Inschrijven op een Europese aanbesteding
Inschrijven op een aanbesteding is niets meer of minder dan een uitgebreid offerte traject in te gaan. De aanbestedingsregels verplichten de aanbestedende dienst en de inschrijvers tot het volgen van een enigszins formeel proces. Toch hoeft de inschrijver in het aanbestedingsproces de procedure en proces van beoordeling niet over zich heen te laten komen. Ook de inschrijver kan bij een aanbesteding sturen. In het volgende stuk wordt stap voor stap het inschrijfproces doorlopen.
Een aanbesteding kent de volgende fasen:
| Fase | Aanbestedende dienst | Inschrijver |
|---|---|---|
| 0 | Anticiperen aanbesteding | |
| 1 |
Bijhouden publicatiesites (TED) en Aanbestedingskalender; |
|
| 2 |
Verzamelen gevraagde informatie; |
|
| 3 | Beantwoording vragen van aanbestedende dienst; Presentatie/demonstratie; |
|
| 4 | Afwijzing of gunning |
Feedback vragen; |
De stappen in de inschrijving worden nu per stap uitgewerkt:
0. Voorbereidingsfase
Deze fase is voor de aanbestedende dienst de belangrijkste fase. In deze fase wordt bepaald wat er precies moet worden ingekocht. Beslissingen moeten worden genomen om al of niet aan te besteden. Moet worden aanbesteeed dan is het vaststellen van de te volgen procedure van belang. Aan de hand van het aantal te vewachten marktpartijen, het te hanteren gunningcriterium wordt een openbare of niet-opnbare procedure gevolgd. . Budgetten moeten worden geregeld.
Het kan voorkomen in deze fase dat een mogelijke inschrijver die al voor de aanbestedende dienst producten levert of diensten verricht, gevraagd wordt door de aanbestedende dienst om mee te denken over de aanbesteding of informatie te geven over de markt of mogelijke oplossingen. Alhoewel de aanbesteding in deze fase nog niet begonnen is, is het verstandig rekening te houden met het feit dat een aanbesteding ghouden moet worden. Een belangrijke regel bij aanbestedingen is de gelijke behandeling. Dat vertaalt zich in de praktijk naar het creeren van een ‘level playing field’. Het speelveld hoeft niet helemaal vlak te zijn. Een zogenaamde huisleverancier heeft immers altijd meer kennis van de organisatie van de aanbestedende dienst dan een leverancier voor wie de aanbesteding het eerste moment van contact is met de aanbestedende dienst. Een level playing field kan wel worden gemaakt doordat de aanbestedende dienst zoveel mogelijk informatie verstrekt over het voor de aanbesteding relevante onderdeel van haar organisatie, de achtergrond en doelstelling van de aanbesteding. Daarmee verkleint de aanbestedende dienst de afstand tussen de huisleverancier en andere leverranciers.
Terug naar de voorbereidingsfase en het moment waarop de aanbestedende dienst aan haar huisleverancier vraagt om informatie voor de aanbesteding. Mag de aanbestedende dienst dat doen? Ja dat mag, de leverancier mag ook gewoon de informatie geven. Het antwoord op deze vraag wordt ‘nee dat mag niet’ zodra:
- de aanbestedende dienst met de informatie van de leverancier de specificaties toeschrijft op de oplossing van die leverancier;
- de leverancier door zijn betrokkenheid bij de aanbesteding een zodanige voorsprong op de andere leverancier krijgt, dat deze leverancier de aanbesteding gegund krijgt.
In beide gevallen is er geen sprake van een gelijke behandeling van leveranciers. Een leverancier moet dan voorzichtig zijn met het in de voorfase van een aanbesteding geven van informatie of meewerken met de aanbestedende dienst om bijvoorbeeld specificaties op te stellen.
Informatieverstrekking
In de voorbereidingsfase staat het leveranciers vrij contact op te nemen met de aanbestedende dienst over de voorbereiding en planning van de aanbesteding. Met deze kennis kan de leverancier alvast capaciteit reserveren intern voor de inschrijving en gegevens verzamelen zoals relevante referenties.
1. De vooraankondiging/aankondiging
Het openbaar zijn van aanbestedingen is een vereiste om te komen tot 1 interne EU markt voor overheidsopdrachten. Aanbestedingen worden bekend gemaakt, zowel de start als het einde, voor de hele Europese Unie op TED (Tenders Electronic Daily, www.ted.europa.eu). Voor Nederland worden aanbestedingen ook gepubliceerd op Aanbestedingskalender (
www.aanbestedingskalender.nl). Deze sites zijn de voornaamste bron van kennis van voorgenomen aankopen indien uw organisatie niet al werkzaam is voor de aanbestedende dienst. U kunt zelf elke dag korte tijd besteden om de voor u relevante aanbestedingen eruit te halen. Er zijn bureau’s die zich specialiseren in het zoeken naar aanbestedingen voor bedrijven. U moet dan nauwkeurig opgeven op welke zoekcriteria moet worden gezocht. Heeft u eenmaal een aanbesteding gezien waarop u wilt inschrijven dan is de volgende stap de aanbestedingsstukken opvragen. Overigens haalt u uit de aankondiging al essentiele informatie: wat wordt ingekocht voor welke opdrachtgever, type procedure, welke geschiktheidcriteria worden aangelegd en op welk criterium wordt gegund. Vaak kunt u de aanbestedingsstukken opvragen. Bij aanbestedingskalender kunt u de stukken ook downloaden indien u een account heeft bij aanbestedingskalender. Zo beschikt u direct over de stukken.
