Raamovereenkomsten

Het begrip raamovereenkomst – in de praktijk ook wel aangeduid als mantelovereenkomst – wordt in artikel 1 sub n Bao omschreven als ‘een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen.’

Voor met name overheidsopdrachten voor leveringen en diensten geldt dat een aanbestedende dienst deze met een zekere regelmaat onder de zelfde voorwaarden plaatst. Voor dit soort opdrachten kan de aanbestedende dienst met één of meer ondernemers een raamovereenkomst sluiten. Na het sluiten van de raamovereenkomst kan de aanbestedende dienst individuele opdrachten plaatsen onder toepassing van de voorwaarden die zijn vastgelegd in de raamovereenkomst.

Voor de aanbesteding van raamovereenkomsten geldt op grond van het Bao een andere regeling dan voor overheidsopdrachten. Een raamovereenkomst onderscheidt zich van een overheidsopdracht doordat het doel van een raamovereenkomst niet het uitvoeren van een opdracht is, maar het vastleggen van de voorwaarden voor de gedurende een bepaalde periode te plaatsen opdrachten. Het betreft met name algemene voorwaarden, voorwaarden betreffende hoeveelheden en prijs. Daarnaast mag een raamovereenkomst in beginsel slechts voor de duur van vier jaar worden aangegaan, terwijl overheidsopdrachten voor een langere periode mogen worden gegund.

In artikel 32 Bao is de procedure voor het gunnen van raamovereenkomsten geregeld. Voor het gunnen van raamovereenkomsten geldt dezelfde procedure als voor het gunnen van overheidsopdrachten. Derhalve dient in beginsel de openbare of de niet-openbare procedure te worden gevolgd. Aan de gunning van individuele opdrachten onder de raamovereenkomst hoeft geen aanbestedingsprocedure aan vooraf te gaan. Een onderscheid dient gemaakt te worden tussen een raamovereenkomst die is gesloten met één ondernemer en een raamovereenkomst die is gesloten met meerdere ondernemers. Wanneer een raamovereenkomst wordt gesloten met meerdere ondernemers dan dienen dit er minimaal drie te zijn. Als het uiteindelijk niet mogelijk blijkt te zijn de raamovereenkomst met drie ondernemers te sluiten, dan mag de raamovereenkomst ook met twee ondernemers worden gesloten.

Wanneer de raamovereenkomst met slechts één partij is gesloten, dan dient de individuele opdracht aan deze partij te worden gegund op basis van de voorwaarden neergelegd in de raamovereenkomst.

Wanneer een raamovereenkomst met meerdere ondernemers is gesloten hoeft aan het verstrekken van de individuele opdracht ook geen aanbesteding aan vooraf te gaan. Bij het plaatsen van deze opdrachten dienen wél de beginselen van transparantie en gelijke behandeling te worden gewaarborgd. De aanbestedende dienst heeft in beginsel twee mogelijkheden:

  • opdrachten kunnen direct gegund worden door toepassing van de in de raamovereenkomst bepaalde voorwaarden. Dit betekent een proportionele verdeling van individuele opdrachten ofwel een verdeling volgens een andere objectieve methode, die in het beschrijvend document is vastgelegd. Een voorbeeld van een dergelijke methode is de watervalmethode: de aanbestedende dienst wendt zich eerst tot de inschrijver die de beste inschrijving had gedaan. Pas op het moment dat de inschrijver met de beste inschrijving niet geïnteresseerd of in staat is om de opdracht uit te voeren, wendt de aanbestedende dienst zich tot de opvolgende inschrijver;
  • als in het beschrijvend document niet alle voorwaarden uitputtend en bindend zijn bepaald, moet voor het gunnen van nadere opdrachten een oproep tot mededinging worden gedaan aan alle raamcontractanten. Dit leidt dan tot een zgn. minicompetitie. Gunning van de nadere overeenkomst vindt dan plaats op grond van de vooraf bekendgemaakte gunningcriteria.