Onderzoeksrapport Goed Besteed 2006

Inkopen en aanbesteden
De stand van zaken bij de Nederlandse gemeenten

Inkopen en aanbesteden
De stand van zaken bij de Nederlandse gemeenten

November 2006

COLOFON

Samenstelling
Carla Vianen
Masja van den Burg

Vormgeving binnenwerk
Roelfien Pranger

Druk
Sector Document Processing, VNG

SGBO
Onderzoek > Advies > Implementatie
Postbus 30435
2500 GK Den Haag

SGBO 5891/550

Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand
en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan ook, zonder de
voorafgaande schriftelijke toestemming van SGBO.

Aan de totstandkoming van deze publicatie is de grootst mogelijke zorg besteed. SGBO kan echter niet
aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden
ontleend.

INHOUDSOPGAVE
1
Inleiding
1
1.1
Het project Goed Besteed
1
1.2
Het onderzoek
1
1.3
Respons
2
1.4
Leeswijzer
2
2
Het belang van doordacht inkopen en aanbesteden
3
2.1
Redenen voor een doordacht inkoop- en aanbestedingsbeleid
3
2.2
Onderscheid inkopen en aanbesteden
4
2.3
Organisatie van de inkoopfunctie
5
3
Betrokkenheid van het bestuur bij inkoop en aanbesteden
7
3.1
Uitkomsten onderzoek
8
4
Inkoopscan
13
5
Kennismanagement
15
6
Inkoop- en aanbestedingsprocedures
17
7
Vereiste deskundigheid
21
8
Gezamenlijke inkoop en aanbesteding
27
9
Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid
29
10
Samenvatting en conclusies
31
Bijlagen
33
Bijlage 1 Vragenlijst
35
Bijlage 2 Overzicht uitkomsten onderzoek
39

1 Inleiding
1.1 Het project Goed Besteed

!""#
$
%
&
'
'
(
'
)
·
*
·
+
,*
· -
+
,*
·
!.
!""/*
·
*
·
*
· 0
'
1 '0
1.2 Het onderzoek
0
!""2
3 4
5
6
6
+
,
7
8
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
1

3 4

!
1.3 Respons
-
!""2
+
.9:,

'
!##
9"; <
6
)
Figuur 1
Respons per gemeentegrootte
respons
meer dan 100.000 inw
40.000 tot 100.000 inw
tot 40.000 inw
0%
20%
40%
60%
80%
100%
0
+." """
8"" """
,
1.4 Leeswijzer
5
&
3 4
(
&

!

#
3 4
.
<
9
2

/
5
*
:
=
(
8"
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
2

2 Het belang van doordacht inkopen en aanbesteden
2.1 Redenen voor een doordacht inkoop- en aanbestedingsbeleid
6
-
>
-
-
-
'
-
-
6

)
)
0
%
6
6
-
!"".
-
-
-
6
-
6
6
6
-
6
-
89
!";
-
?
6
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
3

0
<
)
%

!! "
0

)
6
+#
,
'
+
,
-
6
6
6
@
0
'
+@ 0',
@ 0'
6
6
$
&
0
0
2.2 Onderscheid inkopen en aanbesteden
6
0
)
A
6
6
<
)
+
,
5
6
5
0
$
&
6
$
&
0
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
4

2.3 Organisatie van de inkoopfunctie
-
$
"
'

6

6
6
-
B
@
"
%
$
"
'
>>
5

+
,
+
,
$ %
"
'
%
"
6
6
B
B
*
'
C
+
6
6
6
,
6
B
6
6
+
,
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
5

&
" "
! !
D

6
C
1
6
6
%
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
6

3 Betrokkenheid van het bestuur bij inkoop en aanbesteden
'
0
6
0
(
· '
)
· 1
*
·
*
· E
*
· E
*
·
·
%
+
,*
·
*
·
*
0
0
· C
*
· C
*
· C
+ ,
F
F
6
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
7

G

@
6
0
'
3.1 Uitkomsten onderzoek
5
+
,
+
,
6
6
(
!
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
8

