Inkooporganisatie
Inkoopactiviteiten en inkooporganisatie
Het ontwerpen van een inkooporganisatie gaat over de taakverdeling, de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daarmee hangt samen het coördineren van die taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Bij de uitwerking van de inkooporganisatie stelt de directie ook vast met welk type inkoopmedewerkers ze invulling gaat geven aan de inkoop- en aanbestedingswerkzaamheden.
Inkoop- en aanbestedingsactiviteiten worden onderscheiden naar strategische, tactische en operationele activiteiten. Strategische activiteiten hebben betrekking op vraagstukken van fundamentele aard. Deze strategische beslissingen maken deel uit van een strategisch plan. Daarbij worden activiteiten voor een relatief lange termijn, bijvoorbeeld langer dan 3 jaar, vastgelegd. Een detaillering van het strategische plan wordt dan het tactische plan genoemd. Tactische activiteiten gaan over de middellange termijn van circa 1 tot 3 jaar. De operationele planning is een verdere detaillering van het tactische plan. Het betreft activiteiten die een korte termijn horizon hebben van maximaal 1 jaar.
Organisatievormen inkoop
Elke organisatie heeft haar eigen specifieke inkooporganisatie. De plaats van de inkoop-afdeling binnen een organisatie is afhankelijk van onder meer de volgende factoren:
ontwikkelingsstadium inkoopfunctie, type organisatie, omvang van de organisatie en/of inkoopvolume.
Er zijn drie hoofdvormen te onderscheiden, die aan de basis liggen van elke inkooporganisatie, namelijk:
Centrale inkooporganisatie
Bij een centrale inkooporganisatie is de inkoopafdeling meestal verantwoordelijk voor de strategische inkoop. Verder doen de medewerkers van de inkoopafdeling een beroep op de interne klanten bij het specificeren van de producten en diensten om zodoende de behoeften te inventariseren. Het selecteren en contracteren vindt uitsluitend door de inkoopafdeling plaats.
Het voordeel van een centrale inkooporganisatie is dat de inkoopafdeling de tactische inkoopfunctie uitvoert. Daardoor kunnen de behoeften gebundeld worden. Het nadeel van een centrale inkooporganisatie is een mogelijk gebrek aan draagvlak voor de contracten die door de inkoopafdeling worden afgesloten. Doordat interne klanten (te) weinig worden betrokken bij de tactische inkoop, kan de acceptatie van de door de inkoopafdeling afgesloten contracten in gevaar komen.
Decentrale inkooporganisatie
Bij een decentrale inkooporganisatie kopen meerdere afdelingen op tactisch en operationeel niveau in. De diverse afdelingen specificeren zelfstandig wat zij nodig hebben. Zij gaan vervolgens – zonder overleg en afstemming met andere afdelingen – leveranciers selecteren en contracteren. Vervolgens bestellen en bewaken zij ook zelf.
Het autonome gedrag van de verschillende afdelingen is een van de grootste nadelen van de decentrale inkooporganisatie. Het gevaar bestaat dat je een op zich aantrekkelijk inkoopvolume van een totale organisatie versnipperd inkoopt. Een van de grootste voordelen van de decentrale inkooporganisatie is de acceptatie van de afgesloten contracten. Omdat de afdelingen zelf de contracten afsluiten, staan ze er ook achter en maken ze er echt gebruik van.
Gecoördineerde inkooporganisatie
De gecoördineerde inkooporganisatie neemt de nadelen van een centrale inkooporganisatie weg. Dit zonder de voordelen aan te tasten. Een gecoördineerde inkooporganisatie houdt in, dat de directie het creëren van een draagvlak combineert met een bundeling van behoeften binnen de totale organisatie. De organisatie bereikt dit door medewerkers uit verschillende afdelingen zo actief en gecoördineerd mogelijk te betrekken bij de in-koopactiviteiten.
De tactische inkoop laat men niet door één vaste afdeling uitvoeren, maar door diverse tijdelijke inkoopteams. De afdeling inkoopcoördinatie zorgt voor een goede samenstelling van deze inkoopteams met een juiste balans in deskundigheid. Voor elk inkoopsegment dat men tactisch inkoopt, stel de organisatie een tijdelijk multidisciplinair inkoopteam samen. Dit bestaat uit medewerkers van betrokken afdelingen plus ondersteuning van de afdelingen juridische zaken en automatisering. De organisatie bundelt inkoopvolume, kennis en ervaring. Ze creëert tegelijkertijd draagvlak bij de medewerkers.