2. Selectiefase/gunningfase
Na binnenkomst van de aanbestedingsstukken vormt u binnen uw bedrijf een team om de inschrijving uit te voeren. Daarbij is 1 persoon verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de benodigde informatie. U maakt een planning waarbij tijd wordt ingeruimd voor:
- Lezen aanbestedingsstukken,
- Vaststellen of u aan de eisen kunt voldoen of u gaat samenwerken met een andere partij of niet meedoet
- Als u meedoet met de aanbesteding:
o Verdeling wie welke stukken moet aanleveren
o Oplevering concept inschrijving
o Formuleren vragen en vragen stellen
o Binnenkomst antwoorden
o Inschrijving afmaken
o Inschrijving laten tegenlezen
o Aanpassen inschrijving
o Ondertekening
o Aflevering
Mocht u besluiten na opvragen van de aanbestedingsstukken om niet een aanvraag tot deelname of een inschrijving te doen, dan is het prettig voor de aanbestedende dienst dat u dat meldt. Zo houdt de aanbestedende dienst zicht op het aantal mogelijke aanvragers/inschrijvers en heeft u zich gepresenteerd bij de aanbestedende dienst.
Gaat u wel door met de aanvraag tot deelname of inschrijving dan kunt u in deze fase kunt door vragen stellen duidelijkheid verkrijgen over de eisen, procedure en/of programma van eisen. Het is belangrijk dat u deze vragen stelt, recente jurisprudentie geeft aan dat de rechter weinig medelijden heeft met een leverancier die bezwaar maakt tegen de procedure indien de leverancier daar geen vragen over heeft gesteld. Licht uw vragen altijd toe zodat de aanbestedende dienst de achtergrond begrijpt van uw vraag.
In het overzicht van activiteiten ziet u ook staan het laten tegenlezen van de inschrijving. Dit gebeurt door iemand die niet betrokken is geweest bij de inschrijving. Deze persoon is de toets of uw inschrijving in de correcte volgorde is aangeleverd en of de beantwoording van het programma van eisen duidelijk is. Fouten, tegenstrijdigheden, jargon kunnen dan nog hersteld worden.
De indiening van de aanbestedingsstukken verdient een goede voorbereiding. Bij aanbestedingen is te laat, te laat. Of u nu te laat bent door file, slecht weer en of het nu een minuut te laat is, doet niet ter zake. Uw aanvraag tot deelname of inschrijving mag dan niet meer geaccepteerd worden. U kunt zich in een dergelijk geval beroepen op een oude uitspraak van de rechtbank Den Bosch die besliste dat een inschrijving die te laat is, toch kan worden toegelaten indien alle inschrijvers het daar mee eens zijn. De aanbestedende dienst is niet verplicht deze regel toe te passen.
Om niet te laat te komen is de beste tip om de aanvraag tot deelname of inschrijving een dag voor sluitingsdatum in te leveren.
3. Beoordeling (presentatie of demonstratie)
U hebt tijdig uw inschrijving ingediend en na beoordeling wordt u uitgenodigd voor een presentatie of demonstratie. Een aanbestedende dienst moet altijd van te voren aangeven op welke gronden een presentatie of demonstratie wordt beoordeeld en hoe de beoordeling zal verlopen. Staat deze informatie niet in de aanbestedingsstukken, dan vraagt u daarnaar.
Bij een presentatie is het belangrijk dat het team dat de presentatie geeft op elkaar ingespeeld is en dat de presentatie snel gaat. U heeft vaak een vastgestelde tijd waarbinnen de presentatie moet plaatsvinden. Ook bij een demonstratie vraagt u van te voren wat de aanbestedende dienst wenst te zien tijdens de demonstratie en op welke criteria zij gaan beoordelen. U mag na afloop van de presentatie of demonstratie vragen of men tevreden is met de presentatie/demonstratie.
4. Afwijzing of gunning
Na een aanbesteding waarop u heeft ingeschreven, ontvangt u een brief met een voornemen tot gunning. Bent u afgewezen, dan kunt u een motivering vragen aan de aanbestedende dienst. Deze is verplicht u te vertellen welke partij de aanbesteding heeft gewonnen en waarop deze partij beter scoorde met de inschrijving dan u. Vanzelfsprekend mag de aanbestedende dienst geen informatie verstrekken die van vertrouwelijke aard is. Informatie over de prijs valt daar onder.
Bent u niet tevreden met de informatie in de brief met voornemen gunning, vraag dan een gesprek. U krijgt de gelegenheid vragen te stellen. Bent u van plan om bezwaar te maken, dan moet het gesprek binnen de bezwaartermijn, deze is meestal 15 dagen, vallen. Maak van het gesprek een verslag. U kunt zich daarna altijd beraden op al of niet bezwaar maken via een kort geding.
Ook als u de aanbesteding hebt gewonnen, loont het de moeite te vragen waarom u hebt gewonnen. Met deze informatie kunt u de volgende keer beter inschrijven.