Inkoopbeleid

Om een goed inkoop en/of aanbestedingsbeleid te maken en vast te stellen is een stappenplan een nuttige methode. De methodiek ‘strategische dialoog’ voor het maken van inkoop- en/of aanbestedingsbeleid, is afkomstig van de Vaan e.a. (1998) en kent zeven stappen:

  1. Uitgangspunten en randvoorwaarden
    Het inrichten van het proces van inkoopstrategievorming. Een eerste verkenning van een inkoopmissie , inkoopvisie en ambitieniveau van de inkoopfunctie .
  2. Externe analyse
    Een analyse van ontwikkelingen in de directe en indirecte omgeving van de inkoop-functie.
  3. Interne analyse
    Een analyse van de kwaliteit en kwantiteit van de inkoop binnen de eigen organisatie.
  4. Uitwerking van strategische opties
    Het vertalen van de resultaten van zowel de externe als de interne analyse in inzich-ten. Van daaruit genereren van strategische inkoopopties.
  5. Waardering en strategiekeuze
    Het opstellen van een risicoanalyse. Het inschatten van de haalbaarheid van realisatie, op basis waarvan strategische keuzes voor de inkoop worden bepaald.
  6. Uitwerking en planning
    Het vertalen van de strategiekeuze in een samenhangend geheel van maatregelen en doelstellingen voor de inkoop.
  7. Implementatie en bewaken van de voortgang
    Het invoeren van de nieuwe inkoopstrategie. Het bijsturen aan de hand van bereikte resultaten.

Bij elke stap is goede communicatie binnen de organisatie een essentiėle succesfactor. Het management moet steeds opnieuw beoordelen of de gemaakte keuzes in het strategievormingsproces juist zijn geweest. Ze moet deze, indien noodzakelijk, bijstellen. Dit draagt bij aan een goed en doortimmerd strategisch inkoop- en/of aanbestedingsbeleid.

Succesvoorwaarden bij beleidsontwikkeling zijn:

  • Participatie: betrokkenheid van medewerkers;
  • Draagvlak: duidelijkheid over waarom en waarvoor je inkoopbeleid moet definiėren;
  • Analyse: feiten zijn onmisbaar en meten is weten;
  • Creativiteit: zowel in stap 1 als in stap 4 moet de creativiteit tot uiting kunnen komen;
  • Keuze: het is belangrijk om keuzes te maken op basis van voortschrijdend inzicht, zowel in stap 1 als in stap 5. Beter een verkeerde keuze maken dan helemaal geen keuze maken.

Het is belangrijk een inkoopmissie en een inkoopvisie te formuleren. De inkoop-afdeling heeft immers een missie en visie nodig voor het bepalen van de richting. Verder zijn doelstellingen noodzakelijk die aansluiten op de strategie van de organisatie.

Inkoopvisie en -missie

Het formuleren van een inkoopvisie en -missie dwingt het management om grondig na te denken over principes en uitgangspunten, die als leidraad fungeren voor het inkoop- en /of aanbestedingsbeleid en het handelen binnen de organisatie. Dit moet eenduidig, beknopt en voor alle belanghebbenden begrijpelijk zijn beschreven.

Een inkoopmissie verleent identiteit aan de inkoopfunctie en heeft een richtinggevende werking. Het stuurt de inkoopactiviteiten, omdat je vastlegt wat het werkterrein en de kernactiviteiten van de inkoopfunctie zijn. Uit de inkoopvisie komen vervolgens de koers en de marsroute naar een gewenste toekomstige positie.

Een pakkende missie en bevlogen visie inspireren alle betrokkenen. Niet alleen de medewerkers van de inkoopafdeling, maar ook de stakeholders (belanghebbenden) binnen en buiten een organisatie.