Inkoopbeleid
Gemeente
Assen
29 april 2005
Inhoud
1.
Beleidskaders
3
1.1. Inleiding
3
1.2.
Beleidskeuze
3
2.
Wettelijk kader inkoop
4
2.1. Gemeentewet
4
2.2.
Nederlandse aanbestedingsregelgeving
4
2.3.
Europese aanbestedingsregelgeving
4
3.
Doelstellingen gemeentelijk inkoopbeleid
6
3.1. Overheidsverantwoordelijkheden
6
3.1.1. Transparantie
6
3.1.2. Non-discriminatie
6
3.1.3. Integriteit
6
3.1.4. Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur
7
3.1.5. Maatschappelijk verantwoord ondernemen
7
3.1.6. Sociale verantwoordelijkheden
7
3.2.
Opdrachtgeversbelang
7
4.
Organisatie en instrumenten
8
4.1.
Organisatie
8
4.1.1. Het inkoopproces
8
4.1.2. Gecoördineerde inkoop
9
4.1.3. Mandatering
10
4.1.4. Inkoopplatform
10
4.2.
Instrumenten
10
4.2.1. Inkoopvoorwaarden gemeente Assen
11
4.2.2. Aanbestedingsvormen
11
4.2.3. Aanbestedingsprocedures "Werken"
12
5.
Hulpmiddelen
13
5.1.
Intranet
13
5.2.
Internet
13
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
2
1. Beleidskaders
1.1. Inleiding
Binnen de overheidssector bestaat een groeiende aandacht voor inkoop en aanbesteden, niet in
de minste plaats naar aanleiding van de Parlementaire Enquête Bouwnijverheid. Zowel de
Marktsector als de publieke sector zijn gebaat bij samenhangend beleid, waarbij objectiviteit,
inzichtelijkheid, duidelijkheid, toegankelijkheid en dergelijke de kernbegrippen zijn.
Inkoop betreft alle handelingen en activiteiten waardoor er een factuur wordt gegenereerd die
door de gemeente moet worden betaald. De gemeente is in beginsel vrij in het bepalen van het
eigen inkoopbeleid zolang dat past binnen algemene beginselen van behoorlijk bestuur en
zolang de waarde waarvoor wordt ingekocht onder de drempelwaarden van de EGrichtlijnen
ligt.
Omdat de gemeente Assen bij de uitoefening van haar taken op diverse fronten voor een
aanzienlijk bedrag inkoopt, is het belangrijk om te beschikken over een eigentijds beleid op
dit terrein. Deze beleidsnotitie vormt de leidraad voor allen die bij het inkoopproces
betrokken zijn en zal ertoe bijdragen dat de spelregels uniform worden toegepast.
Deze beleidsnotitie is bedoeld om de inkoop op doelmatige, integere wijze te laten
plaatsvinden met zoveel als mogelijk vermijding van risico's. Dit schept de basis voor
functioneel inkopen, hetgeen resulteert in het voorkomen van onnodige uitgaven en
besparingen in zijn algemeenheid.
1.2.
Beleidskeuze
De gemeente Assen heeft voor de organisatie rondom inkoop gekozen voor het inkoopmodel
met gecoördineerde inkoop. Er zijn geen redenen van deze keuze af te wijken.
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
3
2. Wettelijk kader inkoop
Naast de normale wet- en regelgeving zoals in het BW en de Awb, geldt voor inkopen en
aanbesteden van overheden aanvullende wet- en regelgeving. Uiteraard gelden de algemene
beginselen van behoorlijk bestuur, maar ook de bepalingen uit het oprichtingsverdrag van de
EG met betrekking tot transparantie en non-discriminatie.
