Officiële norm voor aanbestedingsaudits gepubliceerd: NTA 8058
Het Nederlands Normalisatie Instituut NEN heeft de norm NTA 8058 voor
aanbestedingsaudits vastgesteld. De NTA 8058 is een Nederlandse technische
afspraak die eisen beschrijft aan de aanbestedingspraktijk van
aanbestedende diensten. Deze NTA vindt zijn oorsprong in de Europese norm
EN 45503 die in het verleden gebruikt is voor de beoordeling van
aanbestedingen door nutsbedrijven.
Doel
De NTA is ontwikkeld als instrument voor aanbestedende diensten om hun
aanbestedingspraktijk te verbeteren. Door gebruik van dit instrument worden
aanbestedende diensten ondersteund in de naleving van het
aanbestedingsrecht en het eigen aanbestedingsbeleid en wordt een aanzet
gegeven tot doelmatig aanbesteden. Certificering van het
aanbestedingssysteem kan diverse aanvullende voordelen voor aanbestedende
diensten hebben:
    . Formele bevestiging van een goed werkend aanbestedingssysteem door een
      onafhankelijke certificerende instelling
    . Communicatiemiddel naar eigen organisatie (interne klanten) en
      instellingen waarvoor aanbestedingen worden uitgevoerd
    . Verhoogd bewustzijn bij eigen medewerkers en -organisatie van haar
      maatschappelijke verantwoordelijkheid bij haar rol van
      inkoper/aanbesteder
    . Communicatie en transparantie richting derden: inschrijvende
      ondernemingen, accountants en overige belanghebbenden
    . Stimulans tot verdere verbetering en professionalisering van het
      aanbestedingssysteem
Organisaties die kunnen worden gecertificeerd
Onder de NTA 8058 kunnen aanbestedende diensten in de zin van de Richtlijn
Overheden (2004/18/EG) en Richtlijn Nutssectoren (2004/17/EG) worden
gecertificeerd. Een onderdeel van een aanbestedende dienst (bijvoorbeeld
een dienst) of een bepaald project kan ook separaat worden gecertificeerd.
In het auditplan maakt de aanbestedende dienst afspraken met de
certificerende instelling over de reikwijdte van de audit.
Eisen aan de aanbestedingspraktijk
De NTA stelt als eis dat de aanbestedingspraktijk van de aanbestedende
dienst ten minste moet voldoen aan het voor die dienst geldende
aanbestedingsrecht en aan het eigen aanbestedingsbeleid. Daartoe moet de
aanbestedende dienst een aanbestedingssysteem inrichten, documenteren,
implementeren en onderhouden dat voldoet aan eisen met betrekking tot:
    . Eigen aanbestedingsbeleid
    . Beschikbaarheid middelen (personele middelen, gespecialiseerde
      vaardigheden, technische en financiële middelen)
    . Organisatiestructuur
    . Bekwaamheid en training
    . Documentbeheersing en dossiervorming
    . Voorbereiding en uitvoering aanbestedingen en verantwoording daarop
Wie certificeert?
De NTA schrijft voor dat een aanbestedingsaudit dient te worden uitgevoerd
door een onafhankelijke certificerende instelling. De certificerende
instelling zal een - eveneens onafhankelijke - projectleider en
zaakdeskundige(n) inschakelen om de audit ter plekke uit te voeren. De NTA
stelt eisen aan de deskundigheid, betrouwbaarheid en onafhankelijkheid van
certificerende instellingen, projectleiders en zaakdeskundigen. Door middel
van een verplichte registratie controleert de registrerende instelling,
waartoe NEN is aangewezen, of certificerende instellingen en projectleiders
aantoonbaar aan de eisen van de NTA voldoen.
Certificeringstraject
In het voortraject van een audit moet er een auditplan worden opgesteld en
overeengekomen tussen de aanbestedende dienst, de certificerende instelling
en de aangewezen projectleider. In dit auditplan worden diverse afspraken
vastgelegd, waaronder doel en reikwijdte van de audit, het tijdsbestek en
het auditteam.
Eventueel kan voorafgaand aan de certificering een proefaudit worden
uitgevoerd met een beperkte beoordeling van de documentatie, en/of kan de
audit gecombineerd worden met een doelmatigheidstoets door een
onafhankelijke inkoopdeskundige met het oog op het realiseren van
kostenbesparingen.
Bij het uitvoeren van de aanbestedingsaudit wordt aan de hand van een
beoordeling van aanbestedingsbeleidsdocumenten, interviews en
steekproefsgewijze beoordeling van uitgevoerde aanbestedingen een beeld
gevormd van de mate waarin de aanbestedingspraktijk aan de eisen van de NTA
voldoet.
Wanneer komt een aanbestedende dienst voor een certificaat in aanmerking?
Nadat de aanbestedingsaudit is uitgevoerd wordt een voorlopig en daarna
definitief auditrapport opgesteld met de bevindingen. Om voor een
certificaat in aanmerking te komen mogen geen 'major non-conformiteiten' en
bij niet meer dan 25% van de onderzochte aanbestedingen 'minor non-
conformiteiten' zijn geconstateerd. Bij de vaststelling van meer non-
conformiteiten dienen eerst corrigerende maatregelen te worden getroffen.
Het certificaat
Indien het definitieve auditrapport is goedgekeurd, mag een certificaat
worden uitgereikt. Het certificaat is drie jaar geldig. Gecertificeerde
aanbestedende diensten worden als certificaathouders opgenomen in het
openbare register van de registrerende instelling NEN. In geval van
tussentijdse substantiële veranderingen van het aanbestedingsbeleid van de
gecertificeerde aanbestedende dienst of van het aanbestedingsrecht moet
bepaald worden of een nieuwe aanbestedingsaudit vereist is.
Bij de certificering kan een bijzondere melding verkregen worden indien de
aanbestedende dienst aantoont aan doelstellingen op een of meer van de
volgende gebieden te voldoen: doelmatige inkoop, integriteit,
lastenverlichting voor leveranciers, transparantie, sociaal beleid,
duurzaam inkopen, mededinging en toegang midden- en kleinbedrijf (MKB).
12-04-2010 Bron: Loyens & Loeff