Modelbeleid mkb-vriendelijk
aanbesteden

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Modelbeleid mkb-vriendelijk
aanbesteden

MKB-Nederland

Koninklijke vereniging MKB-Nederland
Beleid en Belangenbehartiging
Delft, oktober 2007
Contactpersoon: drs. L.I. (Ireen) Hardenbol-Boon, Projectleider Europees Aanbesteden

Tel.nr : 015-21 91 422, e-mail : i.hardenbol@mkb.nl

©Copyright Koninklijke Vereniging MKB-Nederland, oktober 2007
Vermenigvuldiging van (delen van) deze uitgave is toegestaan, mits met bronvermelding. Hoewel aan de
samenstelling van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de inhoud geen aansprakelijkheid
worden aanvaard. Aan de inhoud kunnen ook geen rechten worden ontleend.

MKB-Nederland, oktober 2007

1

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

2
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

4
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Aanbestedings- en inkoopbeleid Gemeente
Inleiding
Het afsluiten van contracten door de gemeente voor de realisatie van werken en de
aanschaf van producten en diensten geschiedt met de regelmaat van de klok. Vanwege het
feit dat een groot percentage van deze projecten/producten en diensten via aanbesteding
wordt uitbesteed, is het noodzakelijk om een gemeentebreed aanbestedings- en
inkoopbeleid vast te stellen.

In het kader van de nieuwe aanbestedingswetgeving is een aangepast aanbestedings- en
inkoopbeleid vastgesteld, waarmee de oude beleidsregels zijn komen te vervallen.
Doelstelling
Doelstellingen van het aanbestedings- en inkoopbeleid zijn om de regelgeving
toegankelijker te maken, de proportionaliteit van de gestelde criteria te waarborgen, de
professionaliteit van de aanbestedende dienst te bevorderen, innovatie te stimuleren en de
administratieve lasten te verlagen. Met name ook de belangen van het (plaatselijke en
regionale) MKB zijn hiermee gediend.
Juridisch kader
Basis voor deze leidraad is thans de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen en de
onderliggende besluiten, het Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten)
en het Bass (Besluit aanbestedingen speciale sectoren). Na inwerkingtreding van de nieuwe
Aanbestedingswet (en de onderliggende Algemene maatregel van bestuur) zal deze de
juridische basis vormen voor het onderhavige beleid.
Richtlijn 2004/18/EG, voor werken, leveringen en diensten, en richtlijn 2004/17/EG, voor
werken, leveringen en diensten in de Nutssectoren, zijn voor de onderhavige beleidsregel
uitgangspunt geweest. Het beleid is met name gericht op aanbestedingen onder de
drempelwaarde. Hieronder zijn de huidige drempelwaarden weergegeven.

MKB-Nederland, oktober 2007

5

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Europese drempelbedragen voor de periode 2006/2007, verordening 2083/2005 van 19
december 2005:

Alle bedragen exclusief
Centrale overheid
Decentrale overheid
omzetbelasting
Richtlijn 2004/18/EG

Werken
5.278.000
5.278.000
Leveringen
137.000
211.000
Diensten
137.000
211.000
Overheidsopdrachten op het
211.000
211.000
gebied van onderzoeks- en
ontwikkelingsopdrachten en
telecommunicatiediensten en
diensten vallend onder bijlage
IIB (voorheen 1B diensten)
Prijsvragen algemeen (artikel
137.000
211.000
67)
Voor meer dan 50% door
5.278.000
5.278.000
aanbestedende diensten
gesubsidieerde werken
(artikel 8a)
Voor meer dan 50% door
211.000
211.000
aanbestedende diensten
gesubsidieerde diensten die
verband houden met werken
(artikel 8b)
Concessie voor openbare
5.278.000
5.278.000
werken (artikel 56)
Richtlijn 2004/17/EG
Opdrachten voor leveringen
422.000
422.000
en diensten in de sectoren
water- en energievoorziening,
6
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

vervoer en postdiensten
(Nuts)
Opdrachten voor werken in de
5.278.000
5.278.000
sectoren water- en
energievoorziening, vervoer
en postdiensten (Nuts)

Het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente ,

Gelet op:
- de Raamwet EEG-voorschriften;
- het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten en het Besluit aanbestedingen
speciale sectoren;
- de toelichting op het aanbestedings- en inkoopbeleid van de Gemeente.

BESLUIT

Vast te stellen het navolgende
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente .
§ 1. Toepassingsbereik en doelstellingen

Artikel 1 Toepassingsbereik
Het onderhavige aanbestedings- en inkoopbeleid is in de gehele gemeentelijke organisatie
van toepassing op alle gevallen waarin de gemeente voornemens is om overeenkomsten aan
te gaan op het gebied van werken, leveringen en diensten, tevens in de sectoren water- en
energievoorziening, vervoer en postdiensten, voorzover de relevante wetgeving zulks
toestaat.

