Inkoopprocedures en -methoden
Als de inkooporganisatie is bepaald, dan moeten de inkoopprocedures worden vastgelegd. Bij het inkoopproces zijn meerdere afdelingen en medewerkers betrokken. Organisaties zijn namelijk ‘verplicht’ inkooptaken verspreid in de organisatie neer te leggen in het kader van functiescheiding. Bestellen, ontvangen, registreren en betalen van ingekochte producten en diensten moet in vier verschillende handen liggen. Functiescheiding voorkomt fraude.
Daar waar verschillende afdelingen en medewerkers betrokken zijn bij de uitvoering van de verschillende inkoopactiviteiten is een goede overdracht essentieel. Hoe weet een magazijn wat de keuken besteld heeft? Hoe weet een administratie of de factuur correct is? Hoe weten een aanvrager en een inkoopassistent wat een inkoper heeft afgesproken met een leverancier? Overdracht vraagt om afspraken en coördinatie. Met voorschriften en procedures wordt duidelijk wat men van elkaar kan en mag verwachten.
Verschil tussen inkoopprocedures en -methoden
De voorschriften zijn onder te verdelen in inkoopprocedures en inkoopmethoden.
Procedures geven stapsgewijs en zo gedetailleerd mogelijk aan wie welke handelingen uitvoert. Voorbeelden zijn een bestelprocedure en een procedure voor factuurafhandeling.
Methoden geven aan hoe men een bepaalde handeling uitvoert en welke instrumenten men daarbij gebruikt of kan gebruiken. Voorbeelden van deze instrumenten zijn algemene inkoopvoorwaarden, modelcontracten, leverancierscriteria, beoordelingsformulieren, bestelformulieren en checklists.
In het inkoopbeleid staan de uitgangspunten voor het opstellen van procedures en methoden. De beschrijving van de inkooporganisatie vormt hiervoor de leidraad. De procedures en methoden beschrijven op grond hiervan het inkoopproces. De beschrijving van het inkoopproces volgt uit de beschrijving van de inkooporganisatie, waarin je op hoofdlijnen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken medewerkers vastlegt.
Inkoopprocessen lopen per definitie door afdelingen heen. Een inkoopprocedure raakt dan ook meer dan één afdeling. Om aansluiting te krijgen bij de werkwijze van de betrokken afdelingen, is het nodig die afdelingen te betrekken bij de uitwerking van de inkoopprocedures. Zo stel je inkoopprocedures op voor iedereen en is er geen reden niet volgens de afgesproken inkoopprocedure te werken. Na bekendmaking van de procedures begint het eigenlijke werk pas: het bewaken van de navolging
Het is aan te raden de inkoopprocedures , net zoals alle andere procedures, schematisch vast te leggen. Dat voorkomt lange beschrijvingen die moeilijk toegankelijk zijn en waar dus nooit meer iemand naar kijkt. Een stroomschema met een korte instructie is eenvoudig te lezen. Men kan dingen gemakkelijk terugzoeken. Stroomschema’s maken ook snel duidelijk hoe het inkoopproces verloopt, wat handig is voor nieuwe en tijdelijke medewerkers.
Uitwerking inkoopactiviteiten in inkoophandboek
Voorbeelden van activiteiten, die organisaties in procedures kunnen opnemen zijn:
- Opstellen van programma van eisen;
- Aanvragen van offertes;
- Beoordelen van offertes;
- Contracteren van leveranciers;
- Uitvoeren van contractbeheer;
- Beoordelen van prestaties;
- Uitvoeren van relatiebeheer;
- Bestellen van producten en diensten;
- Afhandelen van facturen.
De procedures verwijzen naar de methoden en instrumenten, die bij de uitvoering van het inkoopproces gehanteerd moeten worden. Het totaal van procedures en methoden voor inkoop kan worden opgenomen in een inkoophandboek.
Op welk detailniveau methoden moeten worden uitgewerkt, is afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. Voor een organisatie met een inkoopvolume van vier miljoen euro en een grotendeels centrale inkooporganisatie, is het bijvoorbeeld niet noodzakelijk een modelprogramma van eisen op te stellen. De inspanningen wegen dan niet op tegen de voordelen. Voor een organisatie met een inkoopvolume van zeventig miljoen euro ligt dit wel voor de hand. Daar waar verschillende medewerkers inkoopbe-voegdheden hebben, zijn – ongeacht de grootte van een organisatie – inkooptools handige instrumenten. Bijvoorbeeld een modelprogramma van eisen en een modelofferteaanvraag. Dit kun je gebruiken om het inkoopproces zo veel mogelijk te uniformeren en medewerkers bij het inkoopproces te ondersteunen.
Het meest essentiële van procedures en methoden is, dat het management deze naar de medewerkers in de organisatie communiceert. Procedures veranderen steeds. Indien er iets verandert aan de werkwijze of de structuur van één of meer afdelingen, kan het noodzakelijk zijn de procedures voor inkoop ook te veranderen. Veranderingen moeten in afstemming tussen betrokken afdelingen tot stand komen. De inkoopafdeling moet deze vervolgens goed communiceren naar alle betrokkenen.