Inkooptools 

Inkooptools vormen binnen de inkoopfunctie een van de belangrijkste instrumenten voor een:

  • Kwaliteitsbeheersing van het tactisch en operationeel inkoopproces;
  • Eenduidige werkwijze;
  • Prioriteitsbepaling;
  • Voortgangsbewaking.

Verder is het een prima communicatiemiddel richting interne klanten en leveranciers. Het geeft een professionele uitstraling als de tools op een zelfde manier zijn opgebouwd en vergroot de herkenbaarheid voor alle personen die er mee moeten werken.

Werkwijze inkooptools

Ontwikkel niet alle inkooptools tegelijk maar de belangrijkste zaken eerst. Stel daarbij de juiste prioriteiten. Bedenk verder dat 80% kwaliteit goed genoeg is. Het streven naar perfectie is nergens voor nodig en voorkomt een snelle toepassing. Ontwikkeling en verbetering van de inkooptools vindt in de dagelijkse praktijk plaats.

Verder is het van belang dat je de inkooptools in eerste instantie beschikbaar hebt als Word-, Excel-, Powerpoint- of Access file. In een latere fase kun je dit dan converteren naar sjablonen. Op de lange termijn zou de verwerking in een intranettoepassing het ultieme doel kunnen zijn.

Op hoofdlijnen kun je voor de ontwikkeling en toepassing de volgende activiteiten uitvoeren en daar een realistische planning aan koppelen. Houdt er rekening mee dat de inkopers deze inkooptools ontwikkelen naast of bij hun dagelijkse werkzaamheden.

  • Inventariseren gebruikte inkooptools en procedures;
  • Analyseren welke inkooptools en procedures we meest gebruiken;
  • Prioriteren uitwerking standaard inkooptools en procedures;
  • Uitwerken standaard inkooptools en procedures;
  • Implementeren standaard inkooptools en procedures.

Voorbeelden inkooptools

Voor elke fase van een (Europese) aanbesteding is er een groot aantal inkooptools te ontwikkelen. Bijgaand doen wij een eerste voorzet voor iedere fase

Voorbereiding: specificatiefase

  • Projectplan;
  • Projectbewaking;
  • Klantprofiel;
  • Markt-/leveranciersprofiel;
  • Programma van eisen;
  • Modelcontracten en inkoopvoorwaarden;
  • Offerteaanvraag;
  • Shortlist leveranciers;
  • Aankondiging opdracht Luxemburg.

Uitvoering: selectiefase

  • Overzicht aangemelde leveranciers;
  • Ontvangstformulier selectiedocumenten;
  • Proces-verbaal ontvangst selectiedocumenten;
  • Overzicht vragen en antwoorden 1e fase aanbesteding;
  • Beoordelingsformulier 1e fase aanbesteding;
  • Mededeling stopzetting aanbesteding Luxemburg;
  • Mededelingsbrief stopzetting aanbesteding;
  • Inkoopadvies selectie;
  • Afwijzingsbrief 1e fase aanbesteding;
  • Uitnodigingsbrief 2e fase aanbesteding.

Uitvoering: gunningsfase

  • Ontvangstformulier offertedocumenten;
  • Proces-verbaal ontvangst offertedocumenten;
  • Overzicht vragen en antwoorden (2e fase) aanbesteding;
  • Beoordelingsformulier (2e fase) aanbesteding;
  • Mededeling stopzetting aanbesteding Luxemburg;
  • Mededelingsbrief stopzetting aanbesteding;
  • Inkoopadvies gunning inclusief resultaatsberekening;
  • Afwijzingsbrief (2e fase) aanbesteding;
  • Gunningsbrief aanbesteding.

Afronding: afwikkelingsfase

  • Afwijzingsbrief (2e fase) aanbesteding;
  • Gunningsbrief aanbesteding;
  • Procesverbaal gehele aanbesteding;
  • Intern “persbericht” via intranet of nieuwsbrief;
  • Aankondiging gunning opdracht Luxemburg;
  • Evaluatie aanbesteding;
  • Implementatieplan nieuwe overeenkomst.

Uitvoering: beheerfase

  • Management informatie (onder andere besparingsoverzicht);
  • Leveranciersperformance;
  • Klachtenrapportage;
  • Escalatierapport;
  • Evaluatie contract en leveranciersprestatie;
  • Rapportage overzicht aanbestedingen Economische Zaken.