Inkoopanalyse

Om te weten wat de theoretische besparingsmogelijkheden zijn binnen een organisatie, moet je eerst achterhalen welke bedragen onder de inkoopgebonden kosten vallen. De meting die je daarvoor uitvoert, een zogenaamde spend analyse, baseer je op kwantitatieve informatie.

Boekhouding: bron van alle financiële gegevens

Op basis van de operationele definitie van inkoop (alles waar een externe factuur tegenover staat), is de bron voor de kwantitatieve informatie snel gevonden: de boekhouding. De facturen geven bijna alle informatie die je nodig hebt voor verdere analyse:

Leveranciers (naam, bankrekeningnummer, btw-nummer);
Aantal facturen per leverancier;
Facturen (aantal bestelregels op de factuur);
Bedrag per factuur (regel);
Aard van het ingekochte product of dienst (kostensoort);
Bedrijfsonderdeel waarvoor is ingekocht (kostenplaats).

Om te werken met een elektronische download van de boekhouding is het raadzaam gebruik te maken van een spreadsheetprogramma (MS Excel) of een databaseprogramma (MS Access). Hierdoor kun je de gegevens gemakkelijk selecteren, bewerken en sorteren.

Een goede voorbereiding is het voornaamste werk

Ter voorbereiding op de analyse van de boekhouding is het noodzakelijk de kostensoorten te koppelen aan inkoopsegmenten. Inkoopsegmenten zijn samenhangende groepen van kostensoorten: gelijksoortige producten en diensten die je bij een en dezelfde leverancier zou kunnen inkopen. De wijze van bundeling van kostensoorten tot inkoopsegmenten is - binnen de definitie van een inkoopsegment - geheel vrij. De kostensoorten geven geen exact beeld van de marktsituatie. Boekhoudregels zijn meestal zo opgesteld, dat er alleen rekening wordt gehouden met boekhoudtechnische elementen.

Na vaststelling van de inkoopsegmenten voeg je deze op hun beurt weer samen in zogenaamde clusters. Een cluster is een verzameling van inkoopsegmenten van vergelijkbare (maar niet gelijke) aard. Werken met inkoopsegmenten maakt het analyseren van de boekhouding voor inkoopdoeleinden een stuk eenvoudiger. Je bekijkt de kostensoorten (soms wel een paar honderd) niet apart, maar je bundelt gelijkende kostensoorten en beschouwt ze als een geheel. Wanneer je deze analyse voor de eerste keer uitvoert, zal deze voor een organisatie van een gemiddelde grootte (€ 150 miljoen inkoopvolume) ongeveer 6 à 8 weken in beslag nemen.

ABC-analyse: appeltje eitje

Zodra de gegevens uit de boekhouding beschikbaar zijn, kun je met de echte spend analyse beginnen. De drie belangrijkste parameters zijn:

Inkoopvolume;
Aantal leveranciers;
Aantal facturen.

Uitgaande van deze parameters kun je verschillende overzichten maken. In de literatuur worden dit ook wel ABC-analyses genoemd en in grafiekvorm weergegeven heten ze Pareto-curves. Een voorbeeld van een ABC-analyse van inkoopsegmenten verdeeld naar hun aandeel in het totale inkoopvolume, ziet er als volgt uit:

A-segmenten. 20% van de inkoopsegmenten, die verantwoordelijk zijn voor 80% van het inkoopvolume (20-80 regel).
B-segmenten. 30% van de inkoopsegmenten, die verantwoordelijk zijn voor minder dan 20% van het inkoopvolume.
C-segmenten. 50% van de inkoopsegmenten, die verantwoordelijk zijn voor een zeer klein deel (2%) van het inkoopvolume.

Totaal inkoopvolume kan aanzienlijk zijn

Het totale inkoopvolume is de optelsom van alle factuurbedragen in een jaar. Het management wordt vaak onaangenaam verrast door de omvang van het totale inkoopvolume. De volgende vraag is dan natuurlijk waaraan dat geld wordt uitgegeven.

Net als bij het totale inkoopvolume kan je het inkoopvolume per inkoopsegment bepalen (de som van alle factuurbedragen met een kostensoort in een bepaald inkoopsegment).
De ABC-analyse maakt in ieder geval duidelijk hoeveel geld je organisatie uitgeeft, voor wie dat gebeurt en aan welke leveranciers dat wordt uitgegeven. Daarnaast biedt de analyse op basis van de financiële omvang een eerste inzicht in de mate van invloed van inkoopsegmenten op de kosten en de winst. Tenslotte kan je, eveneens uitgaande van die financiële omvang, nagaan welke inkoopsegmenten in het vervolgtraject de meeste aandacht verdienen (A-segmenten) en welke inkoopsegmenten de minste (C-seg-menten). Hiermee onderbouw je het belang van de inkoopfunctie in eerste instantie voldoende, maar het verschaft nog geen inzicht hoe je de besparing van inkoopgebonden kosten nu precies realiseert. Daarvoor heb je een portfolioanalyse (Kraljic-analyse) nodig.