Contractmanagement
Belang contractmanagement
Iedere slecht presterende leverancier heeft zijn weerslag op het resultaat van de organisatie. Leveranciers die zich niet houden aan de overeengekomen prestaties zorgen ervoor, dat de medewerkers zich niet bezig kunnen houden met datgene waarvoor ze eigenlijk betaald worden.
Als de koffieautomaten continu storingen vertonen, heeft dat aardig wat gemopper tot gevolg. Misschien zullen sommige medewerkers minder wakker aan het werk gaan en dat kan weer consequenties hebben. Stel je voor dat je minder alert bent bij het tijdig uitschakelen van een kapotte machine. Een deel van de productie wordt daardoor waardeloos. De gevolgen kunnen klein of heel groot zijn. In dit voorbeeld geven medewerkers de storingen door aan de leverancier. De leverancier mag eens per kwartaal komen op-draven om de slechte prestaties te bespreken met de contractbeheerder. De contractbe-heerder moet deze prestaties vanaf dat moment extra in de gaten houden.
Vertaal dit eens naar het primaire proces waar een slecht presterende leverancier consequent fouten maakt of te laat levert. Kun je je voorstellen wat de gevolgen zijn als grondstoffen die worden gebruikt bij het produceren van levensmiddelen niet aan de juiste eisen voldoen? Of in het slechtste geval: de organisatie komt er pas achter als de producten al in de winkel liggen. De producten moet worden teruggehaald. Zet eens op een rij welke kosten je dan moet maken. Welke kosten kan de organisatie verhalen op de leverancier of de verzekering?
Contractproces op hoofdlijnen
Het contractproces begint in de specificatiefase . Het verloopt vervolgens via de selectiefase en de contractfase. De inkoper sluit een contract af omdat er wederzijdse belangen zijn. De leverancier wil zijn producten of diensten verkopen, de organisatie heeft die producten of diensten nodig voor de bedrijfsvoering. Uitgangspunten daarbij zijn dat de afspraken voor beide partijen zo gunstig mogelijk zijn. Verder dat men daarmee de onzekerheid over toekomstige prestaties tot een minimum probeert te beperken. De fase ‘afsluiten’ kent drie activiteiten:
- Specificeren eisen en wensen;
- Selecteren leveranciers;
- Contracteren leveranciers.
Ook bij het uitvoeren is er sprake van een wederzijdse afhankelijkheid. Beide partijen hebben elkaar nodig om de afgesproken prestaties te kunnen leveren. Het belangrijkste doel is ervoor te zorgen dat de leveranciers de juiste prestaties tegen de juiste kwaliteit op het juiste moment in de juiste hoeveelheden ook daadwerkelijk leveren. De fase ‘uitvoeren’ kent drie activiteiten:
- Leveren producten of diensten;
- Bewaken, beheren en managen van het contract;
- Betalen van de facturen.
Bij het beëindigen spelen meerdere factoren een rol. De inkoper zorgt voor wijziging, verlenging of beëindiging op een zo gunstig mogelijk moment. Daarbij moet hij rekening houden met de looptijd van het contract, de doorlooptijd van een mogelijke offerteprocedure en de situatie in de markt. In deze fase zijn drie activiteiten mogelijk:
- Verlengen (ongewijzigd);
- Wijzigen en verlengen;
- Opzeggen.
De eerste twee activiteiten kunnen het gevolg zijn van het opnieuw starten van het con-tractproces, maar het kan ook een zelfstandige beslissing zijn op basis van de ervaringen met de leverancier. Bij de laatste activiteit, het opzeggen, begint het hele inkoopproces weer van voren af aan.
Organisatorische inrichting
De beschrijving van het contractmanagementproces is onderdeel van de organisatorische inrichting van het contractbeheer, het contractmanagement en uiteindelijk van het leve-ranciersmanagement. Voor de organisatorische inrichting gelden de uitgangspunten van kwaliteitsmanagement, documentmanagement en administratieve organisatie.
De uitgangspunten voor goed documentbeheer gelden één op één voor contractbeheer:
- De inkoper moet elk contract kunnen identificeren en herleiden. Dit betekent in de praktijk dat een contract al bij het eerste concept een logisch nummer krijgt.
- Het proces van opstellen, beoordelen, autoriseren van contracten inclusief bijbeho-rende wijzigingen moet transparant zijn. Het moet uitgevoerd worden in overeen-stemming met de eisen in de bijbehorende procedures.
- De inkoper moet het beschikbaar stellen van een contract inclusief bijbehorende wij-zigingen kunnen traceren. Verder neemt de inkoper maatregelen om te voorkomen, dat collega’s geen onbedoeld gebruik maken van ongeldige documenten.
- De inkoper heeft van ieder contract gedurende de vastgestelde termijn (dat kan dus langer zijn dan de contracttermijn) een archiefexemplaar beschikbaar.
Downloads bij dit artikel
 |
 Contractmanagement, wat is dat?Auteur: Ted Knoester | Publicatiedatum: 3 november 2009 |
|
Manage de markt. Leveranciersmanagement Auteur: Wim van Eck | Publicatiedatum: 3 november 2009 |
|
Concerninkoop Auteur: Gary Habets| Publicatiedatum: 3 november 2009 |
|
Lessons learned Auteur: Paulien Bakker | Publicatiedatum: 3 november 2009 |
|
Contractmanagement voor software-ontwikkeling Auteur: Marcel Blommestijn | Publicatiedatum: 3 november 2009 |
|
|