Artikel 2 Doelstellingen
De doelstellingen van het aanbestedings- en inkoopbeleid zijn:
a. Het professionaliseren van de aanbestedingsprocedures binnen de gemeente;
MKB-Nederland, oktober 2007

7

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

b. Het verlagen van de administratieve lasten voor zowel de gemeente als de
inschrijvers;
c. Het creëren van kansen voor starters en nieuwkomers in de diverse branches;
d. Het creëren van eerlijke kansen voor het mkb;
e. Het optimaliseren van begeleiding en voorlichting over de aanbestedingsprocedures
binnen de gemeente;
f. Het integreren van beleidsdoelstellingen op het gebied van (onder andere)
Duurzaam Inkopen, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen;
g. Het stimuleren van innovatief ondernemerschap.
§ 2. Definities en procedures

Artikel 3 Definities
In deze beleidsregel en de toelichting wordt verstaan onder:
Aanbestedende dienst
de gemeente of een binnen de gemeentelijke organisatie
vallende instelling;
Aanbestedingsleidraad
document door aanbestedende dienst verstrekt aan
(potentiële) inschrijvers, aan de hand waarvan de
inschrijving geschiedt. In de aanbestedingsleidraad worden
onder meer de selectiecriteria, gunningscriteria,
uitsluitingsgronden en termijnen vermeld.
ARW 2005
Aanbestedingsreglement Werken 2005;
Bagatel
ondergrens ten aanzien van de geraamde waarde (exclusief
BTW) van de overheidsopdrachten voor werken, leveringen
of diensten, waarvoor geen aanbestedingsregels van
toepassing zijn;
Combinatie
combinatie van meerdere inschrijvers die gezamenlijk
inschrijven voor één opdracht;
COVOG
Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag;
Dienst
Overige overheidsopdrachten dan leveringen en werken;
Eigen verklaring integriteit
een verklaring van een ondernemer dat hij beschikt over een
integriteitsverklaring, overeenkomstig het model dat bij
ministeriële regeling is vastgesteld;
8
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Enkelvoudig
onderhands
procedure waarbij de opdracht rechtstreeks aan één
leverancier wordt gegund. Deze procedure betreft feitelijk
geen aanbesteding, maar "gunning uit de hand";
Gunningscriteria
inhoudelijke criteria voor de keuzen van de beste
aanbieding. De gunningscriteria zijn "prijs" en "economisch
meest voordelige inschrijving";
Inschrijfsommen
offertebedragen die inschrijvers hebben ingediend bij de
aanbestedingsprocedure;
Integriteitsverklaring
een verklaring van de Minister van Justitie dat uit een
onderzoek met betrekking tot het gedrag van de betrokken
natuurlijke persoon of rechtspersoon ingesteld, dat niet is
gebleken van bezwaren tegen die natuurlijk of
rechtspersoon. Wordt afgegeven door het COVOG;
Levering
aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder
koopoptie, van producten;
Meervoudig onderhands
aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste
twee ondernemers tot inschrijving wordt uitgenodigd, met
dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet
meer bedraagt dan zes;
Minimumeisen
geschiktheidseisen waaraan een ondernemer minimaal moet
voldoen om deel te kunnen nemen aan een de
aanbestedingsprocedure;
MKB
Midden- en Kleinbedrijf, tot 250 werknemers;
Niet-openbare
procedure
aanbestedingsprocedure waaraan ondernemers mogen
verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de
aanbestedende dienst aangezochte ondernemers mogen
inschrijven.
Ondernemer
aannemer, leverancier of dienstverlener;
Openbare procedure
een procedure waarbij alle belangstellende ondernemers
mogen inschrijven;
Selectiecriteria
criteria die door de aanbestedende dienst worden gebruikt bij
andere dan openbare procedures om gegadigden die aan de
minimumeisen voldoen te selecteren en uit te nodigen tot het
MKB-Nederland, oktober 2007

9

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

doen van een inschrijving, derhalve betrekking hebbend op
de ondernemer;
Uitsluitingsgronden
gronden die tot uitstuiting van de ondernemer aan de
aanbestedingsprocedure leiden;
Werk
het product van een geheel van bouwkundige of
civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een
economische of technische functie te vervullen;

Artikel 4 Voorgeschreven procedures
De navolgende aanbestedingsprocedures worden gevolgd:

Waarde van de Onderhands
Onderhands
Openbare of
Europees1
opdracht,
enkelvoudig
meervoudig
niet-openbare
exclusief
procedure
omzetbelasting
Werken
Bagatel
40.000
1.000.000
5.278.000
(< 40.000)
Leveringen
Bagatel
20.000
100.0002
211.000
(< 20.000)
Diensten
Bagatel
20.000
100.0003
211.000
(< 20.000)

1 de drempelbedragen uit de kolom Europees gelden voor de periode 2006/2007. Voor de volgende periode
2008/2009 zal de Europese Commissie in december 2007 nieuwe drempelbedragen vaststellen.
2 Deze grens is niet dwingend voorgeschreven, e.e.a. is ter keuze aan de gemeente. Voor leveringen en diensten mag
de meervoudig onderhandse procedure altijd toegepast worden voor opdrachten beneden het Europese
drempelbedrag.
3 Deze grens is niet dwingend voorgeschreven, e.e.a. is ter keuze aan de gemeente. Voor leveringen en diensten mag
de meervoudig onderhandse procedure altijd toegepast worden voor opdrachten beneden het Europese
drempelbedrag.
10
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

§ 3. Uitgangspunten

Artikel 5 Beginselen
De navolgende beginselen van het aanbestedingsrecht worden in ieder geval in acht
genomen bij elke aanbestedingsprocedure:
1.
De Gemeente behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze;
2.
De Gemeente waarborgt een transparante aanbestedingsprocedure;
3.
Ter uitvoering van de voorgaande leden waarborgt de Gemeente een passende
mate van openbaarheid;
4.
De Gemeente neemt het beginsel van proportionaliteit in acht.
5.
Te allen tijde geldt het Gemeentelijk aanbestedingsbeleid als aanvulling op de
wetgeving en eerbiedigt de Gemeente hogere wet en regelgeving.

