Europese aanbesteding
Europees aanbesteden is een georganiseerde manier van inkopen. Van aanbesteding is sprake als meer partijen de gelegenheid krijgen een offerte voor een opdracht uit te brengen. Europese aanbesteding is van toepassing op overheidsinstellingen (ministeries, provincies en gemeenten) en publiekrechtelijke organisaties en op de Nutssector, waaronder energie- en openbaar vervoerbedrijven.
Als een van deze diensten een opdracht uitschrijft die boven een bepaald bedrag (drempelbedrag) uitkomt, dan moet men verplicht Europees aanbesteden.
De algemene beginselen van aanbestedingsrecht zijn:
- Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
- Transparantie: de gevolgde procedure moet doorzichtig (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige inschrijvers moeten weten waar zij aan toe zijn.
- Proportionaliteit: de gekozen maatregelen en criteria moeten zowel noodzakelijk als
passend zijn met het oog op hetgeen de aanbestedende dienst wil bereiken. De gestelde eisen mogen dus niet te zwaar zijn in verhouding tot de opdracht. - Wederzijdse erkenning: lidstaten van de EU moeten goederen en diensten van
ondernemingen uit andere lidstaten toelaten voorzover die goederen en diensten op
gelijkwaardige wijze beantwoorden aan de legitieme doelstellingen van de lidstaat van
bestemming.
Deze beginselen zijn van toepassing op alle opdrachten en concessies die aanbestedende diensten willen verlenen, zelfs indien het Bao en Bass niet van toepassing zijn, bijvoorbeeld omdat de toepasselijke drempelwaarde niet wordt overschreden.
Europees aanbesteden gaat volgens een vast stappenplan. Het betreft de volgende 6 stappen:
1. Bepalen aard van de opdracht
Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht aanbesteed dient te worden, wordt allereerst de aanbestedingsvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk: leveringen, diensten en werken. Hoewel voor wat betreft deze categorieën de aanbestedingswijzen grotendeels overeenkomen, verschillen bijvoorbeeld de drempelbedragen onderling, waardoor een verschuiving in de toepassing van procedures en regelgeving kan voorkomen. Het is dus van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën te kunnen indelen. Daarbij is het onderwerp van de opdracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), is het onderwerp dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld. Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke
omschrijving worden gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico vormen. Daartoe dient gewerkt te worden met codes van de Common Procurement Vocabulary (CPV). De CPV is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Hierbij ook een overzicht van de 
IIa en IIb-diensten
.
2. Bepalen totale geraamde waarde van de opdracht
Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde van de opdracht te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming, die getoetst wordt aan de vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Bij het bepalen van de totale (geraamde) waarde dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen. Bij het bepalen van de waarde van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoeftestelling van de gehele aanbestedende dienst als uitgangspunt te worden genomen. De gecoördineerde inkoopfunctie bepaalt de volledige omvang van de behoeftestelling. Er mag niet een bepaalde ramingsmethode worden gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden. Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) en dit betekent ook dat de opdracht niet in de tijd beperkt mag worden. Aangezien het bepalen van de totale (geraamde) waarde in grote mate bepalend is voor de wijze waarop de aanbesteding zal gaan plaatsvinden, dient zowel de gekozen procedure als de onderliggende motivatie (kostenraming en overige randvoorwaarden) in het aanbestedingsdossier te worden opgenomen. Van elke aanbesteding dient een dossier te worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon.
3. Bepalen aanbestedingsprocedure
Er zijn vijf procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten door middel van een Europese aanbesteding: de openbare procedure, de niet-openbare procedure, de procedure van gunning door onderhandelingen (met of zonder voorafgaande bekendmaking), en de concurrentiegerichte dialoog.
- Bij een openbare procedure kan elke belangstellende ondernemer inschrijven. De selectie van kandidaten en de gunning vinden bij deze procedure in één keer plaats.
- Bij een niet-openbare procedure zijn selectie en gunning twee verschillende onderdelen van het proces. Elke ondernemer kan een aanvraag tot deelneming indienen, maar de aanbestedende dienst beoordeelt welke kandidaten geschikt zijn. Ze nodigt minimaal vijf gegadigden uit om een inschrijving in te dienen. Dan pas hebben de beoordeling en gunning van de opdracht plaats.