2.1. Gemeentewet
In de Wet dualisering gemeentebestuur is opgenomen dat gemeenteraden drie verordeningen
moeten vaststellen die van belang zijn voor de financiële functie van de gemeente. Één van
die verordeningen is de financiële verordening die wordt voorgeschreven in artikel 212
Gemeentewet. Deze is in het bijzonder in artikel 26 uit de Financiële verordening gemeente
Assen (vastgesteld door de raad d.d. 20-11-2003, inwerkingtreding 1-11-2003) vastgelegd.
Artikel 26 luidt:
"Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne
regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten. De regels waarborgen dat
wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie."
Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet, alsmede op basis van het Besluit
accountantscontrole provincies en gemeenten (Staatsblad 2003, nr. 362), moet de accountant
namelijk met ingang van de jaarrekening 2004 onder andere toezien op de rechtmatigheid van
de provinciale en gemeentelijke uitgaven. Een toets op naleving van de Europese
aanbestedingsregels zal onderdeel gaan uitmaken van de accountantscontrole. Dit houdt
ondermeer in dat als de gemeente Assen niet kan aantonen dat opdrachten conform de
Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn aanbesteed, dit kan leiden tot het niet verstrekken van
een goedkeurende verklaring.
2.2.
Nederlandse aanbestedingsregelgeving
Mede naar aanleiding van de Parlementaire Enquête Bouwnijverheid is door de rijksoverheid
een geheel nieuw en integraal juridisch kader voor álle aanbestedingen voor álle
overheidsdiensten in voorbereiding. Het ministerie van Economische Zaken streeft naar
invoering van dit kader in 2006. Na vaststelling van die regelgeving zal het inkoopbeleid
hieraan getoetst dienen te worden. Het ligt in de lijn der verwachting dat de toekomstige
nationale aanbestedingsregelgeving niet tot grote aanpassingen van dit inkoopbeleid zal
leiden. Met dit beleid zijn uiteraard de algemene beginselen van behoorlijk bestuur van
toepassing. "Leuren" en ander misbruik van informatie uit inschrijvingen zijn daardoor ten
strengste verboden.
2.3.
Europese aanbestedingsregelgeving
De Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben onder andere ten doel:
* Het openstellen van inschrijving op overheidsopdrachten voor alle bedrijven die gevestigd
zijn in de Europese Gemeenschap (non-discriminatie).
* Het stimuleren van concurrentiestelling door openbare bekendmaking van (voorgenomen)
opdrachten (economische rationalisatie).
De huidige Europese regelgeving met betrekking tot aanbestedingen welke van belang is voor
de lokale overheden bestaat uit een drietal Richtlijnen. De Richtlijn Leveringen (93/36/EEG),
de Richtlijn Diensten (92/50/EEG) en de Richtlijn Werken (93/37/EEG). Dit inkoop- en
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
4
aanbestedingsbeleid gaat uit van de huidige regelgeving en de daaruit voortvloeiende
jurisprudentie. Het niet naleven van de regels kan leiden tot schadeclaims en oplegging van
boetes.
Bij de uitwerking van de procedures bij dit inkoopbeleid zijn er verschillen op te merken
tussen Leveringen en Diensten enerzijds en Werken anderzijds. De procedures ten behoeve
van Werken zijn derhalve separaat uitgewerkt.
In december 2003 is door het Europese Parlement nieuwe Europese
aanbestedingsregelgeving vastgesteld, welke in de loop van 2005, doch uiterlijk 31 januari
2006 door de Nationale parlementen, dus ook Nederland, zal worden bekrachtigd. In de
nieuwe aanbestedingsregelgeving zijn de oude Richtlijnen Diensten, Leveringen en Werken
samengevoegd in één aanbestedingsrichtlijn. Na vaststelling van de nieuwe regelgeving zal
het inkoopbeleid hieraan getoetst en/of aangepast dienen te worden.
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
5
3. Doelstellingen gemeentelijk inkoopbeleid
Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid streeft twee doelen na. In de eerste plaats
richt het zich op een rechtmatige, doelmatige en integere inkoop- en aanbestedingspraktijk, in
de tweede plaats is het beleid gericht op het belang van de organisatie bij efficiënte en
effectieve inkoop.