Artikel 6 Clusteren
Het clusteren van opdrachten wordt zoveel mogelijk voorkomen. De Gemeente zal zich
zoveel mogelijk onthouden van het afsluiten van (meerjarige) raamcontracten, meerjarige
opdrachten en herhalingsopdrachten (duurovereenkomst). Aanbestedingen met het karakter
van een duurovereenkomst zullen voor een redelijke, in de branche gebruikelijke, periode
worden afgesloten. In geval van clusteren en duurovereenkomsten zullen de belangen van
de Gemeente en de ondernemers evenwichtig en zorgvuldig worden afgewogen.
§ 4 Aanbestedingsprocedure

Artikel 7 Bekendmaking
De Gemeente zal de gemeentelijke aanbestedingen waarbij de openbare, niet-openbare of
Europese aanbestedingsprocedure wordt gevolgd, zes weken voor het moment dat de
offertes moeten worden ingediend bekend maken. Bekendmaking vindt in ieder geval plaats
via de gemeentelijke website, TenderNed en de Aanbestedingskalender. Europese
aanbestedingen worden tevens op de daarvoor verplicht gestelde websites gepubliceerd.

MKB-Nederland, oktober 2007

11

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Artikel 8 Minimumeisen en Selectiecriteria
Door de Gemeente te hanteren minimumeisen en selectiecriteria zullen dusdanig worden
geformuleerd dat deze toegankelijk zijn voor mkb bedrijven en "starters".
In geval van inschrijving door een combinatie gelden de minimumeisen en selectiecriteria
voor de combinatie als geheel.

Artikel 9 Financiële gegoedheid
1. Minimumeisen of selectiecriteria met betrekking tot de financiële gegoedheid van
een onderneming zullen maximaal 150% van de waarde van de opdracht bedragen.
2. Minimumeisen of selectiecriteria met betrekking tot de financiële gegoedheid van
een onderneming worden niet gekoppeld aan het onderwerp van de specifieke
opdracht.
3. Door de Gemeente zal tijdens de aanbestedingsprocedure om een eigen verklaring
inzake financiële gegoedheid worden verzocht op grond waarvan de Gemeente zich
in redelijkheid een oordeel kan vellen. Een eventuele bankgarantie kan door de
Gemeente eerst op het moment van gunning worden gevraagd van de ondernemer
die de opdracht gegund heeft gekregen.

Artikel 10 Technische bekwaamheid
De Gemeente bepaalt per opdracht welke noodzakelijke competenties minimaal vereist zijn
voor de uitvoering van de betreffende opdracht. Per competentie kan een referentieproject
worden gevraagd.

Artikel 11 ARW 2005
Voor overheidsopdrachten voor werken zal het ARW 2005 van toepassing worden
verklaard.

Artikel 12 Integriteit
Door de Gemeente zal tijdens de aanbestedingsprocedure om een eigen verklaring omtrent
integriteit worden verzocht. Een COVOG-verklaring kan door de Gemeente eerst op het
moment van gunning worden gevraagd van de ondernemer die de opdracht gegund heeft
12
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

gekregen. Een bewijs van aanvraag wordt tot het moment van feitelijke afgifte van de
verklaring geaccepteerd.

Artikel 13 Gunningscriterium
Voor alle aanbestedingen binnen de Gemeente geldt het gunningscriterium "economisch
meest voordelige inschrijving". Slechts in geval dat van een concrete opdracht ieder
kwalitatief element ontbreekt zal de Gemeente het gunningscriterium "laagste prijs"
hanteren.
§ 6 Gunning

Artikel 14 Voorgenomen gunningsbeslissing
De voorgenomen gunningsbeslissing zal deugdelijk gemotiveerd aan alle inschijvers
worden toegezonden, waarbij de termijn waarbinnen niet zal worden gegund in verband met
een mogelijke juridische procedure op 15 dagen wordt gesteld. Onder een deugdelijke
motivering wordt in elk geval verstaan:
- de inschrijfsommen worden bekendgemaakt aan alle inschrijvers;
- in geval van gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving: de score
en weging van de betreffende inschrijver;
- overige individuele informatie.

Artikel 15 Aannemings-/opdrachtovereenkomst
De Gemeente zal in de besteksvoorwaarden en in de uiteindelijk met de inschrijver aan wie
wordt gegund te sluiten overeenkomst afzien van voor laatstgenoemde bovenmatig
bezwarende voorwaarden en bepalingen. Voor zover aanwezig zullen door de Gemeente in
de branche gebruikelijke algemene voorwaarden worden gehanteerd. Betaling in termijnen
is geoorloofd, mits deze termijnen redelijk zijn. Na voltooiing van de opdracht kan slechts
een klein, in de betreffende branche gebruikelijk, percentage van de waarde van de opdracht
als eventuele onderhoudstermijn gelden.