- De procedure van gunning door onderhandelingen wordt alleen in gevallen toegepast die expliciet in de richtlijnen zijn omschreven, bijvoorbeeld wanneer het gaat om diensten van intellectuele aard of onderzoek en proefnemingen. Bij gunning door onderhandelingen selecteert de aanbestedende dienst een aantal ondernemers en stelt de voorwaarden van de opdracht door onderhandelingen vast.
- Voor complexe opdrachten kan een aanbestedende dienst gebruikmaken van de concurrentiegerichte dialoog, als hij alléén niet in staat is om technische oplossingen te vinden of de juridische en/of financiële voorwaarden van een project te specificeren.
4. Aankondiging opdracht
Indien de opdracht Europees aanbesteed dient te worden, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende dienst de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post of per fax of digitaal via het internet op http://simap.europa.eu. Het bureau neemt de vertaling en publicatie in het Supplement bij het Publicatieblad voor haar rekening.
De aanbestedende dienst kan ook een vooraankondiging publiceren. Het doen van de vooraankondiging heeft als voordeel dat de termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de aanbestedende dienst (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding.
5. Keuze selectie- en gunningscriteria
De selectiecriteria zijn financieel-economische en technische minimumeisen. Gegadigden kunnen worden uitgesloten van deelname indien een onderneming niet aan deze eisen kan voldoen of als de onderneming de gestelde vragen niet volledig heeft beantwoord. Er zijn twee gunningscriteria: de laagste prijs of de economisch voordeligste aanbieding. In de praktijk wordt vooral de economisch voordeligste aanbieding gehanteerd, waarbij aspecten zoals bijvoorbeeld prijs, kwaliteit en levertijd een belangrijke rol spelen. Aan de verschillende criteria kunnen door de aanbestedende dienst scores worden toegekend op basis van wegingsfactoren, die bepalend zijn voor de gunning. Zo mogelijk worden de wegingsfactoren in volgorde van belangrijkheid vooraf bekendgemaakt en kunnen ondernemingen precies zien aan welke aspecten de aanbestedende dienst veel waarde hecht.
6. Gunning opdracht
De gunning van de opdracht dient gepubliceerd te worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Onder meer dient informatie te worden gegeven over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningscriteria, de naam van de onderneming aan wie de opdracht is gegund et cetera. De aanbestedende dienst moet van iedere pre-selectie en gunning van een opdracht een procesverbaal opstellen. Dit procesverbaal dient ten minste de volgende onderwerpen te bevatten:
• de naam en het adres van de aanbestedende dienst;
• het onderwerp en de waarde van de opdracht;
• de namen van de uitgekozen gegadigden;
• de namen van de uitgesloten gegadigden;
• de naam van de gegadigde aan wie de opdracht is gegund met motivering.
Dit procesverbaal (of hoofdpunten daarvan) kan door de Europese Commissie worden opgevraagd om te toetsen of de procedures correct zijn toegepast.
Downloads bij dit artikel
 |
|
|
Feitenonderzoek voorwaarden in de aanbestedingspraktijk Auteur: Berenschot | Publicatiedatum: 30 september 2009 |
|
|
|
Zoeken naar El DoradoAuteur: Gert-Wim van de Meent | Publicatiedatum: november 2007 |
|
Modelbeleid MKB-vriendelijk aanbestedenAuteur: MKB Servicedesk | Publicatiedatum: oktober 2007 |
|
Eindrapport voor beleid 'Aanbesteding van hulp bij het huishouden' Auteur: Onderzoeksbureau Research in opdracht van Ministerie van WVS | Publicatiedatum: mei 2007 |
|
Aanbesteden in Europa Auteur: Van Doorne | Publicatiedatum: september 2006 |
|
Aanbesteden in de praktijk: Raamovereenkomsten Publicatie van Europa Decentraal |
|
Europees aanbesteden; gemak dient de mens!Auteur: Peter Streefkerk | Publicatiedatum: 2004 |