3.1. Overheidsverantwoordelijkheden
De gemeente Assen heeft als overheidsorgaan een voorbeeldfunctie en dient zich als
betrouwbare partner te presenteren. Dat stelt extra eisen aan de organisatie en medewerkers
met betrekking tot transparantie, non-discriminatie, integriteit en duurzaamheid.
3.1.1. Transparantie
Naast het feit dat transparantie en non-discriminatie voor overheden verplicht is gesteld in het
oprichtingsverdrag van de EG, levert een ruime mate van transparantie ook beheersmatige en
commerciële voordelen op. Beheersmatige voordelen omdat het voor iedereen binnen de
organisatie duidelijk is welke richtlijnen en procedures gehanteerd worden met betrekking tot
inkopen en aanbestedingen.
Transparantie levert ook aanzienlijke commerciële voordelen op. Potentiële leveranciers zijn
in staat op basis van openbaar gemaakte inkoopplannen adequaat in te spelen op de behoefte
van de gemeente Assen. Transparantie benadrukt ook het professionele karakter van de
inkoop bij de gemeente Assen. Dit laatste kan ook eventuele vervelende schadeclaims
voorkomen.
3.1.2. Non-discriminatie
Discriminatie van bedrijven of personen wordt in het oprichtingsverdrag van de EG aan
overheden verboden. Slechts op basis van objectieve en functionele criteria kunnen leveranciers
worden uitgesloten van opdrachten. De leverancierskeuze dient derhalve te zijn gebaseerd op
objectieve criteria, er wordt geen voorkeurbehandeling toegepast voor lokale en regionale
leveranciers.
3.1.3. Integriteit
Van haar medewerkers verwacht de gemeente Assen dat zij integer handelen. Het ethisch
beleid is vastgelegd in de notitie gedragscodes bestuurlijke integriteit en de notitie
gedragscodes ambtelijke integriteit. Met betrekking tot het uitoefenen van de inkoopfunctie
wordt tevens de beroepscode voor inkopers gehanteerd, zoals deze door de Nederlandse
Vereniging voor Inkoopmanagement hieraan gestalte heeft geven.
In de notitie bestuurlijke integriteit van 5 januari 1999 staat vermeld dat het verplicht is 3
offertes aan te vragen. Dit principe wordt met dit inkoopbeleid losgelaten. De algemene regel
is dat zoveel als mogelijk transparant, dus openbaar wordt aanbesteed. Met name bij aankopen
die zich volgens de inkoopportfolio van Kraljic in het "Hefboom", dus linker gebied
bevinden, zal het aantal aan te vragen en ontvangen offertes veel meer moeten bedragen dan
drie. Indien de inkoop of aanbesteding zich in het rechter segment van de inkoopportfolio van
Kraljic bevindt, kan het om gemotiveerde redenen wenselijk zijn niet openbaar te gaan of in
concurrentie aan te besteden. De integriteitstoets blijft ook in dat geval bestaan omdat bij
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
6
twijfelgevallen en bij substantiële bedragen altijd een onafhankelijke derde buiten de eigen
dienst geconsulteerd dient te worden. De bedragen zoals deze in de tabel bij 4.2.2.,
Aanbestedingsvormen, dienen derhalve gezien te worden als richtlijn. Meer openbaarheid
onder deze grensbedragen mag altijd, minder openbaarheid boven de grensbedragen mag
slechts indien.
3.1.4. Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur
Ook van leveranciers wordt verwacht dat zij integer handelen. De Wet BIBOB (Bevordering
Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan aanbestedende
diensten om bij het bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de
aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen
aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten. Bij een vermoeden van fraude zijn
aanbestedende diensten verplicht advies te vragen bij het Bureau BIBOB. Vervolgens
beoordeelt de aanbestedende dienst of hij de gegadigde op grond van de uitkomsten van eigen
onderzoek en het advies van BIBOB uitsluit. Separaat van het inkoopbeleid wordt met
betrekking tot Bureau BIBOB beleid ontwikkeld.