MKB-Nederland, oktober 2007

13

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

§ 7 Service, voorlichting en evaluatie

Artikel 16 Service en Voorlichting
De gemeente richt op en houdt in stand een gemeentelijk loket aanbestedingszaken. Via dat
loket worden vragen over aanbestedingen binnen de Gemeente beantwoord en voorlichting
aan ondernemers gegeven, voor zover een en ander niet tot bevoordeling van de betreffende
ondernemer leidt en de aanbestedingsbeginselen niet worden geschaad.
Deze voorlichting alsmede de in dat kader te verstrekken documenten worden kosteloos
verstrekt.
Ondernemers zullen in staat worden gesteld een interesseprofiel aan de Gemeente te doen
toekomen in verband met de meervoudig onderhandse en enkelvoudig onderhandse
procedures. Met deze geïnteresseerde ondernemers vindt regulier overleg plaats over de
wijze waarop de service/voorlichting kan worden verbeterd en aanbestedingen zoveel
mogelijk toegankelijk kunnen worden gemaakt.

Artikel 17 Evaluatie
Dit onderhavige beleid zal jaarlijks worden geëvalueerd middels behandeling in de
Gemeenteraad.
§ 8 Slot

Artikel 18 Inwerkingtreding
Dit beleid treedt in werking op ...............2007.

Burgemeester en Wethouders voornoemd

....................................................
.............................................
De
Gemeentesecretaris
De
Burgemeester
14
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Toelichting op Aanbestedings- en inkoopbeleid Gemeente

Inleiding

1. Het aanbestedingsrecht is volop in beweging. In de Eerste Kamer wordt op dit moment
de Aanbestedingswet behandeld. Een AMvB is in voorbereiding.

Ook op grond van nationale en Europese jurisprudentie neemt het bereik van het
aanbestedingsrecht toe.

Op grond van deze jurisprudentie en een interpretatieve mededeling van de Europese
Commissie d.d. 1 augustus 2006 moet op dit moment als uitgangspunt worden
aanvaard dat ook voor aanbestedingen onder de drempelbedragen verplichtingen aan de
Gemeente als aanbestedende dienst worden opgelegd.

Ook voor deze aanbestedingen onder de drempel moet een passende mate van
openbaarmaking in acht worden genomen, in ieder geval voor wat betreft de nationale,
openbare en de niet-openbare procedure. Ook voor deze aanbestedingen gelden
algemene beginselen van behoorlijke aanbesteding, waaronder meer in het bijzonder
het gebod van transparantie en het verbod van discriminatie (ongelijke behandeling).

2. De vraag in hoeverre het Europese en nationale aanbestedingsrecht wordt nageleefd, is
moeilijk te beantwoorden. Tot dusverre uitgevoerde onderzoeken lijken erop te wijzen
dat de centrale overheid de regels en voorschriften vaker en beter naleeft dan de
decentrale overheid en overige aanbestedende diensten. Soms ontbreekt bij
aanbestedende diensten de noodzakelijke kennis. Minstens zo belangrijk is dat concreet
aanbestedingsbeleid op gemeentelijk niveau vaak ontbreekt. Gemeenten hebben al hun
handen vol aan de strikte naleving van nieuwe wet- en regelgeving. Zij komen
daardoor vaak niet toe aan de beantwoording van de vraag hoe vanuit gemeentelijk
standpunt wenselijke beleidsdoelstellingen via het aanbestedingsrecht kunnen worden
gerealiseerd.

3. Vastgesteld moet worden dat de wet (en dat zal in de nieuwe aanbestedingswet niet
anders zijn) en jurisprudentie wel degelijk ruimte laten voor het nastreven van
MKB-Nederland, oktober 2007

15

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

gemeentelijke doelstellingen bij concrete aanbestedingen. Dit geldt zeker voor
aanbestedingen onder de drempelbedragen, maar ook zij het in mindere mate voor
aanbestedingen boven de drempel. In alle gevallen is voldoende beleidsruimte
aanwezig, indien en zolang wet- en regelgeving in acht worden genomen.

Evenzeer juist is dat de naleving van beginselen van aanbestedingsrecht juist kan
worden versterkt door eigen gemeentelijk beleid te formuleren en uit te voeren.

4. Middelgrote en kleine (startende) bedrijven (hierna: mkb-bedrijven) lijken
onvoldoende aan bod blijken te komen bij conventionele aanbestedingen, hetgeen geldt
voor opdrachten boven de drempelwaarden alsook voor opdrachten met een geringere
omvang.

5. Het is aan de gemeenten vanuit hun rol bij uitstek verantwoordelijk om ook voor het
MKB een gunstig ondernemersklimaat te scheppen dienaangaande beleid te
realiseren.

Beleid binnen de grenzen van (nieuwe) wetgeving en jurisprudentie. Beleid niet erop
gericht het mkb zonder meer "voor te trekken" of zelfs de door de gemeenten aan het
mkb te verstrekken opdrachten te quoteren. MKB-Nederland heeft de eis tot het
toepassen van quota overigens niet gesteld. Dit neemt niet weg dat beleid erop gericht
onnodig zware barrières voor het mkb te slechten en aldus eerlijke kansen voor het
mkb te scheppen, noodzakelijk is.

