzaamheid vast te leggen voor alle inkooppro-
stellingen gehaald zijn. Prestatiemeting geeft een
jecten. Praktisch gezien betekent het dat aandacht
realistisch beeld van de mate waarin doelstellingen
voor duurzaamheid onderdeel wordt van checklists,
gehaald zijn en biedt de mogelijkheid tot (tussen-
standaarddocumenten en standaard besluitvor-
tijdse) corrigerende maatregelen of bijstelling van
mingsprocedures.
doelstellingen. Periodieke prestatiemeting vestigt
de aandacht steeds op de afspraken die de inkoop-
Duurzaamheid kan een plaats krijgen in standaard-
functie met zichzelf gemaakt heeft over de zaken
documenten en checklists. Op die manier krijgt duur-
die zij belangrijk vindt.
zaamheid aandacht bij elk gebruik van het document.
Onder de standaarddocumenten vallen onder meer:
Om duurzaam inkopen consequent te stimuleren,
· Offerteaanvraag (en ook preselectiedocument):
kunnen prestatie-indicatoren helpen. Bekend moet zijn
in de offerteaanvraag kunt u een paragraaf wijden
over welke prestatie-indicatoren gerapporteerd wordt,
aan het belang dat u hecht aan duurzaamheid.
door wie en aan wie. De prestatie-indicatoren voor
Het kan ook zinvol zijn om in de beoordelingscriteria
duurzaamheid moeten zijn afgeleid uit het beleid en
(selectie- en gunningscriteria) een herinnering aan
haalbaar en meetbaar zijn. Voorbeelden van presta-
te brengen om duurzaamheid ook in de beoordeling
tie-indicatoren zijn het meten van het aantal inkoop-
een rol te geven.
projecten waarin duurzaamheid deel uitmaakte van
· Algemene inkoopvoorwaarden: in de algemene
de beoordelingscriteria of het meten van het aantal
inkoopvoorwaarden kunt u een paragraaf wijden
inkooppakketten waarbinnen afspraken over duur-
aan het belang van duurzaamheid.
zaamheid met de leverancier(s) zijn gemaakt.
· Standaardcontracten: in het format van standaard-
contracten kunt u opnemen dat (waar relevant)
Een andere manier van prestaties meten is het
nieuwe ontwikkelingen op het gebied van duur-
benchmarken van de resultaten op het gebied van
zaamheid ook gedurende de looptijd van het con-
duurzaamheid met andere organisaties. Door resulta-
tact kunnen worden geïmplementeerd.
ten te vergelijken kunnen organisaties van elkaar leren
en zich aan elkaar optrekken.
Het loont de moeite de beslissingen te onderbouwen
of te controleren aan de hand van een checklist (zie
Gebruiken van informatietechnologie
www.ovia.nl). Op deze checklist kunnen dan staan:
Informatietechnologie kan verschillende proces-
· Beslissen of aandachtspunten betreffende duur-
stappen van het inkoopproces ondersteunen. Zo
zaamheid eisen of wensen zijn (afhankelijk van
kunt u op internet zoeken naar potentiële leveran-
ambitieniveau, markt, budgetruimte en aanbeste-
ciers, of kunt u het afroepen op een contract (bestel-
dingsprocedure)
len) uitvoeren via een elektronisch bestelsysteem.
33
Informatietechnologie kan ondersteuning bieden aan
het consequent aandacht geven aan duurzaamheid
in het inkoopproces. Informatietechnologie biedt
mogelijkheden tot papierreductie. Wanneer u meer
gebruik kunt maken van informatietechnologie en u
de voordelen van de snelle communicatie via internet
of e-mail benut, is informatietechnologie een gemak-
kelijke stap naar duurzaamheid.
Human Resource Management (HRM)
Belangrijk is natuurlijk dat het belang dat de orga-
nisatie toekent aan duurzame inkoop, gedragen
wordt door de mensen die de uitvoering van
inkoopprojecten vormgeven. Idealiter gaat het dan
om mensen die zélf duurzaamheid aandacht willen
geven in het inkoopproces. Alle andere ondersteu-
nende processen bieden middelen om duurzaam-
heid vooral niet te vergeten, maar uiteindelijk
beslissen de uitvoerende betrokkenen om deze
middelen wel of niet te gebruiken.
Structurele aandacht voor duurzaamheid in het
inkoopproces valt of staat met de betrokken medewer-
kers. Om kennis en ervaring op het gebied van duur-
zaam inkopen op te bouwen en zo effectief mogelijk in
te zetten, loont het om een deskundige/milieucoördi-
nator met kennis van duurzaamheid in de bouwsector
en/of in de facilitaire sector beschikbaar te hebben, op
vaste basis of door deze in te huren.