Figuur 2
Betrokkenheid bestuur bij inkopen en aanbesteden
verantwoordelijke bestuurlijk
78%
4%
18%
portefeuil ehouder
inzet bestuurlijke portefeuil ehouder
59%
25%
15%
verdere professionalisering
gemeenteraad zichtbaar betrokken
47%
30%
23%
beschreven in nota
79%
2%
19%
aanspreken personen door
55%
32%
13%
management
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee

/:;
9=;
'
+/=;,
0
./;
$ &
0
+99;,
0
'
+
#
/,
Figuur 3
N= 226
verantw oordelijke bestuurlijk portefeuil ehouder
tot 40.000 inw
74%
40.000 tot 100.000 inw
89%
meer dan 100.000 inw
93%
Landelijk
78%
0%
20%
40%
60%
80%
100%

>>
6
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
9

>>
Figuur 4
N= 222
inzet bestuurlijke portefeuil ehouder verdere professionalisering
tot 40.000 inw
55%
40.000 tot 100.000 inw
78%
meer dan 100.000 inw
54%
Landelijk
59%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
H
.
+." """
8"" """
,
6
6
+
9, 0
+.8;,
Figuur 5
N= 225
gemeenteraad zichtbaar betrokken
tot 40.000 inw
41%
40.000 tot 100.000 inw
64%
meer dan 100.000 inw
62%
Landelijk
47%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
0
+=9;, +
2,
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
10

Figuur 6
N= 222
beschreven in nota
tot 40.000 inw
75%
40.000 tot 100.000 inw
95%
meer dan 100.000 inw
77%
Landelijk
79%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
-
!
+." """
8"" """
,
+./;, +
/,
Figuur 7
N= 222
aanspreken personen door management
tot 40.000 inw
59%
40.000 tot 100.000 inw
47%
meer dan 100.000 inw
50%
Landelijk
55%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
11

4 Inkoopscan
I
+
6
6
6
,
I
)
· @
J
·
J
· (
J
·
+
,
J
· @
J
· @
J
7
C
>>
6
-
+
,
+
,
-
5
: +
,
=+
,
Figuur 8
Inkoopdiagnose uitgevoerd (N= 222)
inkoopdiagnose uitgevoerd
60%
9%
32%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
13

Figuur 9
N= 222
inkoopdiagnose uitgevoerd
tot 40.000 inw
52%
40.000 tot 100.000 inw
81%
meer dan 100.000 inw
79%
Landelijk
60%
0%
20%
40%
60%
80%
100%

-
6
0
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
14

5 Kennismanagement
<
6
'
'
I
6
E
+
6
6
,
+
,
0
)
0
'
6
6
%
E
(
6
6
E
6
6
+
,
0
C
'
5
6
+
8",
+
88,
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
15

Figuur 10 Actief kennismanagement, contractbeheer en evaluatie (N= 221)
actief kennismanagement,
41%
24%
34%
contractbeheer en evaluatie
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee
6
.8;
!.;
5
6
)
#!;
Figuur 11
actief kennismanagement, contractbeheer en evaluatie
tot 40.000 inw
32%
40.000 tot 100.000 inw
62%
meer dan 100.000 inw
71%
Landelijk
41%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
5
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
16

6 Inkoop- en aanbestedingsprocedures
-
)
1. -
)
>>
2. 7
)
3. 0
)
6
G
4. -
) -
'
-
K 9!/: """6
K !88 """
'
6
6
0
-
6
+
,6
+
,
+
,
'
6
$
&
'
6
6
6
6
%
5
-
L
8!
'
:=;
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
17

Figuur 12
handelen gemeente duidelijk
89%
3% 8%
voorgeschreven
duidelijke procedures niet-
85%
5%
10%
europese aanbestedingen
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee

Figuur 13 N= 222
handelen gemeente duidelijk voorgeschreven
tot 40.000 inw
85%
40.000 tot 100.000 inw
100%
meer dan 100.000 inw
100%
Landelijk
89%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
'
:9;
+
8#,
-
+
8!
8. ,
Figuur 14 N= 223
duidelijke procedures niet-europese aanbestedingen
tot 40.000 inw
82%
40.000 tot 100.000 inw
93%
meer dan 100.000 inw
93%
Landelijk
85%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
18

-
'
6
5
'
+
-
,
E
-
'
K9!/: """ '
K !88 """
K "
K .8 9="
K #=8 =!/
K 9!/: """
Enkelvoudig
Meervoudig
Openbare
Europese
onderhands
5
onderhands
'
aanbesteding
E
aanbesteding
K "
K 82 9:"
K 88: .9=
K !88 """
Enkelvoudig
Meervoudig
Openbare
Europese
onderhands
5
onderhands
'
aanbesteding
E
aanbesteding
K "
K 89:#.
K 88/ !!#
K !88 """
Enkelvoudig
Meervoudig
Openbare
Europese
onderhands
5
onderhands
'
aanbesteding
E
aanbesteding
+
-
,
-
6
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
19

6
'
:.;
-
K 9!/: """
+
=9;,
K #=8 =!/
'
/: ;
-
K !88 """
K 88: .9=
6
'
/=;
K 88/ !!#
(
6
6
Figuur 15 N= 204
enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure in aanbestedingsbeleid
opgenomen
9%
91%
Nee
Ja, wij gebruiken een drempel
=8;
7
K 9" """ +2" ;
, !!;
K 9" """
K 8"" """"
8/;
K 8"" """
K 9"" """
K .8 9="
7
:=;
K 9" """6
K 82 9:"
'
6=8;6
K 9" """6
K 89:#.
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
20

7 Vereiste deskundigheid
-
'
)
·
)
*
· M
)
*
· 7
)
6
'
+
,

+
8,
+
,
6
6
+
,
(
6
6

0
)
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
21

Tabel 1
Relatie inkooporganisaties en de vereiste deskundigheden
B
F
B
"
6
-
%
"
"
%
'
"

5
+
82,
Figuur 16 Coördinatie van werkzaamheden N= 222
inkoopdeskundigheid en
materiedeskundigheid bijeen
64%
18%
17%
gebracht
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee
' 2.;
H
+
8/,
+9.;,
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
22

Figuur 17 N= 222
inkoopdeskundigheid en materiedeskundigheid bijeen gebracht
tot 40.000 inw
54%
40.000 tot 100.000 inw
91%
meer dan 100.000 inw
100%
Landelijk
64%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
5
) )
·
)
B
*
·
)
0
B
B
*
·
)
L
8:
'
6
%
8"";
>
'
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
23

Figuur 18
gedecentraliseerd inkoopmodel,
67%
6%
27%
eventueel met coördinatie
gecentraliseerd inkoopmodel /
8%
3%
89%
gecoördineerd inkoopmodel
intergemeentelijk inkoopmodel
15%
2%
83%
anders
31%
0%
69%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee
H
+2/;,
6
B
+
:;
89;,
$
&
H
!8
6
B
(
B
+
,
6
6
L
8=
!8
Figuur 19 N= 220
gedecentraliseerd inkoopmodel, eventueel met coördinatie
tot 40.000 inw
65%
40.000 tot 100.000 inw
76%
meer dan 100.000 inw
57%
Landelijk
67%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
24

B
Figuur 20 N= 214
gecentraliseerd inkoopmodel / gecoördineerd inkoopmodel
tot 40.000 inw
8%
40.000 tot 100.000 inw
9%
meer dan 100.000 inw
8%
Landelijk
8%
0%
2%
4%
6%
8%
10%
Figuur 21 N= 214

intergemeentelijk inkoopbureau
tot 40.000 inw
19%
40.000 tot 100.000 inw
5%
meer dan 100.000 inw
0%
Landelijk
15%
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
20%
H
!8
M
+3
,
<
M
)
N
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
25