Daarmee is ook het strikte eigenbelang van de gemeentelijke overheid gediend. Een
reële kans tot deelname van mkb-bedrijven bevordert de mededinging en daarmee voor
de gemeente gunstige financiële en kwalitatieve voorwaarden waaronder de
uiteindelijke opdracht kan worden gegund.

6. Gelet op het bovenstaande, is geïnventariseerd langs welke weg en uitdrukkelijk binnen
grenzen van wet- en regelgeving en jurisprudentie beleid kan worden ontwikkeld.
MKB-Nederland heeft een uniform, gemeentelijk standaardbeleid opgesteld.
Uniformiteit noodzakelijk om duidelijkheid te creëren in de lappendeken van het
aanbestedingsrecht en om ongelijke kansen en concurrentievervalsing tussen (het mkb
in) de diverse gemeenten zoveel mogelijk te voorkomen.
16
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Dit modelbeleid wordt door de Gemeente tot de hare gemaakt met de navolgende
toelichting.

Algemeen: Toegankelijkheid en kosten aanbestedingsprocedure

7. Het is evident dat de gemeentelijke overheid ook in algemene zin de toegankelijkheid
tot een aanbestedingsprocedure dient te waarborgen en alles op alles dient te zetten om
een zo eenvoudig mogelijke en ook voor de marktpartijen zo goedkoop mogelijke
aanbestedingsprocedure te realiseren. Daarbij dient ervoor te worden zorggedragen dat
ook disproportionele offertekosten worden tegengegaan.

Met name voor mkb-bedrijven is dit een conditio sine qua non. Uit de aard der zaak is
de uitkomst van een aanbestedingsprocedure ongewis. Aanmerkelijke investeringen in
tijd en geld zullen vanwege deze onzekere uitkomst de mkb-ondernemer afschrikken
(waarbij tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat ondernemen het nemen van risico's
veronderstelt).

Niettemin is de gemeentelijke overheid in staat onnodige barrières ter zake van dit
aspect weg te nemen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 6 Clusteren

8. Het is een ervaringsfeit dat opzet, inhoud en omvang van een aan te besteden werk of
dienst nadrukkelijk medebepalend is voor de vraag welke ondernemers voor bedoelde
opdracht in aanmerking zullen komen. Zeker ook gelet op het feit dat de eisen aan de
inschrijver gerelateerd worden aan de omvang van de opdracht.

Zeer complexe werken of diensten met een langdurige uitvoeringsduur of looptijd
worden in de praktijk veelal aan grote ondernemingen gegund omdat dergelijke
opdrachten voor hen beter "behapbaar" zouden zijn dan voor een mkb-ondernemer.
MKB-Nederland, oktober 2007

17

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Grotere ondernemingen beschikken over grotere menskracht, financiële middelen en
soms ook expertise om dergelijke opdrachten te vervullen. Kleinere ondernemingen
hebben daarvoor minder mogelijkheden tot hun beschikking.

Het splitsen van opdrachten, erop gericht bepaalde aanbestedingen uit het Europese
regime te houden door kunstmatig de drempelbedragen te onderschrijden, is niet
toegestaan. Omgekeerd is het ongebreideld opstapelen van opdrachten tot één mega-
order om maar één keer een aanbestedingsprocedure te hoeven doorlopen, niet
wenselijk voor de participatiemogelijkheden van het mkb.

Als algemeen beleidsuitgangspunt maakt de gemeente tot het hare dat slechts in
uitzonderingsgevallen zal worden overgegaan tot het clusteren van opdrachten, zowel
wat betreft inhoud en omvang van de opdracht als het automatisch herhalen en voor
langere duur afsluiten van contracten. De gemeentelijke aanbestedingen zullen daarop
worden toegesneden.

Slechts in uitzonderlijke gevallen zal dit uitgangspunt terzijde worden gelegd, waarbij
geldt dat de duurovereenkomst te allen tijde in verhouding dient te staan tot het doel, de
aard en het voorwerp van de gemeentelijke opdracht. De looptijd van een
duurovereenkomst zal voor een redelijke, in de branche gebruikelijke, periode worden
afgesloten, aangezien dit per branche zeer verschillend is.

Artikel 7: Bekendmaking

9. Mede in het licht van de hierboven genoemde interpretatieve mededeling van de
Europese commissie zal de gemeente alle voorgenomen aanbestedingen (boven de
zogenaamde bagatelgrens - leveringen en diensten boven 20.000 en werken boven
40.000) tijdig en met een passende mate van openbaarheid bekendmaken, ook via een
gemeentelijke aanbestedingswebsite.

Via deze website worden geïnteresseerden tevens uitgenodigd hun interesse voor de
voorgenomen aanbesteding te doen blijken.

18
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Artikel 8 Minimumeisen en selectiecriteria

10. In de praktijk laat zich vaststellen dat gemeenten de neiging hebben onnodig zware
(disproportionele) selectiecriteria te formuleren.

Uitgangspunt bij het formuleren van de criteria moet zijn dat eisen die aan de
ondernemer worden gesteld, relevant zijn voor en in redelijke verhouding staan tot de
aard en omvang van de opdracht. De neiging bestaat echter om eenzijdig te focussen op
het afdekken van alle mogelijke risico's.