3.1.5. Maatschappelijk verantwoord ondernemen
De gemeente Assen wil een voorbeeldfunctie vervullen op het gebied van maatschappelijk
verantwoord ondernemen. Hieronder wordt niet alleen verstaan milieuaspecten, doch ook de
aspecten betreffende duurzaamheid, arbeidsomstandigheden en dergelijke, zoals het
tegengaan van kinderarbeid, het vereisen van het "Fair Trade" kenmerk.
3.1.6. Sociale verantwoordelijkheden
De gemeente Assen wil een voorbeeldfunctie vervullen op het gebied van sociale
werkgelegenheid. Een deel van de door de gemeente Assen te vergeven opdrachten kunnen
door de gemeente Assen worden voorbehouden aan sociale werkplaatsen. De gemeente Assen
gaat er daarbij wel van uit dat opdrachtverstrekking volgens marktconforme condities zal
geschieden.
3.2.
Opdrachtgeversbelang
De gemeente Assen geeft jaarlijks vele miljoenen Euro's uit aan inkopen en aanbestedingen.
Het is van evident belang dat hier op efficiënte en effectieve wijze mee wordt omgegaan.
Het inkoopbeleid van de gemeente Assen is gericht op het beheersen en zo mogelijk verlagen
van de totale kosten voor de gemeente (Total Costs of Ownership). Het gaat hierbij om zowel
directe kosten (de inkoopprijs) als indirecte kosten, zoals bijvoorbeeld inkoopkosten,
administratiekosten, voorraadkosten en onderhoudskosten gedurende de gehele levensduur
van het product of de dienstverlening, kwaliteit en arbeidsomstandigheden.
Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te kunnen betrekken zal
bijvoorkeur aanbesteed moeten worden en gegund volgens het principe van de "Economisch
voordeligste aanbieding" waarbij rekening is gehouden met de Total Costs of Ownership.
Indien de indirecte kosten niet van belang zijn of slechts moeizaam zijn te bepalen, zal
worden gegund volgens het criterium de "Laagste prijs".
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
7
4. Organisatie en instrumenten
De behoefte aan het inkopen van goederen en diensten geschiedt door de gehele organisatie
heen. De beleidsuitgangspunten gaan uit van inkoopsynergie, standaardisering van
inkoopprocessen en het realiseren van verbeteringsmogelijkheden.
Indien er politieke, juridische of commerciële overwegingen zijn af te wijken van de hierna
genoemde uitgangspunten is dit mogelijk, mits dit in overleg met een niet inhoudelijk
betrokken onafhankelijk deskundige, zoals de inkoopcoördinator en/of 2e lijns jurist, met
redenen is omkleed en ter goedkeuring is voorgelegd aan de directeur van de betreffende
dienst en gemandateerde, danwel aan het AMT en/of College. Afwijkingen ten opzichte van
de Europese regelgeving zijn uiteraard per definitie niet toegestaan.
4.1.
Organisatie
De organisatie rondom inkoop is bij de gemeente Assen transparant opgezet, waarbij de
bevoegdheden en verantwoordelijkheden helder zijn neergelegd. Onderscheid wordt gemaakt
Strategische inkoop, tactische inkoop en operationele inkoop. Het College stelt op voordracht
van het AMT en de inkoopcoördinator de kaders vast met betrekking tot de strategische
aspecten van inkoop. Dit omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook
strategische vraagstukken rondom uitbesteding. De tactische- en operationele inkoopfuncties
zijn aan de respectievelijke diensten gemandateerd.