8 Gezamenlijke inkoop en aanbesteding
?
6
6
7
6
0
%
0
$
7
&1
6
6
-
)

!!
+=8;,
Figuur 22 N= 222
inkoop sommige zaken met
91%
3%7%
andere gemeenten
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
27

'
/8;
+
,
+
!# , -
Figuur 23 N= 222
inkoop sommige zaken met andere gemeenten
tot 40.000 inw
90%
40.000 tot 100.000 inw
98%
meer dan 100.000 inw
71%
Landelijk
91%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
28

9 Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid
6
'
0
)
· O
*
· ?
*
· H
*
·
*
· <
*
·
+
,
+
,
6
"
6
'

6
'
'
5

!.
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
29

Figuur 24 N= 227
inkoop- en aanbestedingsbeleid
92%
0%8%
vastgesteld
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ja
Onbekend
Nee
H
+=!;,
<
-
6
Figuur 25 N= 227
inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld
tot 40.000 inw
89%
40.000 tot 100.000 inw
100%
meer dan 100.000 inw
93%
Landelijk
92%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
30

10 Samenvatting en conclusies
)
!
· ' /:;
'
) /.;*
· ' 9=;
+/:;,*
· ' /=;
6
=9;*
· ' ./;
6
+.8;,*
· ' 99;
· ' 2";
+
,
'
69!;6
:8;
"
· ' .8;
)
#!;
/8;
#
!
· ' :=;
8"";
· :9;
-
6
=#;
· '
-
-
·
K
.8 9="6
K 82 9:"
K 89:#.
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
31

$
· ' 2.;
'
8"";6
9.;
· 2/;
6
B
89;
*
%

!
· ' =8;
'
&
#
!
!
·
+=!;,
'
· 0
-
·
+
." """
,
6
6
· <
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
32

Bijlagen

Bijlage 1
Vragenlijst
Overzicht vragen "Goed Besteed":
1. Wilt u hieronder uw naam en uw functie invul en?
Uw naam:

Uw functie binnen de gemeente:

2. Kunt u aangeven of de hieronder weergegeven stel ingen van toepassing zijn op uw
gemeente?
Bij stel ing 3: Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat de portefeuil ehouder het initiatief heeft genomen
tot een inkoop- en aanbestedingsnota, het inkoop- en aanbestedingsbeleid regelmatig onderwerp
van gesprek is in de col egevergaderingen en de porte
Weet niet/
Nr.
Stelling
Nee
neutraal
Ja
De gemeente heeft een inkoop- en aanbestedingsbeleid
1.
vastgesteld

Er is een bestuurlijk portefeuil ehouder aan te wijzen die
2.
verantwoordelijk is voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De bestuurlijke portefeuil ehouder die verantwoordelijk is voor het
inkoop- en aanbestedingsbeleid zet zich in voor verdere
3.
professionalisering van het inkopen en aanbesteden in de

gemeente.
De gemeenteraad is zichtbaar betrokken bij de wijze waarop
4.
inkopen en aanbesteden hier plaatsvindt.

3. Kunt u aangeven of de hieronder weergegeven stel ingen van toepassing zijn op uw
gemeente?
Weet niet/
Nr.
Stelling
Nee
neutraal
Ja
Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is beschreven in een
5.
door het col ege vastgestelde nota waarmee de raad heeft

ingestemd.
Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid schrijft duidelijk voor
6.
hoe de gemeente moet handelen.

Voor niet-europese aanbestedingen hanteert de gemeente
7.
duidelijke
procedures
met
drempelwaarden
en

toetsingscriteria.
De gemeente heeft een inkoopdiagnose (ook wel:
8.
inkoopscan) uitgevoerd om inzicht te krijgen in wat er wordt

ingekocht en bij wie.

SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
35

4. Kunt u aangeven of de hieronder weergegeven stel ingen van toepassing zijn op uw
gemeente?
Weet niet/
Nr.
Stelling
Nee
neutraal
Ja
In de gemeente wordt actief aan kennismanagement,
9.
contractbeheer en evaluatie t.a.v. het inkoop- en

aanbestedingsbeleid gedaan.
Wanneer personen werkzaam binnen de gemeente zich niet
10. houden aan het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid,

worden zij daarop aangesproken door het management.
In de gemeente worden de inkoopdeskundigheid en de
11. materiedeskundigheid bij elkaar gebracht.