Door deze onnodig strenge selectiecriteria worden mkb-bedrijven feitelijk bij voorbaat
uitgesloten. Slechts krachtige ondernemingen met een "trackrecord" (en derhalve zeker
niet de "starters" en nieuwkomers op de markt) plegen door de selectiefase heen te
komen. Teneinde hieraan tegemoet te komen, zal de Gemeente combinaties van
ondernemingen in de selectiefase accepteren zolang de betreffende combinatie als
geheel (de som der delen) aan de te stellen selectiecriteria voldoet.
Als algemeen beginsel onderstreept de gemeente derhalve het beginsel van
proportionaliteit. Uitgangspunt is de gemeentelijke doelstelling om te geraken tot zo
minimaal mogelijke eisen aan de onderneming, maar wel juist voldoende om te mogen
aannemen dat deze redelijkerwijze in staat moet worden geacht de opdracht uit te
kunnen voeren.

De gemeente zal zich onthouden van het opwaarderen van eisen teneinde ieder risico
bij voorbaat uit te sluiten.

Artikel 9 Financiële gegoedheid

11. Het is evident dat een te selecteren onderneming financieel-economisch in staat moet
zijn de te gunnen opdracht ook daadwerkelijk aan te kunnen. Onverlet dit uitgangspunt,
moet betwijfeld worden of het noodzakelijk is dat de gehele doopceel van de
betreffende onderneming wordt gelicht. Het is geen uitzondering dat uitvoerige eisen
worden gesteld met betrekking tot diverse economische ratio's, inzicht wordt gevraagd
in behaalde bedrijfsresultaten en toekomstige prognoses. Dit levert buitengewoon veel
rompslomp op en daarmee een concrete barrière voor het bedrijfsleven. Een en ander
staat niet in verhouding tot de in dit kader door de gemeente te bereiken doelstelling.
MKB-Nederland, oktober 2007

19

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Evenmin uitzonderlijk is de praktijk dat van de desbetreffende onderneming tijdens de
aanbestedingsprocedure om een bankgarantie wordt gevraagd. Dit blokkeert de
liquiditeit van de desbetreffende onderneming en brengt bovendien aanmerkelijke
bancaire kosten met zich mee.

Teneinde deelname van mkb-bedrijven ook in de selectiefase niet bij voorbaat in de
weg te staan en om hen te stimuleren, zal de gemeente in de selectiefase te allen tijde
afzien van de eis dat een bankgarantie moet worden gesteld.

In plaats daarvan zal het aan de desbetreffende ondernemer worden overgelaten om een
eigen verklaring inzake financiële gegoedheid worden verzocht. Deze verklaring moet
zodanig zijn dat de gemeente zich een redelijk beeld kan vormen van de financiële
status van de onderneming. Pas op het moment van gunning van de opdracht kan
eventueel om een bankgarantie worden verzocht

Artikel 10 Technische bekwaamheid

12. Evenzeer in het kader van de selectiefase plegen door gemeentelijke overheden (zware)
eisen te worden gesteld waar het betreft technische bekwaamheid. De achtergrond van
die eis is op zichzelf begrijpelijk. De gemeentelijke overheid moet zelf in staat worden
gesteld de vraag te beantwoorden of de desbetreffende te selecteren ondernemer het
werk c.q. de opdracht in technische zin aan kan.

Door referentieprojecten wordt de gemeente comfort verschaft. De ondernemer in
kwestie heeft bewezen vergelijkbare werken in de praktijk te kunnen realiseren.

Hiertegenover staat het adagium dat "behaalde resultaten uit het verleden, geen
garantie zijn voor de toekomst". Wellicht belangrijker is nog dat door de eis van een of
meer referentieprojecten startende MKB-ondernemers en nieuwkomers op de markt bij
voorbaat reeds in de selectiefase kansloos zijn. Dit kan ook voor de gemeente een
gemiste kans zijn.

Juist starters plegen over extra inzet, motivatie en aandacht te beschikken teneinde tot
succesvolle uitvoering van een werk c.q. opdracht te geraken. Aldus is het dringend
noodzakelijk dat actief wordt gezocht naar alternatieve selectiecriteria die voor de
gemeente tot een vrijwel vergelijkbaar resultaat leiden.
20
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Deze gezichtspunten in aanmerking nemende, zal de gemeente in per opdracht bepalen
welke noodzakelijke competenties minimaal vereist zijn voor de uitvoering van de
betreffende opdracht. Per competentie kan voorts een referentieproject worden
gevraagd.

Artikel 12 Integriteit

13. Voor aanbestedingen boven de drempelwaarde geldt het beginsel dat de ondernemer
dient te beschikken over een zogenaamde COVOG-verklaring. Onder de
drempelwaarde geldt deze eis niet. Tegelijkertijd wordt de gemeentelijke overheid wel
verondersteld zich ervan te gewissen dat de te selecteren ondernemer "van goede naam
en faam" is. De huidige praktijk is dat de aanvraag en verwerking van een
integriteitsverklaring ondanks dat de verbeteringen op stapel staan in de praktijk
niet soepel verloopt en daarmee voor mkb-bedrijven ten onrechte als barrière wordt
ervaren.

