E-procurement oplossingen
E-procurement is het gebruik maken van internettechnologie voor de inkoopprocessen. Door de term internettechnologie vallen bijvoorbeeld bestellen via de telefoon of via EDI buiten de definitie. Nu internettelefonie en technologie als XML binnen EDI in opkomst zijn, zullen ook deze activiteiten in de toekomst binnen de definitie vallen. De term inter-nettechnologie geeft ook de ruimte om toepassingen die met intranet en extranet werken onder de definitie van e-procurement te laten vallen.
De eerste internetgolf
Aanvankelijk hadden inkopers met internet twee gebruiksmogelijkheden: surfen en catalog systems. Surfen via internet was een van de eerste mogelijkheden waarmee een inkoper tijdwinst kon boeken. Ieder bedrijf kwam met een eigen website en de informatie was voortaan direct toegankelijk. Naast deze ‘vrije’ informatie kende internet elektroni-sche catalogi met producten en diensten waaruit inkopers konden kiezen en bestellen: de catalog systems. Het voordeel van deze catalogi was, dat er producten en diensten van verschillende leveranciers in waren opgenomen.
In de praktijk bleek het implementeren van e-procurement-oplossingen net zo moeilijk als het implementeren van iedere andere softwareoplossing. De organisatie moest de inkooporganisatie nog aanpassen. De nieuwe op internet gebaseerde inkoopprocessen moest men nog gedetailleerd beschrijven en het duurde even voordat alle gebruiker ermee konden omgaan. De leveranciers moesten de inhoud van de elektronische catalogi leveren en deze ook nog bijhouden en dat had de nodige voeten in aarde. Ten slotte bleek het koppelen van systemen minder eenvoudig dan gedacht.
De tweede internetgolf
Later ontwikkelden softwareaanbieders oplossingen voor het tactische inkoopproces, zoals e-tendering, e-sourcing, e-reverse auctioning en e-marketplaces. In deze periode werd duidelijk dat internet en bijbehorende technologie niet van voorbijgaande aard waren.
Voordelen van e-procurement
De voordelen van e-procurement zijn met name:
- Verbetering van de efficiëntie. Bijna het gehele inkoopproces verloopt elektronisch;
- Kortere doorlooptijden. De organisatie verstuurt alles elektronisch en dus direct;
- Lagere voorraadkosten. Men hoeft minder voorraad aan te houden, omdat bestellingen sneller op de plaats van bestemming zijn;
- Lagere inkoopprijs. De organisatie benut de contracten beter, omdat iedereen digitaal op de hoogte is van de aanwezige contracten.
- Beter management van het inkoopproces. De inkoper beschikt over betere manage-mentinformatie;
- Minder fouten. De operationele inkoper voert alles in één keer in aan het begin van het proces op een bestelaanvraag en die bestelaanvraag wordt automatisch verwerkt tot inkooporder;
- Mogelijkheid tot decentralisatie van het operationele inkoopproces en meer spreiding van inkoopkennis binnen de organisatie. Dit vergroot de tevredenheid bij interne klanten, omdat zij een deel van de activiteiten nu zelf in de hand hebben.
E-transacting en E-informing
Het inkoopproces bestaat uit een transactiedeel (specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, nazorg) en een besturingsdeel voor iedere fase van het transactiedeel. We zetten de meest voorkomende e-procurement oplossingen op een rij.
E-procurementoplossingen zijn er voor het transactiedeel en voor het besturingdeel:
- E-transacting:
o E-ordering: het elektronisch aanvragen, bestellen en melden van ontvangen producten en diensten ;
o E-sourcing: het wereldwijd met behulp van internettechnologie nieuwe leveranciers, producten en/of diensten identificeren. E-sourcing ondersteunt activiteiten in de specificatiefase door uitbreiding en aanscherping van het programma van eisen en uitbreiding van de longlist of shortlist van leveranciers.
o E-tendering: het uitvoeren van een groot deel van het tactische inkoopproces (specificeren en selecteren) aan de hand van een elektronische offerte-aanvraag;
o E-auctioning: het uitvoeren van een elektronische veiling, een zogenoemde E-auction via een website, waarop opdrachtgever en mogelijke leveranciers inloggen. - E-informing:
o Purchasing intelligence: het omzetten van gegevens naar managementinformatie, die de inkoper vervolgens vertaalt in concrete acties;
o E-contractmanagement: is de oplossing waarmee alle betrokken medewerkers via internet in staat zijn de voor hen relevante contracten te managen; - E-marketplaces: de elektronische versies van de traditionele fysieke marktplaatsen. Ze worden ook wel market sites, B2B exchanges, exchanges of E-hubs genoemd.
Meer informatie vind je op 
Kennisportal e-Procurement.
Downloads bij dit artikel
 |
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