4.1.1. Het inkoopproces
De verschillende elementen van het inkoopmodel worden tezamen de inkoopfunctie genoemd
en bestaat in het algemeen uit zeven fasen. Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en
efficiënt beheren van de inkoopstromen, zodanig dat bestedingen op een verantwoorde wijze
worden uitgevoerd.
Tactische inkoop
Operationele inkoop
Inventariseren Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
1
2
3
4
5
6
7
Aanbesteden
De Gemeente Assen realiseert zich dat de eerste fasen van het inkoopproces, de tactische
inkoop, en met name de fase waarin wordt gespecificeerd welke functionaliteit benodigd is
voor zowel de effectiviteit als de efficiency van de bedrijfsprocessen van de Gemeente Assen,
de meest belangrijke fase is. In deze fase wordt de basis gelegd voor de keuze van goederen
en diensten en in sommige gevallen ook de leveranciers. Tegelijkertijd wordt in deze fase ook
bepaald wat de uiteindelijke kosten zijn die daaruit voortvloeien.
De tactische inkoop bestaat uit:
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
8
Tactische inkoop:
Fasen:
Activiteiten
1. inventariseren
??bepalen behoefte binnen eigen organisatie en
aanbod in de markt
2. specificeren: het wat
??marktonderzoek uitvoeren
??programma van eisen opstellen
??inkoopstromen analyseren
??acties initiëren
??keuze aanbestedingsprocedure
3. selecteren: het wie
??leveranciers selecteren
??offertes aanvragen
??offertes beoordelen
4. contracteren: het hoe
??onderhandelen
??(mantel)contracten afsluiten
Bij de tactische inkoop kunnen de budgethouders c.q. projectleiders procesmatig en
vakinhoudelijk worden ondersteund teneinde een optimaal inkoopresultaat te verkrijgen.
De operationele inkoop bestaat uit het afhandelen van het bestelproces. In enkele gevallen
zullen fase 4, het contracteren, als fase 5, het bestellen, samenvallen.
Operationele inkoop:
Fasen:
Activiteiten
5. bestellen
??order plaatsen
6. bewaken
??contract bewaken
??individuele bestelling bewaken
??facturering verifiëren
7. nazorg
??claims afhandelen
??meer/minder werk afhandelen
??evaluatie uitvoering opdracht
??contract herziening opstarten
4.1.2. Gecoördineerde inkoop
De gemeente Assen heeft gekozen voor een gecoördineerd inkoopmodel. In dit model blijft de
verantwoordelijkheid voor de tactische- en operationele inkoop bij de diensten. Door middel
van de gecoördineerde inkoop wordt over de diensten heen optimaal gebruik gemaakt van de
beschikbare kennis en ervaring. Deze kennis en ervaring heeft zowel betrekking op het
verdelen van inkooptaken naar taakgebieden over de diensten heen als op de
inkooptechnische en juridische ondersteuning in de eerste vier fasen van het inkoopproces.
Voor het verdelen van de inkooptaken over de diensten en afdelingen heen wordt gebruik
gemaakt van het dit "Lead buyer concept". In dit "Lead buyer concept" wordt één afdeling
verantwoordelijk gesteld voor een artikel- of productgroep. De verdeling van de product- of
artikelgroepen worden door het inkoopplatform vastgesteld en wordt mede bepaald op basis
van productkennis, ervaring, frequentie en/of mate van belang.
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
9
De ondersteuning bij het tactische inkoopproces wordt voornamelijk uitgevoerd door de
inkoopcoördinator, al dan niet in overleg met een jurist en omvat de navolgende taken:
* Advisering management met betrekking tot strategische inkoopvraagstukken;
* Inkoopcontrol: periodieke rapportage over het inkoopbeeld van de totale organisatie;
* Signalering inkooprisico's;
* Inkoopcoördinatie bij dienstoverstijgende inkoopprojecten;
* Initiëren van verbetertrajecten: het op basis van de inkoopcontrol aangeven van potentiële
verbetertrajecten;
* Coördinatiepunt en kenniscentrum over (internationale) wet en regelgeving betreffende
inkopen en aanbesteden;
* Aandragen van inkooptools ter verbetering van het gemeentelijk inkoopproces.