Ondernemingen die voor de eerste maal aan een selectiefase meedoen, kunnen niet op
afroep over zo'n integriteitsverklaring beschikken.

Gelet op deze omstandigheden, zal het beleid van de gemeente ten opzichte van
toetsing aan integriteit zijn dat tijdens de aanbestedingsprocedure een eigenverklaring
omtrent integriteit volstaat. Deze verklaring houdt in dat de ondernemer verklaart dat
hij kan beschikken c.q. beschikt over een COVOG-verklaring. Eerst op het moment
van gunning kan om een COVOG-verklaring worden gevraagd. Indien en zodra een
COVOG-verklaring om bureaucratische redenen niet tijdig kan worden verstrekt doch
wel een bewijs van aanvraag kan worden overgelegd, wordt dit geaccepteerd door de
gemeente.

Artikel 13 Gunningscriterium

14. Het aanbestedingsrecht schrijft twee mogelijke gunningscriteria voor. Er kan worden
gekozen voor gunning aan de hand van "de laagste prijs". Ook bestaat de mogelijkheid
te kiezen voor het gunningscriterium "economisch meest voordelige inschrijving"
(EMVI), in het kader waarvan de prijs als wegingsfactor een rol speelt, doch daarnaast
kort gezegd kwalitatieve elementen zullen meewegen.
MKB-Nederland, oktober 2007

21

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Via het EMVI-criterium kunnen ook beleidspolitieke criteria worden geïntroduceerd.
In het brandpunt van de belangstelling staat de mogelijkheid om bijvoorbeeld
kwaliteitselementen als "duurzaamheid" in het kader van de EMVI-criteria op te
nemen.

Voor zowel gemeenten als het bedrijfsleven geldt dat het gunningscriterium EMVI
nadrukkelijk de voorkeur verdient.

Voor de gemeentelijke overheid geldt dat via dat criterium kwaliteit kan worden
gewaarborgd en maximale ruimte wordt gecreëerd om beleidsdoelstellingen na te
streven. Voor de mkb-ondernemer in het bijzonder geldt dat hij er niet bij voorbaat toe
veroordeeld wordt slechts op het aspect prijs te moeten concurreren.

mkb-ondernemingen moet de kans worden geboden om hun vakmanschap en
klantgerichtheid tot uitdrukking te brengen in hun aanbieding en dat kan slechts door
het gunningscriterium EMVI.
Aldus zal de gemeente het gunningscriterium "economisch meest voordelige
inschrijving" hanteren. Slechts in uitzonderingsgevallen (derhalve als ultimum
remedium) waarin reeds op het eerste gezicht duidelijk is dat in een concrete opdracht
ieder kwalitatief element ontbreekt, zal de gemeente het gunnings-criterium "laagste
prijs" hanteren.

Artikel 14 Voorgenomen gunningsbeslissing

15. In verband met de mogelijkheid voor afgewezen inschrijvers een juridische procedure
aan te vangen na het moment dat de voorgenomen gunningsbeslissing bekend is
gemaakt, geldt een termijn van 15 dagen vanaf de bekendmaking van de voorgenomen
gunningsbeslissing tot aan het moment van gunning. Binnen deze termijn zal de
gunning derhalve worden opgeschort. Omgekeerd betekent het dat een eventuele
juridische procedure om de aanbestedingsprocedure "omver" te krijgen ook binnen
deze termijn moet worden aangevangen. Op deze wijze is er binnen 15 dagen
duidelijkheid en kan ofwel worden gegund ofwel geprocedeerd worden.
Om hun kansen in te kunnen schatten is het voor afgewezen inschrijvers noodzakelijk
om te weten om welke reden zij precies zijn afgewezen. Derhalve dient de
voorgenomen gunningsbeslissing gemotiveerd aan de inschrijvers bekend worden
22
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

gemaakt. Naast de bekendmaking van de inschrijver op wie de keuze is gevallen,
dienen in elk geval de inschrijfsommen aan alle inschrijvers bekend te worden
gemaakt, dient de score en weging van de betreffende inschrijver bekend te worden
gemaakt, alsook overige individuele informatie die voor de afgewezen inschrijver van
belang kan zijn om zijn of haar kansen in een juridische procedure in te kunnen
schatten.

Artikel 15 De na gunning te sluiten overeenkomst

16. In het kader van de aanbesteding is de uiteindelijke, met de ondernemer die het werk,
de levering of de dienst wordt gegund, te sluiten overeenkomst nadrukkelijk van
belang. Dit contract maakt onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. Aldus wordt de
ondernemer alleen in een vroeg stadium in staat gesteld zijn aanbieding toe te snijden
op de overeenkomst die uiteindelijk met hem na gunning tot stand zal komen.

In dat kader is uit de aard der zaak sprake van een "dwangpositie". Over de inhoud van
het contract kan niet worden onderhandeld. De ondernemer heeft de keus tussen
"accepteren" of "laten" en die keuze moet op het moment van inschrijving worden
gemaakt.

De spanning tussen de belangen van de gemeente respectievelijk de ondernemer is in
deze contractfase zeer nadrukkelijk aanwezig. De gemeente heeft belang bij het
toedelen van zoveel mogelijk risico's aan de ondernemer en vice versa, met dit verschil
dat de gemeente dicteert. Zogenaamde "wurgcontracten" zijn in de praktijk geen
uitzondering. Dit is voor alle marktpartijen een zorgelijke ontwikkeling, doch ook in dit
geval moet worden vastgesteld dat het mkb vooral als kwetsbare groep moet worden
beschouwd.

