Inkoopproces en inkoopfunctie 

Allerlei definities van inkoop worden door elkaar gebruikt. Ze hebben allemaal als uitgangspunt dat de inkoopfunctie de organisatie voorziet van de benodigde goederen en diensten op de daarvoor bedoelde tijdstippen, uitgevoerd op de meest efficiënte en effectieve manier. Het nadeel van de meeste van deze definities is dat ze te uitgebreid zijn en dus moeilijk te onthouden zijn.

Basisdefinitie inkoop

Voor de dagelijkse inkooppraktijk is daarom de meest handige definitie: inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. Deze definitie is gemakkelijk te onthouden en geeft bovendien een goede afbakening van het onderwerp ‘inkoop’.

Bij deze definitie willen we drie opmerkingen plaatsen. Door deze definitie bekijk je de inkoop over de volle breedte en maak je onderscheid op basis van wie je de factuur ontvangt. De definitie benoemt geen ‘goederen of diensten’, maar ‘alles’. Dat betekent zaken als kantoorartikelen, grondstoffen, verpakkingsmaterialen, gas, water en licht, accountants, adviseurs onder inkoop vallen. Datzelfde geldt eveneens voor belastingen. Ook de Belastingdienst stuurt namelijk een ‘factuur’, die je moet betalen. Deze ‘ruis’ kan worden voorkomen door de uitgaven die onder inkoop vallen maar de inkoopfunctie niet echt beïnvloeden, later bewust buiten beschouwing te laten.

In de tweede plaats ontvangt een organisatie externe facturen voor bewuste inkopen, maar ook voor onbewuste inkopen, gebaseerd op min of meer logische voortzettingen van bestaande activiteiten. Denk aan het stilzwijgend laten verlengen van een contract. Je hoeft dus niet iets bewust te ondernemen om van inkoop te kunnen spreken.

Ten slotte wordt er geen onderscheid gemaakt naar de tijdsperiode waarvoor je een product of dienst koopt. Ook al betreft het een investering voor vele jaren waarvoor de organisatie een factuur ontvangt. De inkoop doe je en de factuur betaal je op enig moment. Ook investeringen vallen dus onder inkoop. Het feit dat de organisatie deze investeringen over meerdere jaren afschrijft doet niet ter zake.

Primaire en secundaire inkoop

Het belang van primaire inkoop (de naam verraadt het al) is groter dan het belang van secundaire inkoop. Bij primaire inkoop gaat het om de inkoop voor de primaire activiteiten, zoals voor de productie en verkoop. Bij secundaire inkoop gaat het over de inkoop voor de ondersteunende activiteiten. Bij dienstverlenende organisaties en bij de overheid wordt dit vaak facilitaire inkoop genoemd.

Tactische en operationele inkoop

In het Nederlandse taalgebruik verdeelt men de inkoopactiviteiten over het algemeen over de begrippen tactische en operationele inkoop (zie figuur 1).

Tactische inkoop

De tactische inkoop houdt zich bezig met de eerste drie stappen van het inkoopproces en wordt ook wel initiële inkoop genoemd:

  1. Specificeren van wat er precies nodig is voor een organisatie;
  2. Selecteren van een of meerdere leveranciers;
  3. Contracteren van de geselecteerde leverancier(s).

Operationele inkoop

Na de tactische inkoop komen de drie fasen van de operationele inkoop:

  1. Bestellen of afroepen van de goederen of diensten;
  2. Bewaken van levertijden, accorderen van de facturen en corrigeren van de foutieve bestellingen, leveringen en/of facturen;
  3. Nazorg betreft afhandelen van claims en creditfacturen, archiveren van besteldocumenten en evalueren van de leveranciersprestaties.

Inkoopfunctie breder dan inkoopafdeling

De uitgebreide definitie van de inkoopfunctie luidt: het van externe bronnen betrekken van alle goederen of diensten, die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie gunstigste voorwaarden.

Het (doen) uitvoeren van het inkoopproces vormt het hart van de inkoopfunctie, maar de inkoopfunctie omvat meer dan alleen het inkoopproces. De keuzes die je in verschillende fasen van het inkoopproces maakt zijn afhankelijk van de strategie en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van je organisatie:

  • Welke specificaties?
  • Welke leveranciers om offertes vragen?
  • Welke selectiecriteria bij de keuze uit de offertes?
  • Wat regelen in het contract?

Bovendien is het noodzakelijk het inkoopproces zelf goed te ondersteunen door:

  • Informatie over het budget van de interne klant en de financiële middelen van de inkoopfunctie te krijgen;
  • Personeel en de organisatie goed neer te zetten;
  • Standaardmethoden en procedures te gebruiken (bijvoorbeeld offertebeoordelings-methoden en aanbestedingsprocedures);
  • Informatievoorziening te organiseren voor de inkopers, interne klanten en leveranciers.

De inkoopfunctie omvat dus meer dan alleen de inkoopafdeling en het inkoopproces. Het betreft de gehele organisatie, die zich bezighoudt met alle aspecten van het inkopen (zie figuur 2).