* Ondersteuning van budgethouders bij commerciële afwegingen;
* Ondersteuning bij het opstellen van het programma van eisen;
* Ondersteuning bij het onderhandelen met leveranciers.
Een bijzonder aspect met betrekking tot de gecoördineerde inkoop zijn de EG aanbestedingen.
De gemeente Assen streeft naar standaardisatie van bestekken bij EG aanbesteding teneinde
de procedures te optimaliseren en de interne kosten te reduceren. Dit houdt in dat alle EG
aanbestedingen van de gemeente Assen minimaal in overleg met de inkoopcoördinator
worden uitgevoerd.
4.1.3. Mandatering
De budgethouder blijft verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces. Indien politieke-,
juridische- en/of ernstige commerciële risico's te verwachten zijn, is de budgethouder
verplicht advies te vragen bij de inkoopcoördinator en/of bij een 1e of 2e lijns jurist. Het
besluiten tot het aangaan van verplichtingen en/of het daadwerkelijk aangaan van die
verplichtingen is uitsluitend een bevoegdheid van functionarissen zoals genoemd in het
Mandaten- en volmachtbesluit van de gemeente Assen.
4.1.4. Inkoopplatform
De inkoopactiviteiten worden op ambtelijk niveau afgestemd in het inkoopplatform. Periodiek
vindt er overleg plaats onder voorzitterschap van de inkoopcoördinator tussen
vertegenwoordigers van de diensten, aangevuld met één van de bedrijfsjuristen en een
financieel deskundige. De doelstellingen van het inkoopplatform zijn:
* Het voorstellen van productverantwoordelijken (Lead buyers) aan het AMT;
* Inbreng van praktijkervaringen van de diensten in het gemeentebrede inkoopbeleid;
* Overleg tussen de diensten met betrekking tot het inkoopbeleid en de inkoopinvulling;
* Uitdragen van het inkoopbeleid binnen de diensten in eerstelijns contact.
* Plannen van inkoopactiviteiten en het stellen van prioriteiten aan de hand van de wettelijke
verplichtingen zoals de EG aanbestedings richtlijnen, het aflopen van bestaande contracten en
mogelijke commerciële voordelen.
4.2.
Instrumenten
Voor het realiseren van de doelstellingen uit dit inkoopbeleid zijn een aantal instrumenten
ontwikkeld. Met deze instrumenten wordt gewaarborgd dat gemeentebreed op eenduidige
wijze wordt ingekocht. Voorbeelden hiervan zijn de voorwaarden welke de gemeente Assen
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
10
haar leveranciers oplegt bij het zakendoen, maar ook de interne richtlijnen waar de
medewerkers van de gemeente Assen zich dienen te houden.
4.2.1. Inkoopvoorwaarden gemeente Assen
De gemeente Assen heeft voorwaarden vastgelegd in de "Algemene Inkoopvoorwaarden
gemeente Assen (A.I.V.1.)", zoals Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken
voor de provincie Drenthe op 23 juli 2001, onder nr. 2018. De inkoopvoorwaarden worden
gebruikt bij de inkoop van goederen en van diensten. Het consequent gebruiken van deze
voorwaarden schept duidelijkheid en draagt bij tot transparantie in het inkoopproces.
Verkoopvoorwaarden van leveranciers worden in principe niet geaccepteerd.
4.2.2. Aanbestedingsvormen
Binnen de gemeente Assen worden verschillende aanbestedingsvormen gehanteerd. Het
beleid van de gemeente Assen is erop gericht transparant en non-discriminatoir aan te
besteden.