Grotere ondernemingen zijn veelal in staat contractuele risico's te accepteren. Voor
MKB-ondernemingen geldt dit in aanzienlijk mindere mate. Ook daardoor wordt de
toegankelijkheid voor het mkb tot de aanbestedingsprocedure bemoeilijkt en dit is
volstrekt ten onrechte indien de contractuele bepalingen als disproportioneel moeten
worden beschouwd.

Van disproportionaliteit is sprake indien de desbetreffende bepalingen niet in
verhouding staan tot het doel, de aard en het voorwerp van de opdracht in kwestie.
MKB-Nederland, oktober 2007

23

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

De gemeentelijke overheid dient te waken voor haar eigen juridische belangen.
Tegelijkertijd dient geen leidraad te zijn het te allen tijde afdekken van alle mogelijke
risico's, doch dient veeleer het formuleren van minimumeisen en voorwaarden die aan
de uiteindelijke contractant zullen worden opgelegd. Daarbij dient zoveel mogelijk
aansluiting te worden gezocht bij algemene voorwaarden die in de markt worden
geaccepteerd, in plaats van het eenzijdig toedelen van uitvoeringsrisico's en daaraan
gekoppelde boetes aan de desbetreffende mkb-marktpartij.

Omdat in de praktijk in bepaalde branches dikwijls voorkomt dat met name bij
overheidsopdrachten voor werken - ellenlange betalingstermijnen worden gehanteerd,
is opgenomen dat na voltooiing van de opdracht slechts een klein percentage van de
waarde van de opdracht als onderhoudstermijn kan gelden.

Artikel 16 Service en voorlichting

17. De praktijk leert dat niet alleen gemeenten doch met name ook het mkb-bedrijf zelf het
aanbestedingsrecht als buitengewoon ingewikkeld ervaren. Voor het mkb geldt dat er
de nodige terughoudendheid is om interesse voor aanbestedingen te tonen en daarop in
te schrijven. Feitelijk is er sprake van gemeenschappelijke "drempelvrees", waarbij
gemeenten bevreesd zijn voor (Europese) aanbestedingen en ondernemers een drempel
voelen om aan aanbestedingen deel te nemen.
Van de zijde van het bedrijfsleven bestaat behoefte aan één gemeentelijk
aanspreekpunt waaraan vragen op het gebied van aanbesteding kunnen worden
voorgelegd.

Een duidelijke en snelle behandeling en beantwoording van deze vragen stimuleert het
mkb om daadwerkelijk aan aanbestedingen deel te nemen en niet bij voorbaat
afgeschrikt te worden door complexiteit en de spreekwoordelijke "papierwinkel".

De gemeente zal bedoeld aanspreekpunt, het gemeentelijke aanbestedingsloket, creëren
en daarvan op haar gemeentelijke website melding maken.
Ter voorkoming van onnodige kosten voor geïnteresseerde bedrijven zullen alle
aanbestedingsstukken gratis (dat wil zeggen elektronisch) ter beschikking worden
gesteld.
24
MKB-Nederland, oktober 2007

Modelbeleid mkb-vriendelijk aanbesteden

Daarnaast zal het mkb worden benaderd teneinde in algemene zin een zogenaamd
interesseprofiel met betrekking tot bepaalde soorten en modaliteiten van gemeentelijke
opdrachten aan de gemeenten te doen toekomen.

Artikel 17 Jaarlijkse evaluatie

18. Tenslotte zal jaarlijks met representatieve vertegenwoordigers van het bedrijfsleven,
waaronder het mkb, onder leiding van de gemeente worden geëvalueerd of en op welke
wijze de aanbestedingsprocedure kan worden gestroomlijnd. Door middel van deze
marktconsultatie kunnen de wensen van de gemeente enerzijds en de ondernemers
anderzijds maximaal op elkaar worden afgestemd en tot optimalisatie worden geraakt.
Slechts agendering en behandeling in de gemeenteraad zal waarborgen dat het
gemeentelijk aanbestedingsbeleid voldoende aandacht zal krijgen, kan worden
gecontroleerd en kan worden verbeterd.

Het gemeentelijk aanbestedingsbeleid is het waard om als speerpunt van beleid te
gelden. De gemeentelijke medeverantwoordelijkheid voor het mkb-ondernemers-
klimaat in haar gemeente en regio vergt dit.
Het is de verwachting dat bedoeld beleid in aanvulling op Europese en nationale
wetgeving die te allen tijde voorrang zal hebben, een nuttige rol zal kunnen vervullen.

Slot
19. Met dit modelbeleid en de toelichting daarop heeft de gemeente haar doelstellingen ten
aanzien van haar eigen aanbestedingsbeleid, binnen de grenzen van wet- en
regelgeving, vormgegeven. Op basis van de evaluatie die jaarlijks zal plaatsvinden,
zullen deze doelstellingen en de wensen vanuit de praktijk dichter bij elkaar komen.

MKB-Nederland, oktober 2007

25

Document Outline

þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ
þÿ
- þÿ
- þÿ
- þÿ