Niet-openbare procedure

De niet-openbare procedure is een procedure waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de aanbestedende dienst aangezochte ondernemers mogen inschrijven. Dit houdt in dat iedere ondernemer zich mag aanmelden voor de eerste fase, de selectiefase en dat vervolgens de aanbestedende dienst een vooraf bekend gemaakt aantal ondernemers selecteert die zich mogen inschrijven (een offerte mogen indienen) voor de tweede fase.

Kenmerken

  1. Een beperking van het aantal inschrijvers is mogelijk met een minimum van 5 inschrijvers. Verder is bepaald dat het aantal uitgenodigde gegadigden in ieder geval moet volstaan om daadwerkelijke mededinging te waarborgen.
  2. De procedure kent twee rondes:
    1. selectiefase, waarin de geschiktheid van het bedrijf wordt beoordeeld
    2. gunningfase, waarin de offerte zelf, hetgeen aangeboden wordt, wordt beoordeeld.
    Dit betekent dat je twee documenten moet opstellen en twee beoordelingsrondes moet houden.
  3. Er zijn langere doorlooptijden dan bij de openbare procedure:
    1. voor indienen aanmelding minimaal 37 dagen of minimaal 30 dagen ingeval van elektronisch ter beschikking stellen van het aanmeldingsdocument
    2. voor indienen inschrijving minimaal 40 dagen of minimaal 35 dagen ingeval van elektronisch ter beschikking stellen

Toepassingsmogelijkheden

De aanbestedende dienst heeft altijd de vrije keuze uit de openbare en niet-openbare procedure. In de praktijk blijkt dat een niet-openbare procedure met name wordt gebruikt voor hefboomproducten en knelpuntproducten. Hefboomproducten kan men bij meerdere leveranciers kopen, maar de kosten zijn hoog. Denk hierbij aan bijv. ziekenhuisbedden, treinen, accountancy, juridische dienstverlening. Knelpuntproducten vertegenwoordigen in geld uitgedrukt een relatief lage waarde, maar zijn door de monopoliepositie kwetsbaar wat betreft de levering.

  • Zelf gecreëerde monopolist: navigatiesysteem voor kunstknieën.
  • Natuurlijke monopolist: voorheen MS
  • Wettelijke monopolist: waterleidingbedrijven


Termijnen

Ten aanzien van de termijnen die in acht genomen moeten worden, geldt het volgende.

Voor het bepalen van de termijnen voor ontvangst van de verzoeken tot deelneming en de inschrijvingen, moet je als aanbestedende dienst rekening houden met:
- de complexiteit van de overheidsopdracht
- de voor de voorbereiding van de inschrijving (niet verzoek om deelneming) benodigde tijd
- de vastgestelde minimumtermijnen.
Geef dus gerust meer tijd voor inschrijving dan de vastgestelde minimumtermijnen als je daarmee verwacht meer en betere inschrijvingen te ontvangen.
Er wordt gerekend ‘vanaf de verzenddatum’. Begin met tellen met ingang van de dag na verzending. Met dagen worden kalenderdagen bedoeld.

Er zijn 3 situaties, waarin minder dan de minimaal voorgeschreven dagen gehanteerd kunnen worden. Dit is in geval van een vooraankondiging van de opdracht, een versnelde procedure in verband met dringende redenen en ingeval van de elektronische publicatie en ter beschikkingstelling van de aanbestedingsdocumenten.

Zie verder Bao artikel 1 sub u, 28 lid 1 en 38.