Sommige zaken koopt de gemeente samen met andere
12. gemeenten in.

5. Onderstaande vragen gaan over het model van inkopen waar de gemeente mee werkt.
Weet
niet/
Nr.
Vraag
Nee
neutraal
Ja
Wij werken met een decentraal inkoopmodel. Dat wil zeggen: de
materiedeskundigen op de afdelingen zelf verrichten de inkoop,
13. waarbij ze gebruik kunnen maken van de adviezen van een

inkoopconsulent.
Wij werken met een centraal gemeentelijk inkoopbureau. Dat wil
zeggen: de inkoopdeskundigen in het inkoopbureau zijn
14. verantwoordelijk voor de inkoop, waarbij zij materiedeskundigen op

de afdelingen moeten betrekken.
Wij werken met een intergemeentelijk inkoopbureau. Dat wil
zeggen: de inkoopdeskundigheid is buiten de gemeentelijke
15. organisatie geplaatst. De gemeente kan de inkopers van het

bureau inschakelen om het inkoopproces vol edig te begeleiden

6. Wij werken met geen van de drie hiervoor genoemde model en maar anders, namelijk:

SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
36

7. Welke portefeuil ehouder is verantwoordelijk voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid?
Naam protefeuil ehouder:

Protefeuil ehouder:

8. Wie is binnen de ambtelijke organisatie aanspreekpunt voor het inkoop- en
aanbestedingsbeleid?
Naam:

Functie:

9. Vanaf welk bedrag wordt er bij niet-europese aanbestedingen voor de openbare
aanbestedingsprocedure gekozen?
a. bij werken:

b. bij diensten:

c. bij leveringen

10. Heeft u in uw aanbestedingsbeleid de enkelvoudig onderhandse
aanbestedingsprocedure opgenomen?
Nee

Ja, wij gebruiken een drempel voor de enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure:

a. Bij werken tot drempel ?

b. Bij diensten tot drempel ?

c. Bij leveringen tot drempel ?

SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
37

Bijlage 2 Overzicht uitkomsten onderzoek
&
#
(
#
)
#
# )
#
&
#
&
#
&
# &
#
&
#
* #
&
#
$

/: ;
99;
/=;
:8 ;
=. ;
:8 ;
:# ;
%
9=;
9" ;
9: ;
9/ ;
29;
2! ;
2=;
./ ;
#! ;
.. ;
.9;
/8 ;
9# ;
./ ;
&
/=;
/8 ;
// ;
:8 ;
:8 ;
:# ;
/=;
+
99;
.: ;
9. ;
2" ;
.8 ;
2=;
.: ;
2" ;
#=;
22 ;
2. ;
2=;
9# ;
2=;
+
.8 ;
#! ;
#/ ;
.=;
./ ;
." ;
.8 ;
'
!
*
:=;
:/ ;
:/ ;
=2 ;
=. ;
:9;
:2 ;

:9;
:8 ;
// ;
=. ;
=. ;
:9;
:2 ;
#,
,
=8 ;
=" ;
=! ;
=" ;
=. ;
=# ;
:9;
!
#
2. ;
.: ;
2=;
2! ;
:! ;
2! ;
2=;
!
2/ ;
// ;
/# ;
/" ;
:! ;
9: ;
.9;
-
: ;
/ ;
2 ;
/ ;
8! ;
/ ;
8=;

89;
# ;
89;
!: ;
2 ;
8/ ;
: ;
=8 ;
:. ;
=: ;
=2 ;
=. ;
:! ;
:2 ;
#
=! ;
=" ;
:/ ;
=! ;
=. ;
=. ;
=# ;
!
!
SGBO INKOPEN EN AANBESTEDEN
39