Inkoopsamenwerking
Inkoopsamenwerking is het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties (Veeke, 2002). Het begrip inkoopsamenwerking wordt vaak geassocieerd met bundeling van inkoopvolumes. Inkoopsamenwerking heeft echter een veel bredere context.
Succesvolle voorbeelden van overheidsinkoopsamenwerking zijn onder meer de Stichting Inkoopbureau West-Brabant, de samenwerking tussen de gemeente Groningen en gemeenten uit de noordelijke provincies, Netwerkstad Twente, Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant, gezamenlijke Europese aanbestedingen overheidstelefonie OT 2000 en OT 2006. De organisatievorm en mate van intensiteit in de samenwerking ver-schillen per project.
Argumenten voor inkoopsamenwerking
Er zijn verschillende doelstellingen die organisaties met inkoopsamenwerking willen be-reiken. Een deel van deze doelstellingen is kwantificeerbaar en goed te meten. Er zijn ook minder goed te meten kwalitatieve doelstellingen.
- Inkoopvolumes bundelen
- Vermindering transactiekosten en risico’s
- Delen informatie en specialisatiemogelijkheden
- Delen inkooptools
- Tegenwicht voor geconsolideerde markt
- Specificatie- en selectiefase beter doorlopen
- Oplossing voor personeelstekort
Modellen voor inkoopsamenwerking
Er zijn verschillende modellen voor inkoopsamenwerking die via de snelwegmatrix worden ingedeeld (Schotanus, 2004). In deze 3x3-matrix kan men op basis van de twee dimensies intensiviteit en het aantal gezamenlijke activiteiten vijf inkoopsamenwerkingsverbanden positioneren: meeliften, busrit, carpoolen, konvooi en F1-team . Voor elke categorie kan men vervolgens de voor- en nadelen, de geschikte producten en diensten, de kritische succesfactoren en een aantal andere kenmerken bepalen.
Meeliften
Bij meeliften is de intensiteit voor deelnemers laag en ook het aantal verschillende activiteiten is laag. Meestal gaat het om één organisatie die één of meer contracten afsluit op basis van de eigen specificaties. Deze organisatie houdt vaak al rekening met andere partijen die zich bij het contract willen aansluiten.
De andere partijen kunnen de specificaties en de leverancierskeuze niet beïnvloeden. Deze vorm van inkoopsamenwerking is daarom slechts beperkt bruikbaar. Meeliften heeft als voordeel dat de kosten laag zijn en de opbrengsten hoog. Als de contracteigenaar geen nadere afspraken heeft gemaakt met zijn leveranciers, kan het zijn dat leveranciers bezwaar maken tegen partijen die zich willen aansluiten.
Busrit
Bij de ‘busrit’ is de intensiviteit voor de deelnemers laag en het aantal verschillende activiteiten hoog. Bij de busrit gaat het meestal om meeliften op contracten (voor algemene producten en diensten) die door een derde partij met specifieke inkoopexpertise zijn afgesloten.
De deelnemers betalen vaak abonnementsgeld. Men baseert de offerteprocedures op een verwacht gezamenlijk inkoopvolume. Er zijn voorbeelden bij de overheid. Bijvoorbeeld het Nederlands Inkoop Centrum, met haar ‘Best Buy’-overeenkomsten en Intrakoop.
Carpoolen
Het ‘carpoolen’ kenmerkt zich door een gemiddelde intensiviteit voor de deelnemers en een gemiddeld aantal activiteiten. Men besteedt de inkoop van bepaalde producten en diensten uit aan een van de deelnemende partners.
Carpoolen staat ook bekend als ‘external lead buying’. De geschiktste deelnemer binnen het samenwerkingsverband voert een offerteprocedure uit voor een product of dienst. Hij maakt daarbij gebruik van zijn kennis, bronnen of inkoopvolume. Deze methode maakt gezamenlijke specificaties mogelijk en dat vereist een regelmatige afstemming. Het maken van gezamenlijke specificaties creëert afhankelijkheid.
Konvooi
Het ‘konvooi’ kent een hoge intensiviteit voor de deelnemers en het aantal verschillende activiteiten is laag. Het betreft meestal een gedeeld incidenteel project, met veel schaal-voordelen en mogelijkheid tot kostenbesparingen. Deelnemers delen kennis en risico, zodat ze beter om kunnen gaan met onzekerheden.
In de konvooivorm zijn alle organisaties min of meer betrokken bij het tactische inkoopproces. Meer nog dan bij het carpoolen kan men de eigen specificaties meenemen in het gezamenlijke proces. Deze wijze van samenwerken maakt het mogelijk van elkaar te leren. Het nadeel is dat men meer tijd nodig heeft voor overleg en afstemming.
F1-team
Bij de hoogste (en snelste) vorm van samenwerken, het Formule 1-team (F1-team), is de intensiviteit voor de deelnemers en van de activiteiten hoog. Alle organisaties spelen een actieve rol in deze vorm en ze vergaderen regelmatig voor het uitvoeren van nieuwe en bestaande gezamenlijke offertrajecten. Bij de offertetrajecten die men gezamenlijk oppakt, kan men als deelnemers van elkaar leren.
In F1-teams legt men de resultaten van individuele inkoopanalyses naast elkaar. Deze vormen een structurele basis voor samenwerking. Over het algemeen functioneert een samenwerking beter als de betrokken organisaties weten wat ze uitgeven en hier ook controle over hebben. Een praktijkvoorbeeld van een F1-team vormt de inkoop van Netwerkstad Twente.
De uitvoering
De invulling van de inkoopsamenwerkingsvormen uit de snelwegmatrix kan op verschillende manieren; werkt men met een stuurgroep, projectgroep en managementteam in een organisatiestructuur en zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle deelnemers goed vastgelegd?
Bij inkoopsamenwerking zijn partijen verplicht met alle betrokken deelnemers duidelijke afspraken te maken over het doel, de noodzakelijke stappen, de voorwaarden en de mogelijke resultaten. Des te intensiever men samenwerkt, des te minder vrijblijvend deelt men informatie, hulpmiddelen, expertise en inkoopvolume. Als organisaties met inkoopsamenwerking beginnen, leggen zij de overeengekomen doelstellingen en voorwaarden vast in een startnotitie.
Downloads bij dit artikel
  |
|
| |
Vermenigvuldigen door delen II, De macht van het getal
Bron: Zenc in opdracht van VNG | Publicatiedatum: november 2007 |
| |
Vermenigvuldigen door delen I, 11 stappen om te voorkomen tot intergemeentelijke ICT samenwerking Bron: Zenc in opdracht van EGEM en VNG | Publicatiedatum: januari 2007 |
|
|
|
|
|
Zicht op samenwerking Auteur: Joost Krebbekx en Jan Joost Wobben | Publicatiedatum: juni 2004 | Bron: Link |
|
|
|
|