Verkopen van de inkoopfunctie
Natuurlijk zijn er nog overheidsorganisaties zonder een geprofessionaliseerde inkoopfunctie. Die overheidsorganisaties functioneren prima. Hoogstwaarschijnlijk een stuk minder efficiënt, omdat ieder voor zich steeds het inkoopwiel uitvindt. Daarbij maken de medewerkers de bekende fouten:
- Benaderen vaak meermalen dezelfde leveranciers;
- Betalen te hoge prijzen omdat er geen volumebundeling plaatsvindt;
- Ontduiken de Europese aanbestedingsrichtlijnen ;
- Sluiten geen contracten af.
Met name bij de laatste twee activiteiten loop je grote risico’s als er iets fout gaat.
Bovenstaand gedrag gebeurt niet altijd uit onwil. Onwetendheid over inkopen is ook een reden. Een goede communicatie is daarom essentieel bij het verkopen van de inkoopfunctie binnen je organisatie. Hieronder volgen 10 manieren waarop je op een goede en efficiënte manier over de inkoopfunctie communiceert.
- Mailing naar medewerkers en leveranciers
De eerste stap in de communicatie is een mailing per brief of internet naar medewerkers en leveranciers. Zorg dan wel dat je iets belangrijks of bijzonders te vertellen hebt, bijvoorbeeld over een nieuw beleid, gewijzigde werkwijze, gerealiseerde besparingen of invoering elektronisch inkoopsysteem. De tekst van de mailing naar beide doelgroepen is verschillend. De boodschap en de achterliggende doelstellingen zijn namelijk niet gelijk. - Internet en intranet
De snelste manier van communiceren verloopt via het internet en intranet. Het internet omdat het vrij toegankelijk is voor leveranciers. Het intranet omdat dit bij veel organisaties als startscherm is ingesteld voor de medewerkers. Let goed op over wat je er op zet. Voer desnoods vooraf een marktonderzoek uit en vraag naar de informatiebehoefte van medewerkers en leveranciers. Maak de bezoekers er op attent door een mailing en verwijzing in aanbestedingsdocumenten. - Brochures, leaflets of andere schriftelijke uitingen
Hoewel digitale communicatie hand over hand toeneemt, willen veel mensen toch graag iets tastbaars in handen krijgen. Brochures (meerdere pagina’s, soms ingebonden), leaflets (één blaadje, meervoudig gevouwen) of andere schriftelijke uitingen geven je de kans iets achter te laten bij een interne klant of leverancier. Die schriftelijke uitingen kunnen ook worden meegezonden met een mailing. - Weggevertjes
In combinatie met schriftelijke communicatie, zorg je voor een nog hogere attentiewaarde van je boodschap door een kleine attentie weg te geven. Pennen, sleutelhangers, doosjes met snoepjes, memoblokjes zijn maar enkele van de mogelijkheden. Wees daarbij wel creatief en zorg voor een verbinding tussen je boodschap en het weggevertje. - Interne klanten- en leveranciersbezoeken
Het bezoeken van je klanten en je leveranciers is een basiselement in je pakket van communicatiemiddelen. Je kunt zowel luisteren naar wat er speelt en kijken hoe men daar werkt als een boodschap over de inkoop communiceren. Zorg dat je dit soort bezoeken schriftelijk vastlegt in een kort bezoekverslag. Voer eventuele afgesproken acties uit. Koppel deze ook weer terug naar de betrokkenen. - Interne klanten- en leveranciersbijeenkomsten
Digitaal communiceren kent vele voordelen (onder andere snel, direct, na te lezen). Toch gaat er in een aantal gevallen niets boven een fysieke ontmoeting met je interne klanten en leveranciers. Het verschil met de onder 5. genoemde bezoeken zit hem in de locatie. In dit geval laat je de mensen naar je toekomen. Zorg daarbij voor een programma dat voor iedereen iets interessants te bieden heeft. Er zijn zelfs organisaties, die de interne klanten en leveranciers samen uitnodigen. - Managementbijeenkomsten
Je kunt er ook voor kiezen om op geregelde basis aanwezig te zijn bij de management-bijeenkomsten van je klanten. Dat is een stuk efficiënter omdat je meerdere mensen tegelijkertijd ontmoet. Als het gaat om managementoverleggen, is het wel verstandig dat je vooraf aangeeft welke onderwerpen jij zou willen bespreken. - Workshops voor medewerkers
Inkopen is samenwerken en gaat om het meeste rendement halen uit de combinatie van inhoudelijke en inkoopspecifieke kennis. Dat vergroten van je rendement kun je deels realiseren door het verzorgen van workshops voor de medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld workshops geven over de volgende onderwerpen: Hoe functioneert de inkoopfunctie? Wat doe je zelf aan inkoop? Hoe stel je een programma van eisen op? Hoe beoordelen we leveranciers? Welke risico’s lopen we bij contractering? Hoe zit de Europese regelgeving in elkaar? - Belonen van medewerkers
Nog een manier waarop je veranderingen kunt communiceren is medewerkers persoonlijk stimuleren en belonen voor hun inkoopprestaties. Dat hoeft niet altijd in geld te zijn, maar kan ook gebeuren door een dinerbon of een bloemetje. Ook een publicatie in een bedrijfsmagazine voorzien van foto kan een stimulerende werking hebben. Door aandacht te schenken aan uitblinkers, stuur je een sterke boodschap naar alle medewerkers dat degenen die veranderingen steunen en eraan meewerken worden beloond. - Weblog
Een weblog is een recente ontwikkeling en een zeer effectief middel om:
• Veranderingen binnen de inkoopfunctie te communiceren;
• Vorderingen en resultaten te bespreken;
• Betrokkenheid van de medewerkers te verhogen.
Na afloop van een managementoverleg of afdelingsbezoek kan je bijvoorbeeld de belangrijkste uitkomsten op je weblog zetten. De communicatie komt het beste tot zijn recht, als je de medewerkers ook de gelegenheid geeft om te reageren.