De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een onderhandelingsprocedure zonder openbare publicatie van de opdracht vooraf en komt er dus op neer dat je de opdracht zonder meer mag gunnen aan de leverancier van je keuze: onderhandse gunning.
De aankondiging van de gegunde opdracht met vermelding van de redenen waarom voor deze procedure is gekozen moet gepubliceerd worden op PbEG.

Toepassingsmogelijkheden

  1. Situaties waarin je achteraf overstapt van een openbare dan wel niet-openbare procedure op een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Dit kan in geval je geen of geen geschikte inschrijvingen hebt ontvangen.

    Volgens de Europese Commissie is er sprake van ongeschikte inschrijvingen ingeval van inschrijvingen die onregelmatig èn onaanvaardbaar zijn, maar waarvan de inhoud van de inschrijvingen ook nog eens geen enkel verband houdt met de opdracht en die derhalve volstrekt ongeschikt zijn om in de behoeften van de aanbestedende dienst te voorzien, zoals die in de aanbestedingsdocumenten zijn omschreven. De indiening van dergelijke offerte wordt gelijkgesteld met het uitblijven van inschrijvingen. Het moet dan gaan om alle inschrijvingen. Dit lijkt een onmogelijke opgave.

    Als je op grond van ongeschikte inschrijvingen een onderhandelingsprocedure ingaat, mag je de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen.
  2. Situaties waarin je voorafgaand aan de procedure bepaald dat de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking gevolgd kan worden. Hierbij gaat het om technische of artistieke redenen of ter bescherming van uitsluitende rechten. Dit houdt in dat om technische of artistieke redenen of ter bescherming van uitsluitende rechten de opdracht slechts aan één bepaalde ondernemer toevertrouwd kan worden.Uitsluitende rechten zijn bijvoorbeeld octrooien en auteursrechten.

    Voorbeeld van een opdracht waarin zowel de artistieke redenen als de bescherming van uitsluitende rechten een rol spelen: de verlening van een opdracht voor een uitbreiding of verbouwing van een bestaand bouwwerk aan de architect die het bouwwerk oorspronkelijk heeft ontworpen.
  3. Wegens dwingende spoed kunnen de termijnen niet in acht worden genomen.
    Voorwaarden (cumulatief):
    • een onderhandelingsprocedure mag worden gevolgd in gevallen waarin, voorzover zulks strikt noodzakelijk is,
    • de termijnen voor de OP, de NOP of de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking wegens dwingende spoed,
    • als gevolg van gebeurtenissen die door de betrokken aanbestedende diensten niet konden worden voorzien, niet acht kunnen worden genomen.
    • De ter rechtvaardiging van de dwingende spoed ingeroepen omstandigheden mogen in geen geval aan de aanbestedende diensten te wijten zijn.

    Voorbeelden zijn natuurrampen, zoals overstromingen of aardbevingen.

    Als gevolg van de overstroming of de aardbeving moeten met grote spoed allerlei levensnoodzakelijke werkzaamheden worden verricht en goederen worden geleverd om de slachtoffers te helpen en te beschermen. Voor de producten en diensten die daadwerkelijk noodzakelijk zijn om de noodsituatie het hoofd te bieden, is de onderhandelingsprocedure gerechtvaardigd.

    Dus de noodherstelwerkzaamheden ingeval van een dijkdoorbraak komen wel voor de onderhandelingsprocedure in aanmerking, maar de dijkverhoging naar aanleiding van een dijkdoorbraak niet. Zeker niet als het al bekend was dat de dijken verhoogd moesten worden.
  4. Wanneer het producten betreft die voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd.
    Voorwaarden:
    - geen productie in grote hoeveelheden om de commerciële haalbaarheid vast te stellen
    - niet om de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen
  5. Voor op de grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen (aardolie, landbouwproducten, chemicaliën etc.). Uitgangspunt: de markt maakt het aanbod reeds voldoende transparant.
  6. Voor de aankoop van leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij leverancier die zijn handelsactiviteiten stopzet, faillissement of schuldsanering.
  7. Aanvullende leveringen bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik of uitbreiding van bestaande leveringen of installaties als verandering van leverancier zou leiden tot aanschaf van apparatuur met andere technische eigenschappen zodat onverenigbaarheid ontstaat of onevenredige technische moeilijkheden.
    Voorwaarden:
    - de oorspronkelijke opdracht moet Europees aanbesteed zijn
    - de termijn voor leveringen en nabestellingen mag niet langer zijn dan 3 jaar èn
    - nabestellingen moeten gedaan worden bij de oorspronkelijke leverancier.

    Met name voor telefoon- en computerinstallaties.
    Strikte handhaving van de termijn van 3 jaar kan tot onaanvaardbare praktische gevolgen leiden. Ik kan mij zo voorstellen dat deze termijn niet altijd even strikt gehanteerd dient te worden. In het Bass is deze termijn namelijk niet opgenomen.
  8. Opdrachten die voortvloeien uit een prijsvraag. Voor de uitwerking zie verderop bij de procedure ‘prijsvraag’.
  9. Aanvullende opdrachten voor werken of diensten die onvoorzien waren
    Voorwaarden (cumulatief):
    - de aanvullende werken/ diensten zijn door een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden
    - de aanvullende opdracht moet worden verleend aan de oorspronkelijke aannemer/ dienstverlener
    - het totaalbedrag van de aanvullende opdracht bedraagt niet meer dan 50% van de oorspronkelijke opdracht
    - de aanvullende werken/ diensten kunnen technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke - opdracht worden uitgevoerd zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende dienst of
    kunnen wel worden gescheiden, maar zijn strikt noodzakelijk om de oorspronkelijke opdracht te vervolmaken.

    De oorspronkelijke opdracht moet Europees aanbesteed zijn.

    Voorbeeld: Een computernetwerk, waarbij door de snelle technologische ontwikkelingen aanvullende diensten noodzakelijk zijn om het computernetwerk zijn werk goed te laten doen.
  10. Herhaling van soortgelijke werken of diensten die reeds voorzien waren
    Voorwaarden (cumulatief):
    - herhalingsopdracht moet worden verleend aan de oorspronkelijke aannemer/ dienstverlener
    - het moet gaan om soortgelijke werken of diensten
    - de mogelijkheid van de herhalingsopdracht was reeds in de aankondiging vermeld
    - voor de bepaling van de opdrachtwaarde wordt de gehele opdracht in aanmerking genomen (dus - oorspronkelijke opdracht en mogelijke herhalingsopdracht)
    - slechts gebruiken binnen 3 jaar na de oorspronkelijke opdracht.