U stimuleert medewerkers om duurzaamheid aan-
dacht te geven door in ieder geval alle betrokkenen
bij inkoop op de hoogte te stellen van de mogelijk-
heden om duurzaam in te kopen en alle beschikbare
hulpbronnen kenbaar te maken. Een opleiding op het
gebied van duurzaamheid voor medewerkers kan hier-
voor een geschikt middel zijn.
De aandacht voor duurzaamheid kan ook onderdeel
zijn van de beoordeling van medewerkers, waardoor
het ook van persoonlijk belang is te presteren op dit
onderdeel.
34
6 Wegwijzer informatie-
bronnen
Nuttige websites
SenterNovem
http://www.senternovem.nl/duurzaaminkopen
Menukaart duurzaam inkopen
http://www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/menukaart_DI
Actieprogramma Duurzame Ontwikkeling
http://www.vrom.nl (dossier duurzame ontwikkeling)
Handbook `Buying Green': dit handboek is opgesteld door de Europese commissie en biedt Europese
voorbeelden en tips voor het doen van `groene' Europese aanbestedingen. Een vertaling van het Handbook
`Buying Green' zal op korte termijn verschijnen.
http://europa.eu.int/comm/environment/gpp/pdf/int.pdf
Professioneel inkopen
http://www.ovia.nl/
http://www.nevi.nl/
Stichting milieukeur
http://www.milieukeur.nl
Verantwoording
Deze handreiking is mede tot stand gekomen met de hulp van de klankbordgroepleden:
Dhr. E. Raedts (provincie Gelderland)
Mw. M. Floris (provincie Noord-Brabant)
Dhr. E. Piet (gemeente Ridderkerk)
Dhr. C. Beenhakkers (gemeente Oosterhout)
Dhr. H. Ruigrok (provincie Overijssel)
Dhr. C. Zwart (gemeente Alkmaar)
Wij bedanken hen voor de geleverde input.
35
Notities
36
Colofon
Samenstelling
SenterNovem
Redactie
SenterNovem
Tekst
Significant, Barneveld
Grafisch ontwerp
Fuser Communications, Almere
SenterNovem · is ontstaan uit een fusie tussen Senter en Novem · voert
beleid uit voor verschillende overheden op het gebied van innovatie,
Programmainformatie
energie & klimaat en milieu & leefomgeving en draagt zo bij aan
innovatie en duurzaamheid · Meer informatie: www.senternovem.nl
De belangstelling onder de bedrijven voor het
overstijgt elk jaar circa 2,5 maal het voor projec-
tenprogramma Milieu & Technologie tussen 1997
SenterNovem
en 2003 is groot. Het aangevraagde subsidie-
Postbus 8242
bedrag overstijgt elk jaar circa 2,5 maal het voor
3503 RE Utrecht
projecten beschikbare budget.
Telefoon 030 239 34 93
Telefax 030 231 64 91
Het subsidiebudget bedraagt in de hele periode
ruim 26 miljoen gerond. Gemiddeld blijkt het door
www.senternovem.nl/duurzaaminkopen
bedrijven geïnvesteerde bedrag de zogenaamde
duurzaaminkopen@senternovem.nl
`multiplier' vier maal zo hoog als het verstrekte
Telefoon helpdesk duurzaam inkopen 030 239 35 33
subsidiebedrag. Anders gezegd: voor elke euro die
3PRED05.08
SenterNovem aan subsidie verleent, investeert de
markt ongeveer vier euro. De nadruk binnen het
programma Milieu & Technologie ligt dus op prak-
tische projecten, waarbij bedrijven experimenten
uitvoeren of bijvoorbeeld prototypes van een
installatie bouwen en testen. Dit komt goed
overeen met de pragmatische en resultaatgerichte
aanpak binnen het bedrijfsleven, met het Midden-
en Kleinbedrijf, een belangrijke doelgroep voor in
de hele periode ruim 26 miljoen gerond.
programma Milieu & Technologie ligt dus op prak-
tische projecten, waarbij bedrijven experimenten
uitvoeren of bijvoorbeeld prototypes van een
installatie bouwen en testen. Dit komt goed
overeen met de pragmatische en resultaatgerichte
aanpak binnen het bedrijfsleven, met het Midden-
en Kleinbedrijf, een belangrijke doelgroep voor in
de hele periode ruim 26 miljoen gerond.
Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, kan SenterNovem geen
enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.
40