De mogelijkheden zijn:
Enkelvoudige
Een opdrachtverstrekking waarbij slechts één natuurlijke of
opdrachtverstrekking
rechtspersoon tot inschrijving wordt uitgenodigd
Onderhandse
Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal natuurlijke of
aanbesteding
rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd
Openbare aanbesteding Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij
een ieder zich kan melden als gegadigde voor de opdracht.
EG aanbesteding
Een aanbesteding conform de Europese regelgeving.
Welke procedure wordt gehanteerd is in eerste instantie afhankelijk van het soort opdracht en
de te verwachten waarde van de opdracht. De drempelbedragen zijn opgenomen in
onderstaande tabel:
Type aanbesteding
Drempelbedrag (exclusief BTW)
Leveringen
Diensten
Werken
Enkelvoudige
< 10.000
< 10.000
< 25.000
opdrachtverstrekking
Onderhandse aanbesteding
10.000 - 50.000
10.000 - 50.000
25.000 - 100.000
Openbare aanbesteding
50.000 - EG drempel 50.000 - EG drempel
100.000 - EG drempel
EG aanbesteding
> EG drempel
> EG drempel
> EG drempel
Voor het bepalen van de drempelbedragen worden dezelfde regels gehanteerd als bij EG
aanbestedingen.
In dit kader wordt onder openbare aanbesteding bij leveringen en diensten verstaan dat het
voornemen tot het starten van een aanbestedingstraject op een voor een ieder toegankelijk
medium wordt gepubliceerd. Indien potentiële leveranciers zich naar aanleiding van deze
publicaties aanbieden, worden deze op gelijkwaardige wijze behandeld.
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
11
4.2.3. Aanbestedingsprocedures "Werken"
De procedures met betrekking tot het aanbesteden van werken zijn separaat uitgewerkt.
Hoewel er veel overeenkomsten bestaan tussen het inkopen van goederen en diensten ten
opzichte van het aanbesteden van werken, zijn er soms verschillen in het gebruik van
definities en terminologieën. Deze verschillen in definities zijn nader weergegeven op de
intranet site van de gemeente Assen.
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
12
5.
Hulpmiddelen
Voor het bekend maken en handhaven van het inkoopbeleid van de gemeente Assen worden
een aantal hulpmiddelen ter beschikking gesteld, zowel intern als extern. Eén van de
belangrijkste hulpmiddelen om de doelstellingen van het inkoopbeleid bekend te maken en te
realiseren is intra- en internet. De in dit overzicht genoemde te publiceren onderwerpen is niet
limitatief.
5.1.
Intranet
Op het intranet van de gemeente Assen worden hulpmiddelen geplaatst ter ondersteuning van
het inkoopproces. De onderwerpen zijn o.a.:
* Inkoopprocedures
* Een overzicht van gemeentebrede raamcontracten
* Checklisten en voorbeelden
- Uitnodiging tot het uitbrengen van een offerte (offerteaanvraag)
- Opdrachtbrief / Afwijzingsbrief
* De Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Assen
Daarnaast is op intranet achtergrondinformatie beschikbaar over inkoopgerelateerde
onderwerpen, zoals:
* Informatie over EG regelgeving
* Toelichting op de inkoopportfolio van Kraljic
* Toelichting op juridische onderwerpen, waaronder precontractuele fase
* Toelichting over de wet BIBOB
* De notitie bestuurlijke integriteit
* De integriteitcode van de NEVI
5.2.
Internet
De gemeente Assen streeft naar een zo groot mogelijke openheid bij inkopen. Op internet
worden de volgende onderwerpen geplaatst ter informatie aan potentiële leveranciers en andere
belangstellenden:
* Het inkoopbeleid van de gemeente Assen
* De Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Assen
* De lopende openbare aanbestedingen, zowel Europees als niet-Europees
* Een opsomming van de te verwachten openbare en EG aanbestedingen
* Jaarplanning inkoopactiviteiten
Inkoopbeleid gemeente Assen versie 29 april 2005
13